Každá společnost v procesu fungování je nucena připravit obrovské množství dokumentů. Týká se vybraného daňového režimu, zaměstnanců nebo spolupráce s hlavními dodavateli. Aby každý zaměstnanec podniku mohl najít potřebnou dokumentaci, vyžaduje kvalifikované a strukturované úložiště. Mnoho dokumentů musí být ve společnosti více než 75 let, protože obsahují informace o zaměstnancích podniku. Proto je vyžadována kompetentní archivace dokumentů v organizaci. Pokud je společnost velká, je vhodné vytvořit si vlastní úplný archiv. Ale v malých organizacích jsou papíry jednoduše uloženy v oddělené skříni.
Archivační pravidla
Archivace dokumentů je povinným procesem pro každou společnost, což je uvedeno v ustanoveních federálního zákona č. 125. V malých společnostech provádí všechny potřebné kroky tajemník, ale ve velkých organizacích se archivace zabývá samostatným zaměstnancem.
Jmenovaný zaměstnanec musí znát požadavky zákona týkající se archivace osobních dokumentů v organizaci a musí také rozumět dobám uchovávání různých dokumentů. Za tímto účelem se začínají samostatné papíry pro různé papíry. Dokumenty vztahující se k zaměstnancům společnosti by měly být uchovávány po dobu nejméně 50 let, pokud byly dokumenty vytvořeny po roce 2003 a pokud má organizace dokumenty vytvořené před rokem 2003, musí být uchovány po dobu 75 let.
Nuance vytvoření archivu
Ve velkých společnostech se v průběhu podnikání generuje velké množství dokumentů, takže jsou uloženy v oddělené místnosti zvané archiv. Zastupuje ji samostatná strukturální jednotka a při jejím vzniku vydává management zvláštní předpis, který je místním regulačním aktem společnosti.
V tomto nařízení jsou stanovena základní pravidla pro archivaci dokumentů v organizaci a odpovědnost úředníků zapojených do tohoto procesu za různá zjištěná porušení.
Procesní pravidla
Při archivaci dokumentů v organizaci by měl určený odpovědný zaměstnanec vzít v úvahu tato pravidla:
- dokumentace se do archivu přenáší pouze inventářem;
- pokud jsou dokumenty zařazovány do práce jakéhokoli zaměstnance, je důležité vzít v úvahu požadavky zvláštních pokynů, aby bylo v budoucnu snadné najít ten správný dokument;
- každé oddělení společnosti musí předat dokumenty ke skladování odpovědné osobě ve lhůtách stanovených zákonem;
- pokud z různých důvodů dojde k porušení harmonogramu, na jehož základě je do archivu předána jiná dokumentace, musí o této skutečnosti úředník informovat vedoucího společnosti.
Gramotnost kompilace archivu závisí na správnosti tohoto procesu.
Cíl procesu
Archivace dokumentů v organizaci je nutná k optimalizaci veškeré dokumentace a také k jejímu kompetentnímu uložení. Pokud existuje dobře strukturovaný archiv, každý zaměstnanec společnosti bude v případě potřeby schopen najít různé dokumenty týkající se zaměstnanců, různých objednávek nebo protistran.
Společnosti stále více přecházejí na správu elektronických dokumentů, takže všechny dokumenty jsou uloženy v počítači, pro který se vytváří elektronická verze archivu.To však bere v úvahu, že dokumenty mají právní sílu, pouze pokud existuje papírový formát, a proto elektronické ukládání dokumentů funguje pouze jako doplněk ke standardnímu archivu.
Postup archivace
Postup archivace dokumentů je stejný pro všechny společnosti, ale každá organizace může provést vlastní úpravy. Standardní postup je rozdělen do následujících kroků:
- Zpočátku jsou zvýrazněny vlastnosti dokumentů, které jsou připraveny k přenosu do archivu;
- v případě potřeby se provádějí další činnosti, které zahrnují sešívání papírů nebo různé doplňování;
- dokumenty jsou upraveny, což v budoucnosti umožní snadno najít potřebné dokumenty v celkovém množství dokumentace;
- zbytečné dokumenty jsou legálně ničeny, protože nepředstavují žádnou hodnotu pro provoz podniku;
- dokumenty jsou systematizovány a poté jsou šity podle typu;
- dokumenty jsou rozděleny do následujících typů: účetnictví, personál nebo vedení;
- pokud není možné klasifikovat žádné papíry jako výše uvedené typy, pak se spojí a vloží do samostatného případu;
- každá pečeť je opatřena pečetí organizace a podpisem oprávněného zaměstnance;
- pro každý případ se vytvoří soupis obsahující informace o tom, které dokumenty jsou umístěny v konkrétní složce;
- vytvářejí se katalogy případů seřazené podle typu;
- všechny správně připravené případy jsou odeslány k uložení do archivu, který je obvykle prezentován jako samostatná místnost, ve které je velké množství praktických stojanů.
Tento postup provádí pouze oprávněná osoba, která má nezbytnou pravomoc vedoucího organizace. Jsou-li porušena některá pravidla pro archivaci dokumentů nebo je dokumentace úplně ztracena, je za zjištěná porušení odpovědný tento konkrétní zaměstnanec podniku.
Vlastnosti sestavení nomenklatury
Pokud má společnost opravdu mnoho dokumentů, pak se při archivaci dokumentů v organizaci sestaví nomenklatura případů. S jeho pomocí v budoucnu bude možné snadno najít správnou věc mezi mnoha složkami.
Při sestavování seznamu případů se uvedou tyto informace:
- index specifického případu představovaný přiřazeným podmíněným číslem, přičemž první část tohoto čísla je kód oddělení, odkud byly dokumenty přijaty;
- název případu;
- počet dokumentů uložených ve složce;
- období, během kterého by se tyto dokumenty měly ukládat na základě legislativních požadavků;
- různé poznámky, které ponechá odpovědná osoba, například můžete označit, že konkrétní případ má další elektronickou verzi.
V malých organizacích, kde se do archivu ročně nepřevádí příliš mnoho dokumentů, nemusí být sestavena nomenklatura případů.
Pravidla pro zveřejňování „Nařízení o archivu“
Ve velkých společnostech je archiv prezentován v samostatné místnosti, ve které je po dlouhou dobu uloženo velké množství souborů a dokumentů. Současně organizace zaměstnává specialistu výhradně zabývajícího se archivací dokumentů. Aby byla jeho práce jasně regulována, vedení společnosti často publikuje a konsoliduje zvláštní „Nařízení o archivu“. Pravidla pro jeho použití zahrnují:
- je uvedeno, jaký druh práce by měla vykonávat odpovědná osoba;
- jsou stanovena pravidla pro přenos dokumentů z různých oddělení do archivu;
- uvádí pravidla pro registraci soupisu a nomenklaturu případů;
- vloží se informace o správné přípravě příspěvků přenesených do archivu;
- je uvedeno, že jmenovaný zaměstnanec by se měl podílet na sladění složení dokumentů a jejich provádění.
Pokud zaměstnanec archivu zjistí, že došlo k porušení dokumentace, jsou dokumenty zaslány k revizi příslušnému oddělení společnosti. Pokud neexistují žádné chyby nebo nedostatky, pak jsou papíry přijímány pro šití. Pokud je informace obtížně čitelná, vytvoří se kopie dokumentu.
Archivační požadavky
Každá společnost by měla zohlednit základní požadavky na správné archivování dokumentů v organizaci. Vedení záznamů by mělo podléhat základním podmínkám zákona. Ve velkých společnostech představuje archiv samostatnou místnost, která musí být chráněna před zaměstnanci společnosti nebo neoprávněnými osobami. Proto se při vytváření této jednotky berou v úvahu následující požadavky:
- prostory musí být izolovány od ostatních oddělení a kanceláří;
- vytváří požární a bezpečnostní poplach;
- velikost této místnosti závisí na tom, kolik dokumentů se každý rok přenáší do archivu;
- v místnosti jsou instalovány speciální dlouhé regály a je vhodné volit kovové konstrukce;
- mezi stojany je vzdálenost, která nesmí být menší než 75 cm;
- délka polic může být různá a závisí na výšce stropů;
- Kromě toho jsou v místnosti instalovány speciální trezory, ve kterých jsou umístěny nejdůležitější a nejdůležitější dokumenty.
V každé společnosti může být plocha vybraných prostor zcela odlišná, protože jsou zohledněny různé faktory.
Jak jsou věci správně připraveny?
Archivace účetních dokladů je povolena pouze po příslušné předběžné přípravě této dokumentace. Proto před odesláním tohoto nebo tohoto papíru do archivu musíte provést následující kroky:
- zpočátku musí odpovědná osoba zajistit, aby skutečně přenesená dokumentace nebyla vyžadována při provádění současných činností společnosti;
- je uveden popis dokumentů a přímý případ;
- provádí se kontrola, aby se ověřilo, že dokumentace a případy jsou skutečně cenné, a proto musí být ve společnosti po určitou dobu uloženy;
- v případě potřeby jsou dokumenty ukládány, kopírovány nebo upravovány a teprve poté přeneseny do archivu.
Pro různé případy musí být stanoveny objednávky týkající se najatých zaměstnanců a s různou dobou skladování, protože pokud jsou smíšené, může dojít k záměně během zničení určitých dokumentů.
Nuance práce s dotazy
Archivaci osobních dokladů a jiných dokladů, které se vytvářejí během práce organizace, provádí odpovědný zaměstnanec, který za svou činnost dostává určitý plat. Pokud vedoucí nebo jiní zaměstnanci společnosti potřebují prostudovat všechny dokumenty, které jsou k dispozici v archivu, musí podat zvláštní žádost určené osobě.
Informace z archivu se vydávají ve formě archivního certifikátu, kopie nebo výpisu. Osvědčení je předloženo dokumentem, který obsahuje archivní informace o požadovaném subjektu.
Archivovaná kopie je reprezentována reprodukcí textu nebo obrázku z dokumentu uloženého v archivu. Navíc poskytuje vyhledávací data.
Výpis doslovně reprodukuje pouze určitou část dokumentace. Za tímto účelem musí zaměstnanec, který žádost podává, uvést, které konkrétní informace o vydání jsou požadovány.
Závěr
Mnoho dokumentů vytvořených během práce společnosti musí být uloženo po dlouhou dobu. Pro vytvoření optimálních podmínek je ve společnosti vytvořen archiv prezentovaný samostatnou strukturální jednotkou. Dále je jmenována odpovědná osoba, která odpovídá za přijímání dokumentace v archivu. Stejný odborník odpovídá na požadavky ostatních zaměstnanců a vedoucích pracovníků.
Při archivaci dokumentace je třeba vzít v úvahu určitá pravidla a požadavky, které vám umožní správně strukturovat papír a poskytnou jim ideální podmínky pro skladování.