Russische Unternehmen, Regierungsbehörden, Unternehmer und andere juristische Personen, die sich im Kommunikationsprozess befinden, verwenden regelmäßig offizielle Dokumente. Der wichtigste Aspekt für das richtige Zusammenspiel von Organisationen und Einzelpersonen ist die Verwendung von Details. Ihre Liste ist nach russischem Recht festgelegt. Erforderliche Dokumente - Dies ist das wichtigste Attribut von offiziellen Quellen, die von Unternehmen, Behörden oder Einzelpersonen veröffentlicht oder zusammengestellt werden, wenn sie Kontakt mit einer beliebigen Struktur aufnehmen. Was zeichnet die Arbeit mit ihnen aus?
Definition
Anforderungen an Dokumente sind obligatorische Elemente der visuellen Gestaltung verschiedener Informationsquellen, die in der Regel in Papierform, auf staatlicher, industrieller oder betrieblicher Ebene genehmigt wurden.
Die Arten von Unterlagen, die zur Kategorie der organisatorischen und administrativen Unterlagen gehören, werden gemäß GOST R 6.30-2003 erstellt. Diese Normquelle enthält einheitliche Kriterien, die für den Austausch von Dokumenten unter Beteiligung russischer Unternehmen, Behörden und anderer amtlicher Einrichtungen verbindlich sind.
Berücksichtigen Sie die wichtigsten Details der Dokumente, die in der angegebenen staatlichen Norm definiert sind.
Grundlegende Angaben nach GOST: Wappen der Russischen Föderation
Viele offizielle Dokumente müssen das russische Wappen enthalten. Dieses Staatssymbol kann in drei Varianten dargestellt werden: mehrfarbig auf dem Wappenschild, einfarbig - mit oder ohne ähnliches Element. Das mehrfarbige Wappen der Russischen Föderation sollte auf Dokumenten angebracht werden, die die Bestimmungen des föderalen Verfassungsgesetzes und des föderalen Gesetzes, die Verordnungen des Präsidenten, der Regierung und der Föderalen Versammlung enthalten.
Das einfarbige Wappen der Russischen Föderation ohne Wappenschild sollte auf Dokumenten angebracht werden, die veröffentlicht werden:
- Abteilungsübergreifende Kommission für Staatsgeheimnisse;
- Bundesgerichte;
- die Staatsanwaltschaft;
- Der Untersuchungsausschuss und andere Gremien mit ähnlichem Profil.
Das Emblem der Russischen Föderation wird als Element in Briefen und anderen Dokumenten verwendet.
Wappen des Themas der Russischen Föderation und der Gemeinden
Die Einzelheiten der in den Teilgebieten der Russischen Föderation angenommenen Dokumente enthalten ein eigenes Emblem der Region. Die Regeln für ihre Platzierung werden durch in einem bestimmten Fach erlassene normative Rechtsakte geregelt. Auch auf regionaler Ebene können die Regeln für die Anbringung des Wappens der Russischen Föderation auf bestimmten Papieren gebilligt werden. Einzelheiten von Dokumenten, die auf kommunaler Ebene ausgestellt wurden, können wiederum das Wahrzeichen der Stadt oder einer anderen Siedlung oder Gemeinde enthalten. Die Regeln für die Platzierung dieses Attributs sind in Rechtsakten festgelegt, die von den lokalen Behörden erlassen wurden.
Warenzeichen
Die Registrierung von Dokumentdetails in Organisationen kann die Verwendung eines Emblems oder einer Marke beinhalten. Solche Elemente werden in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Unternehmenscharta platziert. Darüber hinaus wird das Emblem nicht gleichzeitig mit dem Emblem der Russischen Föderation, einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation oder einer Gemeinde auf Dokumenten angebracht. Marken können Wörter und Bilder enthalten. Die Farbe der entsprechenden Requisiten kann beliebig sein.
Organisationscode
In Übereinstimmung mit dem Allrussischen Klassifikator für Unternehmen kann der Dokumentcode auch ein Organisationscode sein. Diese Informationen dienen normalerweise als Referenzfunktion. Das Hauptdokument, in dessen Struktur sich ein Organisationscode befindet, ist ein Brief.
PSRN
In den meisten Fällen müssen die Details der primären Dokumente der Organisation in die Struktur OGRN aufgenommen werden. In Buchstaben wird dieses Element als Teil der Hintergrundinformationen zur Organisation angegeben. PSRN wird auch für die Ausgabe von Firmenbriefköpfen verwendet. Für Unternehmer gibt es ein ähnliches Attribut - OGRN IP. Es wird hauptsächlich für die gleichen Zwecke wie das entsprechende Element im Dokumentenfluss unter Beteiligung juristischer Personen verwendet.
TIN und PPC
Diese Angaben werden zusammen mit der PSRN am häufigsten in der Primärdokumentation sowie in den von den Mitarbeitern der Organisation erstellten Briefköpfen verwendet. PPC - ein Element, das juristischen Personen eigen ist. Einzelunternehmer verwenden solche Requisiten nicht.
Dokumentformularcode
Entsprechend dem allrussischen Klassifikator der Verwaltungsdokumentation muss der Formularcode in der Detailstruktur verschiedener Quellen vorhanden sein. Dieses Element wird hauptsächlich zur Optimierung der Dateiübertragungsrate über elektronische Kanäle verwendet.
Firmenname
Zu den obligatorischen Details des Dokuments gehört ein Element wie der Name der Organisation. Es ist wichtig, dass es mit den Angaben in den Gründungsdokumenten des Unternehmens übereinstimmt. Die Formulare müssen den vollständigen Namen des Unternehmens enthalten. Die Abkürzung kann nebeneinander (darunter oder dahinter) stehen.
Referenzinformationen
Das nächste Element der Details von Dokumenten - Referenzinformationen über das Unternehmen. Ihre Struktur beinhaltet die Aufnahme einer Postanschrift, von Telefonnummern und anderer Informationen, die das Unternehmen für erforderlich hält, um sie zu platzieren. Außerdem sind in der Regel der Organisationscode, PSRN, TIN und KPP angebracht.
Dokumenttypname
Das Dokument muss korrekt nach Typ klassifiziert sein. Der entsprechende Name der Art ist in der Charta des Unternehmens vermerkt. Es muss auch die im OKUD enthaltenen Kriterien erfüllen. Normalerweise wird der betreffende Artikel auf den Formularen festgelegt. Bei Briefen ist dieses Attribut (Name des Dokuments) nicht typisch. Es ist in Großbuchstaben geschrieben.
Dokumentdatum
Das nächste wichtige Attribut ist das Datum des Dokuments. Es sollte den Zeitpunkt der Erstellung der entsprechenden Quelle widerspiegeln oder diese beispielsweise signieren. Das Datum wird von der Person abgestempelt, die befugt ist, das Dokument oder den internen Dienst der Organisation, die für den Austausch relevanter Quellen verantwortlich ist, zu unterzeichnen. In einigen Fällen kann das Datum vom Verfasser des Dokuments abgestempelt werden.
Registrierungs Nummer
Registrierungsnummer (Index) - das Attribut, das festgelegt wird, um die Klassifizierung der Quelle in den internen Registern und Archiven der Organisation zu erleichtern, sowie eine Kennung im Prozess des Dokumentenflusses mit anderen Unternehmen. Die Regeln zum Anbringen der erforderlichen Teile spiegeln sich in den vom Unternehmen genehmigten Verwaltungsquellen wider.
In einigen Fällen kann das betreffende Element auch durch einen Link ergänzt werden, der die Registrierungsnummer sowie das Datum des Dokuments enthält, auf das geantwortet werden muss. Das heißt, dieses Attribut wird häufig in Briefen verwendet, die als Reaktion auf Anfragen an das Unternehmen verfasst werden.
Ort der Zusammenstellung
In einigen Fällen kann der Ort der Erstellung eines Dokuments angegeben werden. Zum Beispiel, wenn Sie es auf der Grundlage anderer Details bestimmen, ist es schwierig. Wenn der Ort der Zusammenstellung jedoch bereits in anderen Elementen des Dokuments angegeben ist, ist es nicht erforderlich, die entsprechenden Requisiten in die Quellstruktur aufzunehmen.
Adressat
Das nächste wichtige Attribut ist der Adressat. Es wird angezeigt, ob ein Dokument an einen bestimmten Empfänger gesendet werden muss strukturelle Einheit Entsprechende Firma. Der Adressat kann auch ein Beamter oder ein Bürger im Status einer Einzelperson sein.
Geier
Möglicherweise ist ein Stempel für die Quellengenehmigung erforderlich. Dieses Attribut kann dem Dokument einen normativen Charakter verleihen.Beispielsweise kann ein Geschäftsführer eines Unternehmens den Stempel „Ich bestätige“ verwenden, wonach die Bestimmungen in der Quelle für die Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich werden.
Auflösung
Ein weiteres interessantes Attribut ist die Auflösung. Sie wird aktiviert, wenn ein Beamter wie der Direktor des Unternehmens eine Entscheidung treffen möchte, die nach den in dem Dokument enthaltenen Informationen erfolgt. Dieses Erfordernis enthält auch einen vollständigen Namen, den Inhalt der Bestellung, die Frist, bis zu der die Bestellung abgeschlossen sein muss, eine Unterschrift, ein Datum. Ausführende des Auftrages können angegeben werden.
Überschrift
Einige Dokumente verwenden eine Überschrift. Ihr Zweck ist es, eine kurze Zusammenfassung der in der Quelle enthaltenen Informationen zu präsentieren. In der Bedeutung sollte es mit dem Namen des Dokuments korrelieren. Beispielüberschrift: „Anordnung zur Bildung eines Zertifizierungsausschusses“.
Kontrollmarke
In einigen Fällen erfordert das Dokument solche Requisiten als Kontrollmarke. Dieses Element zeigt an, dass die Quelle von der zuständigen Struktur im Unternehmen akzeptiert wird und daran gearbeitet wird. Normalerweise sieht dieses Attribut wie ein Stempel mit dem Wort "control" aus.
Dokumenttext
Wahrscheinlich das Schlüsselerfordernis des Dokuments. Es spiegelt die Essenz von Informationen wider, die über Papiermedien übertragen werden. In der Regel ist es in russischer Sprache verfasst oder hat einen offiziellen Status im Fachgebiet der Russischen Föderation. Der Text kann Tabellen und verschiedene Formatierungselemente enthalten.
Die Struktur des Textes besteht normalerweise aus zwei Teilen: Der erste Teil spiegelt die Gründe und Ziele des Versendens des Dokuments wider, der zweite Teil spiegelt die Hauptidee des Einspruchs, der Bitte, der Empfehlung usw. wider. In einigen Fällen ist es zulässig, nur den zweiten Teil der Struktur des entsprechenden Attributs zu verwenden.
Application Mark
Es kommt vor, dass es im Text des Dokuments problematisch ist, alle erforderlichen Daten anzuzeigen. In diesem Fall kann die Quelle durch Anwendungen ergänzt werden. Diese Tatsache sollte auf dem Dokument durch die entsprechenden Requisiten angezeigt werden. Wie kann die betreffende Marke in die Quellstruktur aufgenommen werden? In der Regel schreiben sie: „Antrag auf die eine oder andere Anzahl von Blättern in der einen oder anderen Anzahl von Kopien“. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, den Namen des Dokuments anzugeben, das die Anwendung enthält.
Unterschrift
Zu den wichtigsten Arten von Dokumentdetails gehört ein solches Element wie eine Signatur. Es wird von einem Beamten gestellt, wodurch die Richtigkeit der in der Quelle enthaltenen Informationen aufgezeichnet wird. Und dies ist nicht nur ein Autogramm - eine Unterschrift als eigenständiges Attribut sollte den Namen der Position der Person, die das Dokument unterzeichnet, sowie ein Transkript enthalten.
Griffbrett
Anforderungen an die Details von Dokumenten, die in einigen Organisationen eingerichtet wurden, erfordern das Vorhandensein eines Unterschriftsstempels. Es wird in Fällen verwendet, in denen die Tatsache behoben werden muss, dass die Informationen in der Quelle von einer kompetenten Person oder Struktur im Unternehmen genehmigt wurden.
Der Stempel sollte das Wort "Einverstanden" sowie Informationen über die Position der Person, die die relevanten Informationen genehmigt, ihre Unterschrift und Entschlüsselung enthalten. Ein wesentliches Merkmal des Genehmigungsstempels ist die Verwendung in der Dokumentenverwaltung, an der mehrere Organisationen beteiligt sind.
Visa-Genehmigung
Ein Element, das nahe genug am Griffbrett liegt, kann als Genehmigungsvisum bezeichnet werden. Die Hauptfunktion wird nur innerhalb der Organisation verwendet. Gleichzeitig kann ein Visum mehrmals angebracht werden, da das Dokument nacheinander von verschiedenen Abteilungen geprüft wird.
Fast immer erfordern die Details von Zahlungsdokumenten sowie andere Arten von Primärquellen, dass Organisationen ein Siegel anbringen. In Russland ist es normalerweise Tinte. Die Struktur der Presse enthält normalerweise Informationen über den Firmennamen, PSRN, TIN und andere Details.
Papierkram: Nuancen
Wir haben festgestellt, dass die Details der Dokumente das wichtigste Kriterium für die Organisation der richtigen Abläufe für die Interaktion des Unternehmens mit Partnern, Regierungsbehörden sowie für die interne Kommunikation sind. Welche Nuancen, die für die praktische Umsetzung von Arbeitsabläufen in russischen Unternehmen charakteristisch sind, lassen sich feststellen?
Es ist anzumerken, dass es selten vorkommt, dass alle für GOST erforderlichen Details notiert werden. Jedes Dokument erfordert die Verwendung eines geeigneten Satzes von Elementen. Beispielsweise verwenden sie bei offiziellen Briefen häufig Angaben wie das Wappen der Russischen Föderation, das Thema des Bundes, das Stadt- oder Firmenlogo, den Firmencode, die PSRN, die TIN, die KPP sowie den Namen der Organisation.
Der Name des Dokumententyps in Buchstaben wird normalerweise nicht angegeben. Während zum Beispiel solche Arten von Quellen wie ein Befehl, eine Handlung, Denkschrift oder eine Entscheidung muss in ihrer Struktur das entsprechende Element enthalten. In Buchstaben muss der vollständige Name des Unternehmens angegeben werden, an das das Dokument gesendet wird. Wenn ein abgekürzter Name aus offiziellen Quellen stammt, muss dieser ebenfalls angegeben werden (in Klammern nach dem vollständigen Namen).
Es gibt mehrere korrekte Methoden, um die Namen von Organisationen zu reduzieren: anhand der Anfangsbuchstaben (dh einer Abkürzung wie bei einem Forschungsinstitut), anhand der Anfangssilben (z. B. kann Uralmash bezogen werden) oder anhand einer anderen Methode, die in den offiziellen Dokumenten des Adressatenunternehmens genehmigt ist.
Weitere wichtige Details der Dokumente sind die Postanschrift sowie Telefon- und Faxnummern. Auch in offiziellen Briefen wird meist darauf hingewiesen Bankdaten Organisation. Ein weiteres wichtiges Element des relevanten Dokuments ist das Datum, das den Zeitpunkt seiner Unterzeichnung widerspiegelt. Anschließend wird das offizielle Papier unterschrieben und mit dem Firmenstempel versehen.
