Ein Kaufbeleg ist eine Garantie für die Rechtmäßigkeit und Richtigkeit eines Kaufs

Wie oft verlangt die Buchhaltung eines Unternehmens von seinen Mitarbeitern, dass sie beim Kauf bestimmter Waren gegen Barzahlung oder Überweisung einen Kaufbeleg zusammen mit anderen Dokumenten vorlegen? Was ist das für ein Formular, ist es wirklich für die Buchhaltung notwendig?

Spezialisierte Form

Zunächst ist zu beachten, dass es sich bei einem Kaufbeleg um ein striktes Meldeformular handelt. Es wird sowohl natürlichen als auch juristischen Personen als Nachweis für einen abgeschlossenen Kauf zur Verfügung gestellt. Dieses Dokument wird in zwei Fällen ausgestellt:

1. Wenn der Verkäufer keine Registrierkasse hat.
2. Auf Wunsch des Käufers als Abschrift der Liste der gekauften Waren.

Im ersten Fall kann der Verkäufer dem Käufer mangels spezieller Ausrüstung kein Bestätigungsdokument gemäß den Anforderungen der Handelsregeln ausstellen, weshalb er gezwungen ist, ein speziell gestaltetes Formular von Hand auszufüllen, das alle erforderlichen Daten und Einzelheiten enthält.

Im zweiten Fall ist die Situation etwas anders. Es gibt Registrierkassen, die einen Scheck ausstellen, ohne die Art der Ware anzugeben. Es wird nur der gezahlte Betrag angegeben, der keine erschöpfende Vorstellung von der Tatsache des Verkaufs gibt.

Für einen normalen Käufer (eine Einzelperson) kann dieser Moment als unbedeutend angesehen werden. Für die Organisation (Unternehmen) ist es jedoch erforderlich, bei der Buchung den Namen des gekauften Produkts eindeutig anzugeben. In diesem Fall ist ein Kaufbeleg erforderlich, auf dem alle Informationen vollständig vorhanden sind.

Warum brauche ich einen Kaufbeleg?

Jedes Dokument hat seinen Zweck. Es wird von den Lebensbedürfnissen der Menschen bestimmt. Ein Kaufbeleg wird hauptsächlich benötigt, um die Tatsache des Erwerbs von Waren und den eingezahlten Geldbetrag für einen einwandfreien Kauf zu bestätigen. Dies ist nicht nur eine Laune, sondern eine wesentliche Notwendigkeit.

Erstens kann ein bevollmächtigter Vertreter eines Unternehmens nur so die Tatsache bestätigen, dass ein Kauf getätigt wurde Barzahlung die entstandenen Kosten erstatten.

Zweitens gibt es Situationen, in denen das gekaufte Produkt von unzureichender Qualität ist. Um es umzutauschen oder zurückzugeben, benötigen Sie ein Dokument, das die Transaktion im Zusammenhang mit dem Namen der Ware und dem dafür bezahlten Geldbetrag bestätigt. Ohne eine solche Bestätigung kann nicht nachgewiesen werden, dass minderwertige Waren an einer bestimmten Verkaufsstelle eines bestimmten Verkäufers gekauft wurden. Schließlich könnte der Käufer für den angegebenen Betrag mehrere andere Waren zu einem niedrigeren Preis kaufen. In diesem Fall ist die Rückgabe nahezu unmöglich.

Wie soll ein Kaufbeleg aussehen?

Warenkontrollen können bei der Druckerei bestellt und bei Bedarf verwendet werden. Einige eindeutige einheitliche Formulare dieses Dokuments existieren nicht, das fertige Formular muss jedoch bestimmte notwendige Informationen enthalten:

• Name des Dokuments;
• seine Seriennummer;
• Ausstellungsdatum;
• Name des Unternehmens (Organisation), das das Dokument erstellt hat;
• seine (ihre) TIN und rechtliche Adresse;
• Name der verkauften Ware unter Angabe des Preises;
• Gesamtkaufbetrag;
• Position und vollständiger Name der Person, die dieses Dokument ausgestellt hat, und seine persönliche Unterschrift;
• Siegel des Handelsunternehmens (falls vorhanden).

Durch die Bestellung eines Kaufbelegs in einer Druckerei kann das Muster nach eigenem Ermessen angepasst werden. Fügen Sie beispielsweise ein Firmenlogo oder Informationen zu hinzu Gewährleistungsverpflichtungen. All dies ist völlig legal.Zusätzliche Informationen vereinfachen nur die Arbeit des Scheckspezialisten und ermöglichen eine umfassende Information des Käufers.

Benötigen Sie Bargeld und Verkaufsbelege zusammen?

Nicht selten haben Mitarbeiter der Buchhaltung Fragen zur Korrektheit der Gestaltung der von den Mitarbeitern bereitgestellten Zahlungsdokumente. Kann ein Bankscheck ohne Bankscheck zur Einlösung angenommen werden? Es gibt keine einheitliche Antwort auf diese Frage.

Erstens muss daran erinnert werden, dass beide Formen ihre eigene Ausrichtung haben. Ein Kassenbon bestätigt die Tatsache des Kaufs selbst, und ein Kassenbon ist eine detaillierte Abschrift dieser Transaktion. Beispielsweise erhält ein Mitarbeiter einer Organisation Geld für einen Bericht zum Kauf bestimmter Waren. Innerhalb von drei Tagen muss er dann über den dokumentierten Kauf Bericht erstatten. Dazu benötigt er einen Scheck von der Registrierkasse, der die Tatsache des Verkaufs für einen bestimmten Betrag aufzeichnet, und einen Kaufbeleg, der ausführlich beschreibt: was, wann und für welchen Betrag der Mitarbeiter gekauft hat. Beide Dokumente zusammen bestätigen die gezielte Verwendung der erhaltenen Mittel.

Nach dem Bundesgesetz Nr. 54 vom 22.05.2003 gibt es jedoch Unternehmen, die aufgrund ihrer Tätigkeit nicht zur Abrechnung mit Registrierkassen verpflichtet sind. Dazu gehören Verkaufsstellen für Zeitschriften, Zeitungen und andere verwandte Produkte sowie Handelsgeschäfte auf Messen und Märkten. Wenn die Waren von solchen Verkäufern gekauft werden, ist die Verfügbarkeit eines Kaufbelegs völlig ausreichend. Vertreter von juristischen Personen sollten sich nicht an solche Einzelhandelsgeschäfte wenden, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

Funktionen zum Ausfüllen eines Kaufbelegs

Beim Verkauf von Produkten muss der Verkäufer ihm auf Verlangen des Käufers einen Kaufbeleg aushändigen. Dies ist sein gesetzliches Recht, dessen Verletzung durchaus gerechtfertigte Strafen nach sich ziehen kann. In der Regel handelt es sich bei diesem Dokument um ein Formular im A6-Format mit den erforderlichen Angaben.

Sie sollten alle ausgefüllt sein und leere Spalten sollten Bindestriche enthalten, um zu vermeiden, dass nach dem Verteilen des Dokuments zusätzliche Informationen eingegeben werden. Es ist nicht schwierig, einen Kaufbeleg zu erstellen. Das Füllmuster ist ein Prozess, bei dem die erforderlichen Daten in bestimmten Zeilen und Spalten der Tabelle phasenweise eingegeben werden.

Dieses Dokument am Tag des Kaufs erstellt. Der Arbeitnehmer, der dieses Formular erstellt, muss genaue Informationen in einer sauberen, lesbaren Handschrift eingeben. Durchstreichungen, Korrekturen und Korrekturen sind hier nicht gestattet. Ein solches Formular gilt als ungültig und wird von der Buchhaltung des Unternehmens nicht zur Berechnung angenommen.

Wie fülle ich das Dokument aus?

Normalerweise haben Einzelhändler die Formulare für Kaufbelege auf Lager, um sie dem Käufer auf dessen Verlangen jederzeit zur Verfügung zu stellen. Am häufigsten werden solche Anforderungen von Vertretern von Unternehmen (Organisationen) angesprochen. Jeder Verkäufer sollte wissen, wie man einen Kaufbeleg ausfüllt: Dies kann auf zwei Arten geschehen:

1. Mit dem Einsatz von Computertechnologie. Dies erfolgt, wenn das Geschäft (Outlet) den Eingang und den Verbrauch von Produkten in elektronischer Form erfasst. Der Mitarbeiter kann nur den Namen und die Menge der vom Käufer ausgewählten Waren eingeben. Die restlichen Daten werden automatisch in das gedruckte Formular übernommen.
2. Manuell. In diesem Fall werden alle erforderlichen Informationen sorgfältig in ein Standardformular eingegeben.

Alle Produkte werden abwechselnd in eine spezielle Tabelle eingetragen. Wenn ähnliche Produkte zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden, handelt es sich jeweils um eine separate Produktlinie. Zum Beispiel "ein Bleistift zum Preis von 10 Rubel für 1 Stück" und "ein Bleistift zum Preis von 15 Rubel für 1 Stück".

Sie können nicht schreiben "2 Stifte in Höhe von 25 Rubel." Jedes Produkt eines Artikels (oder einer Sorte) und sein Preis müssen separat erfasst werden. Nach der Tabelle mit ausgewählten Produkten wird der Gesamtkaufpreis in Zahlen und Worten angegeben.Abschließend werden die Daten des Verkäufers angezeigt, seine Unterschrift und das Siegel des Handelsunternehmens werden hinterlegt. Wenn einer fehlt, ersetzen Sie ihn nicht durch verschiedene Briefmarken. Das Gesetz erlaubt es Ihnen, ein Dokument ohne Siegel zu erstellen, wenn es überhaupt nicht existiert.

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