Les coûts pris en compte lors du calcul de l’impôt sur le revenu doivent être économiquement justifiés et documentés. Les dépenses destinées aux voitures ne font pas exception. Cependant, si, en plus des usages officiels, les véhicules sont utilisés pour des besoins personnels ou si des transports personnels sont utilisés à des fins officielles, des difficultés peuvent survenir avec la comptabilité fiscale. Par exemple, des questions peuvent porter sur la manière de déduire de l’essence de la voiture du directeur. Parlons de cela dans notre article.
Voiture privée à usage officiel
La législation actuelle ne contient pas de dispositions distinctes sur la réglementation de l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins officielles. Mais cette possibilité est inscrite à l'art. 188 du Code du travail de la Fédération de Russie. À l’heure actuelle, il existe plusieurs façons d’économiser de l’essence dans la voiture personnelle du directeur. Ceux-ci incluent les suivants:
- Compensation. L'utilisation de véhicules dans ce cas est enregistrée dans les lois locales. Cela peut également être indiqué dans un contrat de travail ou une convention collective. Dans le même temps, les procédures procédurales sont réduites au minimum et l’employeur peut réglementer avec souplesse le processus de travail. Cependant, verser une compensation aux administrateurs pour l'utilisation d'une voiture personnelle la rend moins sûre.
- Louer Pour réduire les coûts réels, ainsi que pour optimiser la comptabilisation de toutes les dépenses, le loyer peut être utilisé. De plus, la société loue en fait un véhicule sans chauffeur et l’employé conduit déjà une voiture de société, c’est-à-dire au bilan de la société. Le contrat peut prévoir un système de remboursement intégral de la voiture. Mais cette méthode a aussi des inconvénients.
- Prêt Avec un prêt gratuit, il est également possible d'utiliser une voiture personnelle à des fins officielles. Dans ce cas, l'employé ne reçoit pas de rémunération pour la fourniture du véhicule directement, mais le fardeau fiscal total, ainsi que les loyers, seront réduits. Dans ce cas, la voiture est inscrite au bilan de la société.
- Accord GPC. Parfois, il est conseillé de conclure un accord de GPC avec le conducteur pour la fourniture de services de transport de marchandises ou de passagers. Cette méthode présente de nombreux avantages et inconvénients.
Location de voiture
Louer une voiture personnelle pour l’utiliser ultérieurement à des fins officielles est une pratique courante.Cette méthode offre au salarié un haut niveau de garantie de la sécurité de son véhicule, lui procure une rémunération supplémentaire et le inscrit au bilan de l'entreprise, ce qui simplifie grandement les rapports.
Cependant, lors de la location d'une voiture personnelle, les administrateurs notent également des lacunes. Ceux-ci incluent les suivants:
- Vous devez payer de l'impôt sur le revenu personnel sur le loyer.
- Il est nécessaire de rédiger à nouveau un contrat d'assurance.
- De plus, vous devez conclure un bail.
Les détails de ce problème sont décrits à l'art. 643 Code civil.
Voiture personnelle du directeur
Vous pouvez utiliser d’autres méthodes pour amortir l’essence dans la voiture personnelle du directeur. Il n'est pas dispensé de l'obligation d'émettre des sous-marins, ni d'organiser correctement des voyages d'affaires et autres voyages officiels. Mais dans la pratique, cette exigence n'est pas toujours remplie.
En cas de problème, le directeur peut toujours expliquer le voyage avec des objectifs personnels et non des travailleurs. Ensuite, afin de l'accuser de violation de la loi, les autorités chargées de l'enquête devront prouver que le voyage a directement servi à des tâches professionnelles.
Le directeur de la LLC, en tant que fondateur, a le droit d’utiliser toutes les méthodes décrites ci-dessus pour l’immatriculation d’une voiture. Cela est possible car il agit également en tant qu'individu, c'est-à-dire qu'il est administrateur, employé et représentant d'une personne morale.
Voyons en détail comment amortir l’essence dans la voiture personnelle du directeur. De plus, nous supposons que cela figure au bilan de l'entreprise.
Concept de connaissement
Il (en bref - PL) fait référence au document principal, où le kilométrage est enregistré. Sur cette base, la consommation de carburant est déterminée. Les entreprises pour lesquelles le transport est l'activité principale utilisent le formulaire de lettre de voiture avec les détails spécifiés à la section 2 de l'arrêté du ministère des Transports n ° 152. Si l'entreprise a besoin d'une voiture pour remplir ses fonctions de gestion et de production, la liste peut être développée conformément à la loi sur la comptabilité comptabilité »n ° 402-FZ.
Les entreprises utilisent souvent des sous-marins approuvés par décret n ° 78 de 1997 du décret de Goskomstat de la Fédération de Russie en 1997. Il contient diverses formes de sous-marins en fonction du type de véhicule, par exemple, le formulaire 3 concerne un véhicule de tourisme et le formulaire 4 un camion.
Les sous-marins sont inscrits dans un journal spécial. Leur comptabilité est interconnectée en tenant compte des carburants et des lubrifiants. Si l'entreprise n'est pas un transport routier, des feuilles sont établies lorsqu'il est nécessaire de confirmer la validité des dépenses, par exemple une fois par semaine ou une fois par mois. Cela peut être jugé sur la base d'une lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° 03-03-04 / 1/327 ou d'une résolution du FAS BBO n ° A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Si le directeur utilise une voiture personnelle à des fins officielles ou, inversement, une voiture officielle à des fins personnelles, il est particulièrement important de disposer correctement le sous-marin. Cela dépend si la comptabilisation des dépenses en carburants et lubrifiants sera effectuée lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Afin d’être en sécurité en cas d’inspections et de ne pas commettre d’erreur, vous devez considérer différentes nuances.
Version pratique du document
L’annulation de l’essence dans l’entreprise n’est pas immédiatement effectuée dans la comptabilité fiscale. Le coût du carburant acheté n'est pas inclus dans les coûts, que ce soit lors d'un paiement anticipé ou lors du ravitaillement en carburant, et le débit correspondant sur la carte de carburant. Le fait est que le ravitaillement en carburant d'un chèque d'un terminal de station-service ne fait que confirmer son achat, mais ne constitue pas une preuve de l'utilisation envisagée. Le document principal qui confirme la consommation de carburants et de lubrifiants est le connaissement. Avec son aide, l’opération de transport et le travail du conducteur sont pris en compte et contrôlés. Sans cela, le transport de personnes, de bagages et de marchandises est interdit.
Il devrait contenir les informations suivantes:
- Nom et numéro.
- Données sur la période de validité.
- Informations sur le propriétaire du véhicule.
- Données sur la voiture.
- Données sur le conducteur.
Les formes unifiées de documents approuvés par le Comité national des statistiques de Russie ne devraient être utilisées que par des sociétés dont l'activité principale est liée au transport routier. Dans d'autres entreprises, vous pouvez appliquer un formulaire développé de manière indépendante. Dans ce cas, le formulaire est approuvé par son application aux méthodes comptables de la société et comprend tous les détails spécifiés ci-dessus.
Comment amortir l'essence sur les feuilles de route? Ils n'ont pas besoin d'entrer sur la route du véhicule. Ceci est particulièrement important dans les cas où la voiture est utilisée à des fins officielles et personnelles. Ces conclusions sont confirmées par la pratique judiciaire.
Exemple n ° 1: à propos de l'absence de certaines données dans le sous-marin
Pour le lecteur, l’une des décisions du FAS SZO prises en faveur de l’entreprise peut être intéressante. Le point est comme suit.
L’inspection des impôts a indiqué que le sous-marin et les rapports sur les dépenses en carburants et lubrifiants, que la société établissait tous les mois, ne contenaient pas de données sur l’itinéraire des voitures officielles, ni sur le nombre de vols et le nombre de permis de conduire. Rien n'a été dit sur la période de départ et de retour de la voiture au garage, les données de l'indicateur de vitesse, les résidus d'essence et sa consommation pour chaque jour.
À l’appui des dépens, la société a présenté les documents suivants: mode d’emploi des voitures officielles, instructions relatives à la procédure à suivre pour leur utilisation, déclarations concernant des bons-service, registres de comptabilité, sous-marins. Après avoir examiné les pièces du dossier et les preuves présentées, le tribunal a statué que toute preuve, y compris les preuves indirectes, était acceptée pour déterminer le fondement de l'impôt sur le revenu. Les informations contenues dans le sous-marin (en particulier, le kilométrage des voitures, la consommation d'essence, le temps qu'il reste dans le réservoir) ainsi que d'autres documents confirment la faisabilité économique des coûts.
Exemple n ° 2: à propos de l'absence de route dans le sous-marin
Le FAS MO a pris une décision similaire lorsque les autorités fiscales ont voulu prouver que si le sous-marin ne contenait pas d'informations sur la route, le document ne confirmait pas le coût d'achat du carburant et des lubrifiants. Les circonstances de l'affaire étaient les suivantes.
Pour justifier les coûts, la société a fourni les documents initiaux indiquant que le carburant avait été reçu des fournisseurs et concernant le volume des stations-service. En outre, des ordres de paiement ont été soumis, ainsi que les normes de dépenses, qui ont été approuvées par ordre des autorités, des sous-marins, qui contenaient tous les détails nécessaires (confirmant le kilométrage), des informations sur la consommation de carburant, des documents de radiation de l'essence, dûment signés.
Après avoir examiné le dossier, le tribunal a conclu que les autorités fiscales n’avaient pas prouvé le caractère déraisonnable des frais. Le manque d'informations sur l'itinéraire ne permet pas de refuser de confirmer des dépenses.
Ainsi, les entreprises peuvent très bien inclure les coûts de l'essence dans les charges fiscales basées sur des valeurs qui confirment le fait qu'ils achètent de l'essence, ainsi que dans des sous-marins développés indépendamment, même s'ils ne disposent pas de route. En outre, le sous-marin peut être émis pour n'importe quelle période, du jour au lendemain.
S'il ne résulte pas d'autres documents que le voyage était de nature non productive (par exemple, sur l'ordre écrit du directeur), la société peut prendre en compte ces dépenses dans le calcul de l'impôt sur le revenu, même si le voyage était à des fins personnelles.
Inconvénients d'un sous-marin unifié
Lorsque vous utilisez le formulaire de sous-marin unifié, les points «Lieu de départ et de destination», ainsi que les autres détails de ce formulaire, doivent être renseignés car vous ne pouvez en supprimer aucun. Par conséquent, il sera également nécessaire de vérifier que les adresses permettant aux responsables des impôts de considérer que le directeur a utilisé le véhicule de société à des fins personnelles ne sont pas indiquées parmi les points de destination et de départ.
Si les informations sur l'itinéraire ne sont pas fournies ou si le départ ou la destination indique le caractère non productif du voyage, l'entreprise ne sera pas en mesure d'accepter le coût de l'essence. De plus, dans cette situation, l’employé a un revenu en nature (le coût de l’essence), à partir duquel l’entreprise doit calculer et transférer l’impôt sur le revenu des personnes physiques dans le budget, ainsi que payer des primes d’assurance. La TVA acceptée peut également être considérée comme déraisonnable par les autorités fiscales.
Radier le taux de carburant
Il est important de considérer que les coûts de carburant sont standardisés. Bien que le Code des impôts de la Fédération de Russie n'impose pas de restrictions à la comptabilisation des coûts de l'essence lors du calcul de la taxe, les normes pertinentes sont indiquées dans les Recommandations méthodologiques «Taux de consommation de carburant pour les véhicules à moteur». Ils devraient être utilisés non seulement par les entreprises de camionnage, mais également par celles qui conduisent des véhicules. Ils sont pris en compte dans la fiscalité.
Par conséquent, pour éviter toute réclamation au sujet de la quantité de carburant consommée, vous devez prendre en compte les coûts réels avec les normes établies et rayer de l’essence sans feuilles de route pour éviter de les dépasser. Pour les véhicules pour lesquels les coûts correspondants ne sont pas approuvés, l’entreprise doit s’appuyer sur les documents techniques ou les informations fournies par le constructeur du véhicule.
Dans le même temps, l’entreprise a le droit de fixer ses propres taux de consommation d’essence, en tenant compte des indemnités saisonnières. La période et le montant de la constitution des primes sont effectués sur la base de l'ordre correspondant des autorités locales et, en son absence, par ordre personnel du responsable. Dans ce dernier cas, il est fait référence à la commande du ministère des Transports, les marques des voitures sont enregistrées et les restrictions sont calculées. Ceci prend en compte les conditions de transport, l'état technique de la voiture, ainsi que le degré de charge.
Radiation de l'essence en voyage d'affaires
Conformément à l'art. 166 du Code du travail, un déplacement professionnel désigne le déplacement d’un employé sur ordre de la direction pendant la période nécessaire pour accomplir une mission professionnelle en dehors d’un emploi permanent. Voyager n'est pas reconnu lors d'un voyage d'affaires. Les voyages d’affaires ne sont donc pas des voyages pour les conducteurs effectuant des transports de marchandises.
Lors d'un voyage d'affaires, y compris lorsque le directeur utilise un véhicule personnel à des fins officielles, il est indemnisé pour les frais de déplacement, de location et autres frais (indemnité journalière et autres frais engagés avec l'autorisation de l'employeur). Ceci est indiqué dans l'art. 168 Code du travail de la Fédération de Russie. Les remboursements sont effectués sur la base des instructions de l'URSS, de Goskomtrud et du Conseil central des syndicats de l'Union, n ° 62 «Sur les voyages d'affaires officiels à l'intérieur de l'URSS». Cependant, ce document ne prévoit pas le paiement de carburant. Mais son coût peut être inclus dans les frais de voyage.
La confirmation de l’achat d’essence pendant le voyage d’affaires du directeur en voiture privée est un sous-marin. Sur la base de ses données, le coût et la quantité d’essence utilisée au cours d’un voyage d’affaires sont déterminés. Après son retour, l'employé doit soumettre des documents sur l'achat de carburant, accompagnés d'un rapport préalable. Ce sont des chèques de banque et des rapports d'essence sur les stations-service. Selon les paragraphes. 5 page 7 article 272 du Code des impôts, dans la comptabilité fiscale, les coûts de carburant sont comptabilisés le jour de l'approbation du rapport.
Conclusion
Dans de nombreuses entreprises, les carburants et les lubrifiants représentent un coût important. Parallèlement, les comptables doivent tenir un registre des carburants et des lubrifiants et justifier ces coûts. L’utilisation de sous-marins est l’un des moyens de déterminer le nombre de carburants et de lubrifiants utilisés. En utilisant un sous-marin, il est possible non seulement de confirmer le besoin de coûts de production, mais également d'indiquer la distance parcourue, ainsi que de déterminer les paramètres de calcul du carburant et des lubrifiants.
Le remboursement de l’essence dans la voiture personnelle du directeur peut être effectué de différentes manières. Les plus courants sont la compensation et le loyer. Chacune des méthodes a ses avantages et ses inconvénients.Par conséquent, dans des cas spécifiques, un choix est fait en faveur d'une méthode particulière, en tenant compte des circonstances existantes.
