Functie van inkoopspecialist: voorbeeld

Dit artikel zal een dergelijke positie als inkoopspecialist, in het bijzonder zijn functiebeschrijving, in detail onderzoeken. Dit is een document dat door het bedrijf zelf aan de werknemer wordt verstrekt en dat duidelijk al zijn rechten en plichten, de regels van de arbeidsactiviteit, de definitie van de verantwoordelijkheidsgrenzen in geval van schending van de werkvolgorde en andere lokale regelgevende zaken beschrijft die nodig zijn om te bestuderen alvorens de baan aan te nemen. U moet weten hoe u deze instructie correct moet schrijven en waar deze uit bestaat, evenals alle functies van de persoon die dit werk uitvoert. In dit artikel wordt ook de functiebeschrijving van een inkoopspecialist in een voorbeeld gepresenteerd, zodat de lezer niet alleen meer te weten kan komen over de specifieke kenmerken van het werk van deze medewerker, maar ook kan bekijken hoe belangrijk de interne (en andere) positie voor deze functie is wettelijk document.

Federale wet

Alle informatie over de posities en instructies die daarmee overeenkomen, die in dit artikel worden besproken, is gebaseerd op de federale wet van de Russische Federatie op het systeem van contracten op het gebied van handel, aanbesteding, uitvoering van werken en diensten die voldoen aan de behoeften van de nationale en gemeentelijke structuren. Het nummer van deze wet is 44 en deze is op 5 april 2013 aangenomen. Dienovereenkomstig is de functiebeschrijving van de inkoopspecialist met 44 federale wetten direct gerelateerd, evenals dezelfde instructie voor de inkoopmanager.

Inkoopspecialist en inkoopmanager

Op sommige plaatsen zullen we de inkoopspecialist in dit artikel vergelijken met een vergelijkbare positie, die de 'inkoopmanager' wordt genoemd, vanwege het feit dat ze significante snijpunten hebben en het onderwerp volledig behandelen. De functiebeschrijvingen van de inkoopspecialist en supply manager lijken ook erg op elkaar.

Een inkoopspecialist, zoals de manager die verantwoordelijk is voor inkoop binnen zijn bedrijf, is een praktisch nieuw beroep: ze is tenminste veel jonger dan veel andere specialiteiten uit deze commerciële sector. Dit betekent echter helemaal niet dat er vóór hun verschijning absoluut geen behoefte was aan dit soort specialisten: het bestond en mensen voerden dezelfde taken eerder uit in verschillende organisaties en ondernemingen (meestal geassocieerd met industriële productie), alleen de titel van het bericht was anders. De werknemers, die nu inkoopspecialisten worden genoemd, werden vervolgens ingenieurs genoemd die verantwoordelijk zijn voor de materiële en technische ondersteuning van hun onderneming met alles wat nodig is voor de succesvolle uitvoering van haar activiteiten.

Beroep van deze specialisten

Voordat we de functiebeschrijvingen van de inkoopspecialist en zijn collega's doornemen in de persoon van de manager die de organisatie levert, evenals alle aspecten van hun werk, moeten we kort beschrijven wat ze allebei doen.

Als we alle functies van de werkactiviteiten van deze specialisten tot een gemene deler reduceren, zonder een grondige analyse (zoals hieronder zal worden weergegeven) van alle subtiliteiten van hun werk binnen een bepaalde onderneming met een bepaalde materiële toestand uit te voeren, kunnen we de belangrijkste, primaire taak waarvoor zij staan, onderscheiden.Zoals al kon worden geraden, bestaat deze taak uit het tijdig en systematisch constant verstrekken van de hoofdonderneming met de materiële waarden die nodig zijn om het arbeidssysteem te handhaven. Eenvoudig gezegd houden deze specialisten zich bezig met de continue levering van grondstoffen die vereist zijn voor de specifieke kenmerken van de productie van zijn organisatie.

Dit is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt. De voorziening van de onderneming met verschillende goederen en andere tastbare producten is de moeite van het serieuze werk waard, waaronder een groot aantal gerelateerde verantwoordelijkheden, zoals: analyse van de prijs- en kwaliteitsvoordelen van een bepaalde leverancier, hun directe zoektocht en totstandkoming en onderhoud van het contract, het volgen van alle lopende lopende transacties en hun ondersteuning om een ​​hoog niveau van beveiliging en productiviteit te garanderen bij het behalen van de aangegeven winst door het bedrijf, en nog veel meer.

Het verschil tussen een specialist en een manager

Heel vaak betekent dat in de meeste gevallen dat de werkgevers van organisaties de posities van een inkoopspecialist en een inkoopmanager niet beschouwen als verschillen tussen elkaar. In feite zien de meeste werkgevers dit paar als een synoniem tandem, hoewel er mensen zijn die dat niet denken. Als we werken met een meer zakelijke benadering van de officiële perceptie van de arbeidsdifferentiatie van deze werknemers, dan krijgen we het volgende:

• Een inkoopspecialist is een werknemer van een bedrijf dat rechtstreeks betrokken is bij het leveren van die materialen en goederen die overeenkomen met de aard van zijn productieve activiteit (bijvoorbeeld, als een dergelijke werknemer in een meubelfabriek werkt, moet hij de levering van hout aan de magazijnen van zijn bedrijf controleren, vernis en andere materialen die specifiek in dit geval nodig zijn).
• De inkoopmanager is een medewerker van het bedrijf die rechtstreeks betrokken is bij alle zaken die voortvloeien uit de levering van andere materiële activa die geen verband houden met de activiteit van de organisatie zelf (dit kunnen bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden zijn voor het kantoorwerk van managers, voedselvoorziening voor dagelijkse catering in de eetkamer en m. p.).

Functie van een inkoopspecialist

Omdat het hetzelfde belangrijkste en dominante interne juridische document van de organisatie is met betrekking tot de werknemers van de functie in kwestie, evenals het arbeidscontract dat is opgesteld tussen de werknemer en zijn werkgever, is de functiebeschrijving van een werknemer de hoofdlijst van alle regels, rechten, verplichtingen en andere dingen die nodig zijn voor vertrouwdheid en studie en details met betrekking tot de specifieke post die in dit document wordt beschreven. Dit is belangrijk om rekening mee te houden, want als u verwijst naar de wetgeving die momenteel in ons land van kracht is met betrekking tot arbeidsactiviteiten, blijkt dat geen enkele werknemer zonder persoonlijk verlangen (wettelijk verzekerd door officiële toestemming) een verplichting heeft om werkzaamheden uit te voeren die niet rechtstreeks werden vermeld in de arbeidsovereenkomst zelf. Vanwege de nauwe interactie van dit document met de functiebeschrijving van een inkoopspecialist (of een andere werkende persoon), is het daarom de taakbeschrijving die de uiteindelijke efficiëntie en productiviteit van de werknemer bepaalt. Daarom is het erg belangrijk voor de werkgever om te weten hoe een dergelijke instructie correct moet worden opgesteld, net zoals de werknemer moet weten of dit proces correct is uitgevoerd en of de inhoud van de instructie voldoet aan alle wettelijke voorschriften en andere regelgevende factoren.

Functies van inkoopspecialisten

Qua vorm en inhoud moet dit document worden geïmplementeerd in overeenstemming met alle normen die zijn aangenomen in de zakelijke circulatie van juridische documenten die de kwaliteit en nauwkeurigheid bepalen van het indienen van basisinformatie over een toekomstige positie bij een sollicitant.

Zo ziet het voorbeeld eruit. In de functiebeschrijving van de inkoopspecialist volgens de professionele standaard ziet deze specialist (of alleen een aanvrager voor deze titel) de volgende secties:

1. De linkerbovenkolom van dit document bevat informatie over de organisatie die het uitgeeft aan de persoon die solliciteert voor de functie. De juiste geeft de lezer informatie weer over hoe en door wie de functiebeschrijving van de inkoopspecialist werd goedgekeurd en de tekst werd overeengekomen in overeenstemming met alle vereiste normen. Het woord "Goedgekeurd" wordt gevolgd door de volgende gegevens: de datum waarop het document rechtstreeks is goedgekeurd en informatie over de manager van de organisatie die deze goedkeuring heeft uitgevoerd. Dit wordt gevolgd door zijn persoonlijke handtekening. Het woord "Overeengekomen" omvat ook de datum waarop de goedkeuring is verleend en gegevens over de werknemers van die afdelingen die rechtstreeks betrokken waren bij de voorbereiding van de functiebeschrijving. Ze moeten op hun beurt ook hun schilderijen in de juiste lijn laten staan, na de bovenstaande gegevens. Afdelingen en instellingen waarmee de organisatie samenwerkt bij de voorbereiding van de functiebeschrijving voor een werknemer in zijn functie: een dienst die passend juridisch advies en directe hulp biedt, een personeelsafdeling en een bedrijfsafdeling, die vervolgens een werknemer zal aanvragen voor een functie.
2. Het gedeelte van de functiebeschrijving van een specialist in aanschaf van een budgettaire instelling, met algemene informatie, bevat: een lijst van alle vereisten waaraan een kandidaat voor een functie moet voldoen (zoals de juiste leeftijd, de graad die u hebt ontvangen, uw eerdere werkervaring, alle benodigde middelen om werkzaamheden uit te voeren) en vaardigheden, enz.), evenals een lijst van documenten met verschillende rechtshandelingen van zowel de wetgeving van de Russische Federatie als de organisatie zelf, waarin afleider - met deze lijst, is hij verplicht zich bewust te zijn op het moment van de officiële introductie op de werkhouding. In dit gedeelte worden onder meer verschillende technische problemen belicht die een werknemer kan tegenkomen tijdens de uitvoering van zijn taken: de plaats van deze werknemer in het gehele bedrijfssysteem (in termen van verantwoordelijkheid, relaties, werkschema en planning, enz.), De procedure voor registratie om te werken of ontslag te nemen, de procedure voor de vervanging door een werknemer van een andere werknemer van de onderneming of de vervanging van de werknemer door die persoon, alle informatie over de persoon die hem door het hoofd is benoemd, enz.
3. Het hoofdgedeelte van een dergelijk document als de functiebeschrijving van een inkoopspecialist (met name op school, deze vacature is niet alleen relevant voor productiebedrijven), is een duidelijke lijst van alle rechten en plichten van de werknemer. Uiteraard wordt eerst de werknemer de gelegenheid geboden zich vertrouwd te maken met zijn taken, die zo nauwkeurig en nauwkeurig mogelijk moet zijn om elk misverstand van de kandidaat en mogelijke problemen in de toekomst tijdens zijn werk te voorkomen. Rechtstreeks zijn rechten het resultaat van plichten en hebben als taak het proces van de werknemer om alle functies te vervullen die hem per post zijn toegewezen, aanzienlijk te vergemakkelijken. Dergelijke rechten kunnen zijn: a) het recht om volledige informatie te ontvangen over hun werk; b) het recht om voorstellen te doen aan de autoriteiten die op de een of andere manier invloed hebben op de arbeidsactiviteit van de werknemer of de gehele onderneming als geheel; c) het recht op doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie, enz.
4. Het laatste deel in de functiebeschrijving van de specialist voor overheidsopdrachten bevat informatie over de verantwoordelijkheid die de werknemer zal moeten dragen als hij zijn directe taken met betrekking tot de uitvoering van arbeidsactiviteiten niet nakomt.

Procurement Manager Functiebeschrijving

Qua inhoud en uitvoering is het instructiedocument van de inkoopmanager in alle opzichten vergelijkbaar met de functiebeschrijving van de inkoopspecialist, maar vergeet niet hun significante verschillen. Allereerst is het belangrijk voor grote ondernemingen, waarvan het personeel plaatsen biedt voor beide functies. Daarom moeten hun samenstellers bij het opstellen van functiebeschrijvingen speciale aandacht besteden aan een meer specifieke samenstelling en bepaling van de criteria aan de hand waarvan kandidaten voor deze vacatures worden geselecteerd, evenals serieus aandacht besteden aan de differentiatie van taken en de specifieke kenmerken van de activiteiten van een inkoopspecialist en inkoopmanager.

Op het gebied van arbeid is er in de regel een mening dat een inkoopspecialist zich in een hogere positie bevindt dan zijn collega, die verantwoordelijk is voor het leveren van de organisatie aan materiële waarden van alle profielen. De aanwezigheid van deze mening onder de massa's is met name te wijten aan het verschil in het loon van vertegenwoordigers van deze twee posities: de eerste heeft een hogere monetaire prikkel voor arbeidsactiviteit dan de tweede. De eisen daarvoor worden echter strenger gepresenteerd.

De functiebeschrijving van de hoofdaankoopspecialist en de functiebeschrijving van de inkoopmanager zijn twee documenten die vrijwel identiek zijn, maar het is heel belangrijk om te begrijpen dat alleen een duidelijke afbakening van de taken van deze werknemers het werkproces zal optimaliseren en tot effectievere arbeidsresultaten van de hele onderneming zal leiden.

Kandidaat-eisen

Kandidaten voor beide beroepen vanwege de gelijkenis van sommige van hun bevoegdheden en de specifieke kenmerken van hun werkverantwoordelijkheden, en ook omdat zowel de inkoopmanager als de inkoopspecialist bijna dezelfde functiebeschrijvingen in de DOW (managementdocumentatie) hebben, die ongeveer dezelfde eisen hebben gesteld. Zowel de inkoopspecialist als de inkoopmanager moeten:

1. De mogelijkheid hebben om met klanten te onderhandelen en een hoge conversie van hen te bereiken.
2. In staat zijn om verantwoordelijkheid te nemen voor het nemen van moeilijke beslissingen.
3. Om de situatie op de markt of enig ander object dat voor analyse nodig is te kunnen analyseren.
4. Werken met een indrukwekkende hoeveelheid informatie en niet minder uitgebreide documentatie bijhouden.
5. Op theoretische basis competenties hebben op het gebied van vrachtvervoer en douanewetgeving.
6. Bezit vol vertrouwen een personal computer en gebruik alle programma's die nodig zijn voor het werk.

Dit is echter niet de volledige lijst met vereisten die worden gepresenteerd aan kandidaten voor een van de twee posten die in dit artikel worden behandeld. Aan de senior inkoopspecialist, wiens functiebeschrijvingen we al hebben behandeld, net als de inkoopmanager, heeft de werkgever het recht om enkele andere vereisten te presenteren, waaronder bijvoorbeeld vloeiendheid in een vreemde taal voor het geval dat als de organisatie haar activiteiten uitvoert, ook in het buitenland, van het land waarin ze zich bevindt.

Er zijn ook verschillen. Zo voorziet de functiebeschrijving van een specialist op het gebied van aanbesteding in werkgelegenheid in aanwezigheid van alleen hoger onderwijs (financieel, economisch, juridisch of anderszins in vergelijkbare gebieden), terwijl een inkoopmanager een persoon kan worden met een secundaire gespecialiseerde of zelfs gewone secundaire opleiding.De beloning, zoals eerder vermeld, is anders voor deze werknemers.

Het verschil in functieverantwoordelijkheden van specialist en manager

Hier worden de directiviteit van de arbeidsactiviteit van het bedrijf en de bijzonderheden van het werkproces erin een zeer belangrijke factor.

De functiebeschrijvingen van de inkoopspecialist (het voorbeeld dat u al hebt gezien) en de inkoopmanager nemen de volgende taken op zich:

1. Een complete set goederen of een groep goederen in het magazijn van de onderneming, organisatorische controle over alle processen met betrekking tot deze goederen.
2. Goederenbeveiliging op aanvraag zonder vertraging in de tijd.
3. Zoeken en onderhandelen met de meest geschikte leverancier voor de organisatie.
4. Het onderhouden van alle juridische documentatie met betrekking tot leveranciers.
5. Het volgen van de financiën die de goederen vergezellen.
6. Monitoring van de implementatie van alle leveringen op tijd.
7. Het volgen van de beweging van goederen binnen de supply chain.
8. Implementatie van een kwaliteitscontrole van goederen is bij de organisatie aangekomen.
9. Komt overeen met oplossingen voor persoonlijke competenties voor problemen die zich voordoen in de loop van het werk met leveranciers.

De verschillen tussen de inkoopspecialist en de inkoopmanager moeten rechtstreeks worden bepaald door de organisaties die ze rechtstreeks inhuren, dit zo duidelijk mogelijk doen om onproductief werk te voorkomen dat niet aan hoge productienormen voldoet.

De werkgever heeft ook het recht om zijn werknemer extra werkfuncties te geven in overeenstemming met de specifieke kenmerken van zijn management.

resultaat

44 De federale wet regelt de taakomschrijving van een inkoopspecialist voldoende gedetailleerd. Na dit document grondig te hebben bestudeerd, kunt u antwoorden vinden op bijna alle vragen over deze functie. Voor een inkoopspecialist is de functiebeschrijving het belangrijkste juridische document met betrekking tot zijn taken.