Als de organisatie eigen vrachtvervoer heeft, is het verplichte deel van de activiteit de boekhouding van chauffeurs, het verbruik van smeermiddelen en brandstof.
Deze en andere informatie wordt vastgelegd in het oorspronkelijke rapportagedocument. Het wordt de "vrachtbrief van een vrachtwagen" genoemd. Een documentformulier bevat verschillende velden. De ingevoerde informatie weerspiegelt de bovengenoemde bedrijfsactiviteiten. Er zijn verschillende soorten van dergelijke documenten. Verderop in het artikel zullen we enkele van hen in meer detail bespreken.
Algemene informatie
De vrachtbrief van een vrachtwagen kan een van de drie typen zijn. De definitie ervan hangt af van een aantal factoren. Dus wordt de vrachtbrief van een vrachtwagen (vorm 4 C) gebruikt tijdens het transport, op voorwaarde dat de machine wordt betaald tegen stuktarieven in overeenstemming met de Unified Tariffs.
Lange afstand type document Het wordt gebruikt bij transport over lange afstand. De vrachtbrief van een vrachtwagen van dit type heeft een rode strook aan de voorzijde met het bijbehorende opschrift. Langeafstandstransport en de betaling ervan worden uitgevoerd in overeenstemming met gevestigde transportcharters en wettelijke bepalingen. De vrachtbrief van een vrachtwagen kan ook informatie weergeven over transport dat is uitgevoerd volgens op tijd gebaseerde tarieven.
Algemene eisen
De vrachtbrief, waarvan het voorbeeld hieronder wordt weergegeven, is een strikt rapportagedocument. Papierproductie wordt uitgevoerd met nummering op volgorde van afdelingen, ministeries en ondernemingen in de hoeveelheid die nodig is om aan hun behoeften te voldoen.
De formulieren worden opgeslagen in het magazijn van de organisatie. Indien nodig wordt het document tegen ontvangstbewijs aan de verantwoordelijke persoon verstrekt. In de regel is zo iemand de verzender, het hoofd van de operationele locatie, het hoofd van de garage, enz.
Aanwijzingen voor compilatie
Binnenlandse wetgeving legt een aantal vereisten op voor het invoeren van informatie op de vrachtbrief van een vrachtwagen van een individuele ondernemer, een organisatie zonder winstoogmerk en andere structuren die betrokken zijn bij transport. Het document wordt in sommige gevallen als ongeldig beschouwd. Als de vrachtbrief van een vrachtwagen (het formulier doet er niet tegelijkertijd toe) niet ten minste een van de volgende items bevat:
- Het stempel van de onderneming.
- Zegel van organisatie.
- Datum van afgifte.
Informatie invoeren
De vrachtbrief van de vrachtwagen wordt opgesteld door een bevoegd persoon. Het is verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde informatie. Verplichtingen om informatie te verifiëren en de juistheid van hun binnenkomst te controleren, liggen ook bij het hoofd van het transportpark en bij het hoofd van de onderneming. De vrachtbrief wordt alleen tegen ontvangstbewijs aan de bestuurder afgegeven. In dit geval moet hij het vorige document overhandigen.
Als het werk het vervoer van materiële goederen omvat, ontvangt de bestuurder een overeenkomstige vrachtbrief met de vrachtbrief. Deze twee documenten moeten samen worden bewaard. Hiermee kunnen ze tijdens het inspectieproces worden geverifieerd.
Geeft een factuurboekhoudingsbedrijf uit. Het nummer en de informatie over de massa van de vervoerde lading worden op de vrachtbrief ingevoerd. Het rapportdocument bevat ook vouchers (2 stuks). Het invoeren van deze informatie wordt uitgevoerd door de klant. Deze afscheurcoupons worden vervolgens samen met de rekening aan de klant overgedragen als bewijs dat het werk is voltooid.
Kenmerken van de compilatie van een document over transport door tijdstarieven
De vrachtbrief van de vrachtwagen (formulier 4 P) bevat het gedeelte "Taak aan de bestuurder".In de 16e kolom "Tot wiens beschikking" (in overeenstemming met de aanvraag of vanwege een eenmalige bestelling van de klant) voert de verzender het adres en de naam in van de onderneming waarvan het voertuig arriveert. Regels nr. 18 en 17 bevatten respectievelijk informatie over het geplande tijdstip van vertrek en aankomst. Kolom nr. 19 bevat het toegewezen aantal werkuren en nr. 20 het aantal ritten.
De regel "Klant" bevat de naam van de ontvangende organisatie, de initialen en achternaam van de persoon die verantwoordelijk is voor het ontvangen en gebruiken van het voertuig. In de kolom "Tijd" worden de uren en minuten van aankomst en vertrek van auto's ingevoerd. De kolom "Snelheidsmeter" bevat informatie over de prestaties van de meter op het moment van aankomst en vertrek uit de onderneming.
TTN-nummers worden in de bijbehorende kolom ingevoerd. Eén exemplaar van de facturen die bij de vrachtbrief zijn gevoegd, geeft het totale aantal aan (indien meer dan 1). De kolom "Aantal ritten" bevat het aantal uitgevoerde transporten. De regel "Stempel en handtekening van de klant" wordt ingevuld door de klant. In deze kolom bevestigt de informatie de juistheid van alle details. De sectie "Taken uitvoeren" bevat informatie over autoroutes: waar en vanwaar reizen worden gemaakt. Bevestiging van informatie wordt uitgevoerd door de handtekening van de klant.
Bijlagen bij het document. Gegevensinvoerfuncties
Een afscheurcoupon wordt gebruikt als bijlage bij de vrachtbrief. Het is de basis voor het verzenden van facturen voor de betaling van transportdiensten. Een afscheurbon wordt door de klant ingevuld. In overeenstemming met het rapportagedocument dat door de bestuurder wordt gepresenteerd, voert de klant in de juiste kolommen zijn uitgiftedatum en nummer in. De coupon geeft ook de naam aan van de organisatie op wiens rollend materieel de lading, het kenteken en het merk van aangekomen auto's en aanhangwagens worden vervoerd (indien aanwezig).
Kenmerken van het documentverwerkingsprogramma voor transport tegen stuktarieven
De vrachtbrief die volgens deze vorm is opgesteld, is een bevestiging van het industriële karakter van het gebruik van brandstof. Dit document dient als basis voor de afschrijving van brandstof en smeermiddelen tegen kostprijs. Het werken met deze en andere bladen vindt plaats in een speciaal programma 1C: Enterprise 7.7. Documentverwerking wordt op dezelfde manier uitgevoerd als reguliere tijdschriften.
In het open programma is er een tabel met vijf bladwijzers. In het gedeelte "Vrachtbrieven" kunt u nieuwe documenten introduceren, kopiëren, bewerken en verwijderen. In dit geval kan informatie worden gesorteerd op basis van de datum, het model / nummer van de machine, enz. Het tabblad "Stuurprogramma's" bevat de volgende details:
- Personeelsnummer.
- De bestuurder.
- De categorie klopt.
- Een nummer met een rijbewijs.
Sectie "Auto's" bevat informatie over het merk van het voertuig. Dit tabblad bevat informatie over de garage en het nummer van de auto, het huidige brandstofverbruik voor elke tank per voltooid volume en rekening houdend met de correctiefactoren:
- als het product is uitgerust met gasapparatuur;
- bij het werken met aanhangwagens.
Voor de 1e tank wordt bijvoorbeeld de norm voor dieselmotoren voorgesteld - 1,3 l / 100 tkm. Deze indicator kan worden aangepast ten opzichte van andere soorten brandstof of motoren. Het interne tijdschrift "Typen brandstof" bevat informatie over het merk. In het dialoogvenster voor het invoeren van de vrachtbrief staat een knop "berekening".
Voer in de regels het aantal afrondingstekens in volgens de norm. Indicatoren kunnen worden gegeven met decimale breuken. In verband met deze knop "berekening" wordt het aantal decimalen geregeld in het proces van automatische berekening van het brandstofverbruik volgens de normen. Sectie "Aanhangwagens" bevat informatie over het merk, de staat en het garagenummer.
Enkele subtiliteiten
Individuele accountants proberen het onderhoud van vrachtbrieven te vereenvoudigen. In dit geval heeft dit voornamelijk betrekking op de introductie van informatie over het brandstofverbruik.Dit is in veel gevallen te wijten aan het feit dat deze functie niet alleen extra verantwoordelijkheid inhoudt, maar ook een last voor de hoofdactiviteit.
In de regel is deze situatie typisch voor kleine organisaties. In overeenstemming met Besluit nr. 78 worden vrachtbrieven ingevuld door de verantwoordelijke persoon (coördinator, sitemanager, etc.). Dit betekent dat de accountant geautoriseerd moet zijn door de relevante order van het bedrijfsmanagement. In dit geval kan het opstellen van documentatie door een werknemer aansprakelijk zijn.
Gevolgen van mislukking
Vereenvoudigde informatie kan tot een aantal problemen leiden. De aanwezigheid van een vrachtbrief is verplicht voor de bestuurder die goederen vervoert. Naast het feit dat de documentatie door de belastingdienst wordt gecontroleerd, werken verkeerspolitieposten langs de route van het voertuig. In overeenstemming met paragraaf 2.1.1 van de SDA moet de bestuurder een meldingsdocument bij zich hebben en dit op verzoek voor inspectie door verkeerspolitieofficieren verzenden. Voor het ontbreken van een vrachtbrief wordt een boete opgelegd.
Vrachtwagenvrachtbrief downloaden (formulier N 4-P)
Download vrachtbrief van een auto - formulier nr. 3
Download vrachtbrief van een speciaal autovorm nummer 3 special
Download vrachtbrief van een passagierstax Formulier 4 C
Download vrachtbrief van een passagierstax Formulier 4 P
Download vrachtbrief van een passagierstax Formulier 4
Download Bus vrachtbrief formulier nummer 6
Download Magazine boekhoudkundige beweging van vrachtbrieven formulier nummer 8
Download vrachtbrief nr. 1 T
