Koszty ponoszone przy obliczaniu podatku dochodowego powinny być ekonomicznie uzasadnione, a także udokumentowane. Wydatki przeznaczone na samochody nie są wyjątkiem. Jeśli jednak oprócz celów urzędowych pojazdy są wykorzystywane do osobistych potrzeb lub transport osobisty jest wykorzystywany do celów urzędowych, mogą pojawić się trudności z rozliczaniem podatkowym. Na przykład pytania mogą dotyczyć sposobu odpisania benzyny do samochodu osobistego dyrektora. Porozmawiajmy o tym w naszym artykule.
Prywatny samochód do celów służbowych
Obecne ustawodawstwo nie zawiera odrębnych przepisów dotyczących sposobu regulowania użytkowania samochodu osobowego do celów urzędowych. Ale ta możliwość jest zapisana w art. 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Obecnie istnieje kilka sposobów odpisania benzyny do samochodu osobistego dyrektora. Należą do nich:
- Rekompensata Użytkowanie pojazdów w tym przypadku jest rejestrowane w lokalnych aktach prawnych. Może to również zostać wskazane w umowie o pracę lub układzie zbiorowym. Jednocześnie procedury proceduralne są zminimalizowane, a pracodawca może elastycznie regulować proces pracy. Jednak wypłacenie dyrektorowi odszkodowania za korzystanie z samochodu osobistego czyni go mniej bezpiecznym.
- Czynsz Aby zmniejszyć rzeczywiste koszty, a także zoptymalizować rozliczanie wszystkich wydatków, można zastosować czynsz. Co więcej, firma faktycznie wynajmuje pojazd bez kierowcy, a pracownik już prowadzi samochód służbowy, to znaczy w bilansie firmy. Umowa może przewidywać pełny program zwrotu kosztów samochodu. Ale ta metoda ma również wady.
- Pożyczka Dzięki nieodpłatnej pożyczce można również korzystać z samochodu osobowego do celów służbowych. W takim przypadku pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za bezpośrednie dostarczenie pojazdu, ale całkowite obciążenie podatkowe, a także opłaty za wynajem zostaną zmniejszone. W takim przypadku samochód jest sporządzany w bilansie firmy.
- Umowa GPC. Czasami wskazane jest zawarcie umowy GPC z kierowcą w sprawie świadczenia usług transportu towarów lub pasażerów. Ta metoda ma wiele zalet i wad.
Wynajem samochodu
Wynajęcie samochodu osobowego w celu późniejszego wykorzystania go do celów służbowych jest powszechną praktyką.Ta metoda zapewnia pracownikowi wysoki poziom bezpieczeństwa samochodu, zapewnia dodatkowe wynagrodzenie i umieszcza pojazd w bilansie firmy, co znacznie upraszcza raportowanie.
Jednak w przypadku wynajmu samochodu osobowego dyrektorzy zauważają również niedociągnięcia. Należą do nich:
- Musisz zapłacić podatek dochodowy od czynszu.
- Konieczne jest ponowne sporządzenie umowy ubezpieczenia.
- Dodatkowo musisz zawrzeć umowę najmu.
Szczegóły tego zagadnienia ujawniono w art. 643 Kodeks cywilny.
Samochód osobowy dyrektora
Można zastosować inne metody odpisania benzyny do samochodu osobowego dyrektora. Nie jest on zwolniony z obowiązku wydawania okrętów podwodnych, a także odpowiedniego organizowania podróży służbowych i innych oficjalnych podróży. Ale w praktyce ten wymóg nie zawsze jest spełniony.
Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, reżyser zawsze może wyjaśnić podróż osobistymi celami, a nie pracownikami. Następnie, aby oskarżyć go o naruszenie prawa, organy prowadzące dochodzenie będą musiały udowodnić, że podróż bezpośrednio spełniała funkcje zawodowe.
Dyrektor LLC, będąc jednocześnie założycielem, ma prawo korzystać ze wszystkich opisanych powyżej metod rejestracji pojazdów. Jest to możliwe, ponieważ działa on również jako osoba fizyczna - to znaczy jest dyrektorem, pracownikiem i przedstawicielem osoby prawnej.
Zastanówmy się szczegółowo, jak odpisać benzynę do samochodu osobistego reżysera. Ponadto zakładamy, że znajduje się on w bilansie przedsiębiorstwa.
Pojęcie listu przewozowego
To (w skrócie - PL) odnosi się do dokumentu podstawowego, w którym rejestrowany jest przebieg. Na tej podstawie określa się zużycie paliwa. Firmy, dla których głównym przedmiotem działalności jest transport, należy użyć formularza listu przewozowego ze szczegółami określonymi w sekcji 2 zarządzenia Ministerstwa Transportu nr 152. Jeśli firma potrzebuje samochodu do pełnienia funkcji zarządczych i produkcyjnych, listę można opracować zgodnie z ustawą „O rachunkowości księgowość ”nr 402-FZ.
Firmy często używają okrętów podwodnych zatwierdzonych dekretem Goskomstat Federacji Rosyjskiej nr 78 w 1997 roku. Zawiera różne formy okrętów podwodnych w zależności od rodzaju pojazdu, na przykład formularz 3 jest przeznaczony do samochodu osobowego, a formularz 4 - do ciężarówki.
Okręty podwodne są zarejestrowane w specjalnym czasopiśmie. Ich rachunkowość jest powiązana z uwzględnieniem paliw i smarów. Jeśli firma nie zajmuje się transportem samochodowym, wówczas arkusze są sporządzane, gdy konieczne jest potwierdzenie ważności wydatków, na przykład 1 raz w tygodniu lub 1 raz w miesiącu. Można to ocenić na podstawie pisma Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 03-03-04 / 1/327 lub uchwały FAS BBO nr A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Jeśli dyrektor używa samochodu osobowego do celów służbowych lub, odwrotnie, samochodu służbowego do celów osobistych, szczególnie ważne jest prawidłowe rozmieszczenie łodzi podwodnej. Zależy to od tego, czy rozliczenie wydatków na paliwa i smary zostanie przeprowadzone przy obliczaniu podatku dochodowego. Aby być bezpiecznym w przypadku inspekcji i nie popełniać błędów, musisz wziąć pod uwagę różne niuanse.
Wygodna wersja dokumentu
Odpisywanie benzyny w przedsiębiorstwie nie jest natychmiast przeprowadzane w rachunkowości podatkowej. Koszt zakupionego paliwa nie jest wliczony w koszty ani przy płatności z góry, ani podczas tankowania i odpowiedniego obciążenia pieniędzy z karty paliwowej. Faktem jest, że tankowanie na czeku terminalu stacji benzynowej tylko potwierdza jego zakup, ale nie służy jako dowód zamierzonego użycia. Głównym dokumentem potwierdzającym zużycie paliw i smarów jest list przewozowy. Z jego pomocą brane są pod uwagę i kontrolowane operacje transportu oraz praca kierowcy. Bez niego przewóz osób, bagażu i ładunku jest zabroniony.
Powinien zawierać następujące informacje:
- Imię i numer
- Dane o okresie ważności.
- Informacje o właścicielu pojazdu.
- Dane o samochodzie.
- Dane o sterowniku.
Zunifikowane formy dokumentów zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji powinny być stosowane tylko przez firmy, których główna działalność związana jest z transportem drogowym. W innych przedsiębiorstwach możesz zastosować formularz opracowany niezależnie. W takim przypadku formularz jest zatwierdzany poprzez zastosowanie go do zasad rachunkowości spółki i zawiera wszystkie szczegóły określone powyżej.
Jak odpisać benzynę na listach przewozowych? Nie muszą wprowadzać trasy pojazdu. Jest to szczególnie ważne w przypadkach, gdy samochód jest używany zarówno do celów służbowych, jak i osobistych. Ustalenia te są potwierdzone praktyką w sądzie.
Przykład nr 1: o braku pewnych danych w łodzi podwodnej
Dla czytelnika jedna z decyzji FAS SZO podjęta na korzyść przedsiębiorstwa może być interesująca. Chodzi o to, co następuje.
Inspekcja podatkowa wskazała, że okręt podwodny i raporty dotyczące wydatków na paliwa i smary, które firma opracowuje co miesiąc, nie zawierają danych dotyczących trasy samochodów służbowych, a także liczby lotów i numerów praw jazdy. Nic nie zostało powiedziane o okresie wyjazdu i powrotu samochodu do garażu, danych prędkościomierza, pozostałości benzyny i jego zużyciu na każdy dzień.
Na pokrycie kosztów firma przedłożyła następujące dokumenty: instrukcje obsługi samochodów służbowych, zamówienia dotyczące procedury ich użytkowania, oświadczenia o kuponach na benzynę, rejestry księgowe, okręty podwodne. Po zbadaniu materiałów sprawy i przedstawionych dowodów sąd orzekł, że wszelkie dowody, w tym poszlaki, są akceptowane w celu ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Informacje zawarte w łodzi podwodnej (w szczególności przebieg samochodu, przebieg gazu, pozostawanie w zbiorniku) w połączeniu z innymi dokumentami potwierdzają ekonomiczną wykonalność kosztów.
Przykład nr 2: o braku trasy w łodzi podwodnej
Podobną decyzję podjął FAS MO, gdy organy podatkowe chciały udowodnić, że jeśli okręt podwodny nie zawierał informacji o trasie, to dokument nie potwierdza kosztu zakupu paliwa i smarów. Okoliczności sprawy były następujące.
W uzasadnieniu kosztów firma przedstawiła wstępne dokumenty stwierdzające, że paliwo otrzymano od dostawców oraz o wielkości stacji benzynowych. Ponadto przedstawiono zlecenia płatnicze, a także normy wydatków, które zostały zatwierdzone zarządzeniem władz, okręty podwodne, które zawierały wszystkie niezbędne dane (potwierdzające przebieg), informacje o zużyciu paliwa, dokumenty odpisu benzyny, należycie wykonane.
Po zbadaniu akt sprawy sąd stwierdził, że organy podatkowe nie udowodniły nieuzasadnionego charakteru kosztów. Brak informacji o trasie nie stanowi podstawy do odmowy potwierdzenia wydatków.
Firmy mogą zatem uwzględniać koszty gazu w kosztach podatkowych opartych na papierach wartościowych, które potwierdzają fakt zakupu benzyny, a także niezależnie opracowanej formie okrętów podwodnych, nawet jeśli nie ma trasy. Ponadto okręt podwodny może być wydawany na dowolny okres - od 1 dnia do 1 miesiąca.
Jeśli z innych dokumentów nie wynika, że wyjazd miał charakter nieprodukcyjny (na przykład na podstawie pisemnego zamówienia od dyrektora), firma może wziąć te wydatki pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego, nawet jeśli podróż miała miejsce w celach osobistych.
Wady ujednoliconej łodzi podwodnej
Podczas korzystania ze zunifikowanego formularza łodzi podwodnej należy wypełnić punkt „Miejsce wyjazdu i przeznaczenia”, a także inne szczegóły tego formularza, ponieważ nie można usunąć żadnych szczegółów. Dlatego konieczne będzie dodatkowe sprawdzenie, czy adresy, które pozwolą urzędnikom skarbowym uznać, że dyrektor korzystał z samochodu służbowego do celów osobistych, nie zostały wskazane wśród miejsc docelowych i punktów odlotów.
Jeśli informacje o trasie nie zostaną podane lub jeśli punkt wylotu lub docelowy wskazuje na nieprodukcyjny charakter podróży, firma nie będzie w stanie zaakceptować kosztów benzyny. Ponadto w tej sytuacji pracownik ma dochód w naturze (koszt benzyny), z którego firma musi obliczyć i przenieść podatek dochodowy od osób fizycznych do budżetu, a także opłacić składki ubezpieczeniowe. Zaakceptowany podatek VAT może również zostać uznany przez organy podatkowe za nieuzasadniony.
Odpisać stawkę paliwa
Ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że koszty paliwa są znormalizowane. Pomimo faktu, że Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej nie nakłada ograniczeń na rozliczanie kosztów benzyny przy obliczaniu podatku, odpowiednie normy są wskazane w Zaleceniach metodologicznych „Stawki zużycia paliwa i oleju dla pojazdów silnikowych”. Powinny z nich korzystać nie tylko firmy transportowe, ale także te, które obsługują pojazdy. Są one uwzględniane w opodatkowaniu.
Dlatego, aby nie było skarg na ilość zużytego paliwa, odpisując benzynę bez listów przewozowych, należy wziąć pod uwagę rzeczywiste koszty z ustalonymi normami i starać się ich nie przekraczać. W przypadku pojazdów, dla których odnośne koszty nie zostały zatwierdzone, firma powinna kierować się dokumentami technicznymi lub informacjami dostarczonymi przez producenta pojazdu.
Jednocześnie firma ma prawo ustalać własne stawki zużycia benzyny z uwzględnieniem sezonowych dodatków. Okres i wysokość naliczania składek odbywa się na podstawie odpowiedniego porządku władz lokalnych, a w przypadku jego braku - na podstawie osobistego zarządzenia. W tym drugim przypadku przywoływane jest zamówienie Ministerstwa Transportu, marki samochodów są rejestrowane i obliczane są ograniczenia. Uwzględnia to warunki transportu, stan techniczny samochodu, a także stopień jego obciążenia.
Odpisywanie benzyny podczas podróży służbowych
Zgodnie z art. 166 Kodeksu pracy, podróż służbowa oznacza podróż pracownika na polecenie kierownictwa na konieczny okres w celu wykonania zlecenia biznesowego poza stałą pracą. Podróżowanie nie jest rozpoznawane podczas podróży służbowych. Podróże służbowe nie są więc podróżami kierowców wykonujących przewóz towarów.
Podczas podróży służbowej, w tym gdy dyrektor korzysta z samochodu osobowego w celach służbowych, otrzymuje rekompensatę za koszty podróży, wynajmu mieszkań i dodatkowe koszty (diety i inne wydatki poniesione za zgodą pracodawcy). Jest to określone w art. 168 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Zwroty dokonywane są na podstawie Instrukcji ZSRR, Goskomtrud i Ogólnounijnej Centralnej Rady Związków Zawodowych nr 62 „Podczas oficjalnych podróży służbowych w ZSRR”. Jednak ten dokument nie przewiduje płatności za paliwo. Ale jego koszt można uwzględnić w kosztach podróży.
Potwierdzeniem zakupu benzyny podczas podróży służbowej dyrektora prywatnym samochodem jest łódź podwodna. Na podstawie jego danych określa się koszt i ilość benzyny zużytej podczas podróży służbowej. Po powrocie pracownik powinien złożyć dokumenty dotyczące zakupu paliwa wraz z raportem z góry. Są to czeki kasjera i raporty stacji benzynowej dotyczące benzyny. Zgodnie z ust. 5 s. 7 Artykuł 272 Kodeksu podatkowego, w rachunkowości podatkowej koszty paliwa są ujmowane w dniu zatwierdzenia raportu.
Wniosek
W wielu firmach paliwa i smary stanowią znaczącą pozycję kosztową. Jednocześnie księgowi muszą prowadzić rejestr paliw i smarów i uzasadniać te koszty. Zastosowanie okrętów podwodnych jest jednym ze sposobów określania liczby zużytych paliw i smarów. Za pomocą łodzi podwodnej możliwe jest nie tylko potwierdzenie zapotrzebowania produkcyjnego na koszty, ale także wskazanie przebytej odległości, a także określenie parametrów obliczania paliwa i smarów.
Odpisywanie gazu do samochodu osobowego dyrektora może odbywać się na różne sposoby. Najczęściej są to rekompensata i czynsz. Każda z metod ma swoje zalety i wady.Dlatego w szczególnych przypadkach dokonuje się wyboru na korzyść konkretnej metody, biorąc pod uwagę istniejące okoliczności.
