Els costos que es prenen quan es calcula l’impost sobre la renda s’han de justificar econòmicament, així com documentar-los. Les despeses destinades als cotxes no són una excepció. Tanmateix, si, a més dels propòsits oficials, s’utilitzen vehicles per a necessitats personals o s’utilitza transport personal per a fins oficials, poden aparèixer dificultats amb la comptabilitat fiscal. Per exemple, les preguntes poden tractar sobre com escriure benzina al cotxe personal del director. Parlem d’això al nostre article.
Cotxe personal amb finalitats oficials
La legislació actual no conté disposicions separades sobre com es regula l’ús d’un cotxe personal amb finalitats oficials. Però aquesta possibilitat està consagrada a l’art. 188 del Codi del Treball de la Federació Russa. Actualment, hi ha diverses maneres d’escriure benzina al cotxe personal del director. Aquests inclouen els següents:
- Compensació. L’ús de vehicles en aquest cas es registra en actes locals. Això també es pot indicar en un contracte de treball o conveni col·lectiu. Al mateix temps, es redueixen al mínim els procediments processals i l'empresari pot regular el procés laboral de manera flexible. Tanmateix, pagar una indemnització del director per l’ús d’un cotxe personal fa que sigui menys segur.
- Lloga. Per reduir els costos reals, a més d’optimitzar la comptabilitat de totes les despeses, es pot utilitzar un lloguer. D'altra banda, l'empresa, de fet, lloga un vehicle sense conductor i l'empleat ja condueix un cotxe de l'empresa, és a dir, al balanç de l'empresa. El contracte pot preveure un règim de reemborsament complet del cotxe. Però aquest mètode també té desavantatges.
- Préstec Amb un préstec gratuït, també és possible utilitzar un cotxe personal amb finalitats oficials. En aquest cas, l’empleat no percep retribucions per la prestació del vehicle directament, però es reduirà la càrrega tributària total, així com els pagaments de lloguer. En aquest cas, el cotxe es traça al balanç de l'empresa.
- Acord de GPC De vegades és recomanable concloure un acord GPC amb el conductor per a la prestació de serveis per al transport de mercaderies o passatgers. Aquest mètode presenta diversos avantatges i desavantatges.
Lloguer de cotxes
El fet de llogar un cotxe personal per utilitzar-lo posteriorment amb finalitats oficials és una pràctica habitual.Aquest mètode proporciona a l'empleat un alt nivell de garantia de la seguretat del seu cotxe, proporciona una remuneració addicional i posa el vehicle al balanç de l'empresa, cosa que simplifica notablement els informes.
Però en l'ús del lloguer d'un cotxe personal, els consellers també observen les mancances. Aquests inclouen els següents:
- Heu de pagar l’IRPF sobre la renda.
- Cal tornar a elaborar un contracte d’assegurança.
- A més, cal concloure un contracte d’arrendament.
Els detalls d’aquest número es mostren a l’art. 643 Codi civil.
Cotxe personal del director
Es poden utilitzar altres mètodes per escriure benzina al cotxe personal del director. No està exempt de l’obligació d’emetre submarins, ni de concertar adequadament viatges de negocis i altres viatges oficials. Però a la pràctica, no sempre es compleix aquest requisit.
Si es produeixen problemes, el director sempre pot explicar el viatge amb objectius personals, no amb treballadors. Aleshores, per acusar-lo de violar la llei, les autoritats investigadores hauran de demostrar que el viatge realitzava directament funcions laborals.
El director de la LLC, essent alhora el fundador, té dret a utilitzar tots els mètodes descrits anteriorment per al registre de cotxes. Això és possible perquè també actua com a persona física, és a dir, és un director, un empleat i un representant d’una persona jurídica.
Analitzem detalladament com escriure benzina al cotxe personal del director. A més, suposem que es troba en el balanç de l'empresa.
Concepte Waybill
Es refereix (en resum - PL) al document principal, on es registra el quilometratge. A partir d’això, es determina el consum de combustible. Les empreses per a les quals el transport és l’activitat principal, utilitzen el formulari d’una passarel·la amb els detalls especificats a l’apartat 2 de l’ordre del Ministeri de Transports núm. 152. Si l’empresa necessita un cotxe per complir les seves funcions de gestió i producció, la llista es pot elaborar d’acord amb la Llei “de comptabilitat. comptabilitat núm. 402-FZ.
Les empreses solen utilitzar submarins aprovats pel Decret del Goskomstat de la Federació Russa núm. 78 el 1997. Conté diverses formes de submarins basats en el tipus de vehicle, per exemple, la forma 3 és per a un cotxe de passatgers i la forma 4 per a un camió.
Els submarins estan registrats en un diari especial. La seva comptabilitat està interconnectada tenint en compte combustibles i lubricants. Si l’empresa no és transport a motor, s’elaboren fulls quan cal confirmar la validesa de les despeses, per exemple, 1 vegada a la setmana o 1 vegada al mes. Això es pot jutjar sobre la base d’una carta del Ministeri d’Hisenda de la Federació Russa núm. 03-03-04 / 1/327 o la Resolució de la FAS BBO núm. A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Si el director utilitza un cotxe personal amb finalitats oficials o, per contra, un cotxe oficial amb finalitats personals, és especialment important organitzar adequadament el submarí. Depèn de si la comptabilitat de les despeses de combustibles i lubricants es farà a l’hora de calcular l’IRPF. Per estar segur en cas d’inspeccions i no cometre errors, cal tenir en compte diferents matisos.
Versió convenient del document
L'extinció de la gasolina a l'empresa no es realitza immediatament en comptabilitat fiscal. El cost del combustible comprat no s’inclou en els costos ni quan pagueu per avançat ni durant el repost de combustible i el corresponent dèbit de diners de la targeta de combustible. El fet és que el repost de la facturació d’un terminal de benzinera només confirma la seva compra, però no serveix com a prova d’ús previst. El document principal que confirma el consum de combustibles i lubricants és la tramesa. Amb la seva ajuda, es té en compte i es controla el funcionament del transport i la feina del conductor. Sense ella, està prohibit el transport de persones, equipatges i càrrega.
Hauria de contenir la informació següent:
- Nom i número.
- Dades sobre el període de vigència.
- Informació sobre el propietari del vehicle.
- Dades sobre el cotxe.
- Dades sobre el conductor.
Els formularis unificats de documents aprovats pel Comitè Estadístic d'Estat de Rússia només han de ser utilitzats per empreses que tinguin una activitat principal relacionada amb el transport per carretera. En altres empreses, podeu sol·licitar un formulari desenvolupat de manera independent. En aquest cas, el formulari s’aprova mitjançant la seva aplicació a les polítiques comptables de l’empresa i inclou tots els detalls especificats anteriorment.
Com cancel·lar la benzina als recorreguts? No necessiten entrar al recorregut del vehicle. Això és especialment important en els casos en què el cotxe s’utilitza tant per a fins oficials com personals. Aquestes troballes es confirmen mitjançant la pràctica judicial.
Exemple nº 1: sobre l’absència de determinades dades al submarí
Per al lector, una de les decisions del FAS SZO preses a favor de l'empresa pot ser interessant. La qüestió és la següent.
La inspecció fiscal va indicar que el submarí i els informes sobre les despeses de combustibles i lubricants, que la companyia recopilava cada mes, no contenen dades sobre la ruta dels cotxes oficials, ni el nombre de vols i el número de permís de conduir. No es va dir res sobre el període de sortida i devolució del cotxe al garatge, dades del velocímetre, residus de gasolina i el seu consum per a cada dia.
A l’acompanyament dels costos, l’empresa va presentar els següents documents: instruccions de funcionament dels cotxes oficials, comandes sobre el procediment per al seu ús, declaracions sobre cupons de gasolina, registres de comptabilitat, submarins. Després d’haver examinat els casos i les proves presentades, el tribunal va dictaminar que s’accepta qualsevol prova, incloses proves circumstancials, per determinar la base de l’impost sobre la renda. La informació continguda al submarí (en particular, el quilometratge del cotxe, el quilometratge de gas, la seva permanència al dipòsit) juntament amb altres papers confirmen la viabilitat econòmica dels costos.
Exemple núm. 2: sobre la manca d'una ruta al submarí
Una decisió similar va prendre la FAS MO, quan les autoritats fiscals van voler demostrar que si el submarí no contenia informació sobre la ruta, el document no confirma el cost de compra de combustible i lubricants. Les circumstàncies del cas van ser les següents.
A l’hora de sufragar els costos, la companyia va proporcionar documents inicials que indicaven que el combustible es rebia dels proveïdors i sobre el volum de les benzineres. A més, es van presentar les ordres de pagament, així com les normes de despeses, que foren aprovades per ordre de les autoritats, submarins, que contenien tots els detalls necessaris (confirmant el quilometratge), informació sobre el consum de combustible, documents per rescindir gasolina, degudament executats.
Després d’haver examinat el cas, el tribunal va concloure que les autoritats tributàries no van demostrar la no raonabilitat de les costes. La manca d'informació sobre la ruta no serveix de base per negar-se a confirmar despeses.
Així, les empreses poden incloure els costos del gas en despeses d’impostos basats en títols que confirmen el fet de la compra de gasolina, així com la forma de submarins desenvolupada de manera independent, fins i tot si no té recorregut. A més, el submarí es pot emetre per a qualsevol període, d’1 dia a 1 mes.
Si no es desprèn d’altres documents que el viatge fos de caràcter no productiu (per exemple, sobre la base d’una comanda escrita del director), l’empresa pot tenir en compte aquestes despeses a l’hora de calcular l’IRPF, fins i tot si el viatge fos per a fins personals.
Els desavantatges d’un submarí unificat
Quan s'utilitza el formulari submarí unificat, cal emplenar el punt "Lloc de sortida i destinació", així com la resta de detalls d'aquest formulari, ja que no es poden suprimir cap detall. Per tant, caldrà comprovar, a més, que les adreces que permetin als funcionaris fiscals considerar que el director ha utilitzat el cotxe de l'empresa amb finalitats personals no està indicat entre les destinacions i els punts de sortida.
Si no es proporciona la informació de la ruta o la sortida o destinació apunta a la naturalesa de no producció del viatge, l'empresa no podrà acceptar el cost de la benzina. D'altra banda, en aquesta situació, l'empleat té uns ingressos en espècie (el cost de la benzina), dels quals l'empresa ha de calcular i transferir l'IRPF al pressupost, així com pagar les primes d'assegurança. Les autoritats fiscals també poden considerar que l'IVA acceptat és raonable.
Escriviu combustible amb normalitat
És important tenir en compte que els costos de combustible estan normalitzats. Tot i que el Codi Tributari de la Federació Russa no imposa restriccions a la comptabilització dels costos de la benzina quan es calcula l’impost, les normes pertinents s’indiquen a les Recomanacions metodològiques “Tarifes de consum de combustible i petroli per a vehicles de motor”. Han de ser utilitzats no només per empreses de camions, sinó també per les que operen vehicles. Es tenen en compte en la fiscalitat.
Per tant, per tal que no hi hagi cap queixa sobre la quantitat de combustible consumit, quan escriviu benzina sense enviaments, cal tenir en compte els costos reals amb les normes establertes i procurar no superar-los. Per a aquells vehicles per als quals no s’aproven els costos rellevants, l’empresa s’hauria de guiar per documents tècnics o informació proporcionada pel fabricant del vehicle.
Al mateix temps, l’empresa té el dret d’establir els seus propis tipus de consum de benzina, tenint en compte les bonificacions estacionals. El període i l’import de la meritació de les primes es realitzen sobre la base de l’ordre pertinent de les autoritats locals, i en el seu defecte per ordre personal del cap. En aquest darrer cas, es fa referència a l'ordre del Ministeri de Transports, es registren les marques dels cotxes i es calculen les restriccions. Això té en compte les condicions de transport, l'estat tècnic del cotxe, així com el grau de càrrega.
Escriure benzina en viatges de negocis
D’acord amb l’art. 166 del Codi del treball, un viatge de negocis significa un viatge d'un empleat per ordre de la direcció durant el període necessari per complir una tasca empresarial fora d'un lloc de treball permanent. No es reconeix viatjar en viatges de negocis. Així doncs, els viatges de negocis no són viatges per als conductors que realitzen transport de mercaderies.
Durant un viatge de negocis, inclòs quan el director utilitzi un cotxe personal amb finalitats oficials, se li compensa les despeses de viatge, l'habitatge de lloguer i les despeses addicionals (per dia i altres despeses en què es produeixi amb el permís de l'empresari). Això consta a l’art. 168 Codi del Treball de la Federació Russa. Els reemborsaments es realitzen sobre la base de la Instrucció de la URSS, Goskomtrud i el Consell Central de Sindicats All-Union, núm. 62 "En viatges oficials de negocis dins de l'URSS". Tot i això, aquest document no preveu el pagament de combustible. Però el seu cost es pot incloure en les despeses de viatge.
La confirmació de la compra de gasolina durant el viatge de negocis del director en un cotxe privat és un submarí. A partir de les seves dades, es determina el cost i la quantitat de gasolina que es va consumir durant un viatge de negocis. Després del seu retorn, l’empleat hauria de presentar documents sobre la compra de combustible juntament amb un informe anticipat. Es tracta de xecs de caixa i informes de gasolineres sobre gasolina. Segons els paràgrafs. 5 pàg 7 Art. 272 del Codi Tributari, en la comptabilitat d’impostos els costos de combustible es reconeixen el dia que s’aprova l’informe.
Conclusió
En moltes empreses, els combustibles i els lubricants són un tema de cost important. Al mateix temps, els comptables han de mantenir un registre de combustible i lubricants i justificar aquests costos. L’ús de submarins és una de les maneres de determinar el nombre de combustibles i lubricants utilitzats. Mitjançant un submarí, és possible no només confirmar la necessitat de producció dels costos, sinó també indicar la distància recorreguda, així com determinar els paràmetres per al càlcul de combustible i lubricants.
Escriure benzina al cotxe personal del director es pot fer de diverses maneres. Els més habituals són la indemnització i el lloguer. Cadascun dels mètodes té els seus avantatges i desavantatges.Per tant, en casos concrets, es tria una decisió a favor d’un mètode determinat, tenint en compte les circumstàncies existents.
