In elke onderneming wordt de boekhouding van salarissen en arbeid van werknemers uitgevoerd in overeenstemming met de primaire documentatie, die wordt uitgevoerd en onderhouden door de personeelsdienst. Als de activiteiten van dit apparaat niet goed genoeg worden uitgevoerd, treden er ernstige storingen op in het werk van het hele bedrijf. Laten we verder kijken wat de documenten zijn van personeelsadministratie. 
Algemene informatie
Zoals hierboven vermeld, ontstaan bij onvoldoende competente organisatie van de personeelsafdeling verschillende problemen in de onderneming. In het bijzonder zijn vertragingen bij de betaling van salarissen, ziekteverlofcompensaties en vroegtijdige voorbereiding van documenten voor indiening bij toezichthoudende autoriteiten mogelijk. Dit alles leidt tot een aanzienlijke verslechtering van de financiële prestaties van het bedrijf. Documenten van de personeelsdienst worden ingevuld in overeenstemming met de vereisten in de Arbeidswet. Controle over de juistheid van papierwerk wordt uitgevoerd door zowel de arbeids- als de belastinginspecties. Een supervisor kan elk kantoor van het bedrijf bezoeken, ongeacht het type activiteit en het type eigendom, en de personeelsdocumenten van de organisatie nodig hebben voor verificatie. Inspecteurs hebben dergelijke bevoegdheden in overeenstemming met federale wet nr. 134.
Papierwerk taken
De activiteiten van de personeelsdienst omvatten alle processen die betrekking hebben op het samenstellen en verwerken van documentatie in overeenstemming met vastgestelde regels. Het wordt uitgevoerd om een aantal managementtaken op te lossen. Deze omvatten met name:
- Overplaatsing van werknemers naar een andere baan.
- Het sluiten van arbeidscontracten en toelating tot de staat.
- De organisatie professionele activiteiten werknemers.
- Medewerkers aanmoedigen.
- Werknemers voorzien van vakanties.
- Certificering van werknemers.
- Boekhouding van het gebruik van tijd voor werk.
- Personeel maken.
- Werknemers aantrekken om te werken op niet-werkvakanties en weekends.
- Reisarrangementen.
- Ontslag uit het werk en beëindiging van het contract.
- Het opleggen van disciplinaire sancties.
Waar zijn personeelsdocumenten voor?
Het hoofddoel van deze effecten is maximale transparantie te waarborgen in het kader van arbeidsrelaties. Het administratieve systeem is gebaseerd op bepaalde regels en vereisten. Hun naleving garandeert werknemers stabiliteit, en voor het administratieve personeel van het bedrijf - vereenvoudigd beheer. Dankzij de precieze regeling van het takenpakket en de rechten die door personeelsdocumenten worden geboden, worden de belangen van alle deelnemers aan arbeidsrelaties gerespecteerd.
Soorten papieren
In overeenstemming met de normen van de Arbeidswet zijn de belangrijkste vormen van personeelsdocumenten als volgt:
- Personeelsschema.
- Vakantie schema.
- Interne regels bij de onderneming.
- Documenten volgens welke de procedure voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemers, evenals hun plichten en rechten, is vastgesteld.
- Instructies en regels voor OT. Elke werkgever moet werknemers een veilige omgeving bieden om hun professionele activiteiten uit te voeren. Medewerkers moeten bekend worden gemaakt met de schriftelijke instructies en regels met een handtekening.
- Schema's wijzigen. De Arbeidswet bepaalt de maximaal toegestane duur van het werk per dag. Tijdens ploegendienst wordt met de tijd rekening gehouden door geschikte schema's op te stellen.
De vermelde personeelsdocumenten worden meestal gecontroleerd door regelgevende instanties. 
personeel
Personeelsdocumenten, inclusief informatie over werknemers, worden gecreëerd tijdens de werkzaamheden van de eenheid met personeel.Dergelijke papieren zijn altijd nauw verbonden met een specifieke werknemer van de onderneming. Ze geven informatie weer over de professionele activiteit van de werknemer, zijn kwalificaties, arbeidsresultaten, voorwaarden voor toelating tot het personeel, duur van de dienst enzovoort. Dergelijke documenten omvatten met name:
- Administratieve documenten die de arbeidsactiviteit van een burger bevestigen.
- Informatie- en afwikkelingsdocumenten.
- Officiële interne correspondentie.
- Boeken / tijdschriften van registratie en boekhouding.
Documenten van elke groep hebben hun eigen specifieke kenmerken. Ze zijn bedoeld voor verschillende doeleinden, ontwikkeld, uitgevoerd en goedgekeurd in de juiste volgorde.
Administratieve documenten
Deze categorie omvat bestellingen en bestellingen van leidinggevenden. Met de hulp van hun leider implementeert de autoriteit om de onderneming te beheren, voorzien in het Charter van de onderneming. Bestellingen zijn verdeeld in twee groepen. De eerste omvat handelingen met betrekking tot de hoofdactiviteiten van het bedrijf. Het zijn met name bestellingen over productiekwesties, de certificeringsprocedure, instructies enzovoort. In de tweede groep zijn orders voor personeel. Deze omvatten ontslag, aanwerving, overplaatsing, verlof, tuchtrechtelijke sancties, incentives. De documenten van de eerste groep hebben betrekking op de activiteiten van de onderneming als geheel en hebben indirect betrekking op het werk van de personeelsafdeling. Een andere categorie effecten is direct gerelateerd aan de activiteiten van personeel. Voor het grootste deel zijn dit uniforme personeelsdocumenten. Hun formulieren zijn goedgekeurd door het State Statistics Committee. De documenten die de activiteiten van het personeel weergeven, omvatten:
- werkboek;
- getuigschrift van tewerkstelling;
- arbeidsovereenkomst;
- exemplaar ontslagorders en inschrijving in de staat.
Deze documenten zijn bedoeld om een zo volledig mogelijke illustratie te geven van de werkervaring van een werknemer. Hij zal op zijn beurt belangrijk zijn, zowel om hem in de toekomst een pensioen toe te kennen als om de invaliditeitsuitkering te berekenen tijdens zijn activiteiten bij de onderneming. Kopieën van bestellingen van andere werkgevers dienen als basis voor het maken in het arbeidsboek over deeltijd, registratie van het duplicaat.
Categorie voor informatieberekening
Deze documenten worden bijgehouden om de persoonlijke gegevens van werknemers te registreren, om informatie over hun werkactiviteiten te consolideren. Onder hen zijn aanwezig:
- persoonlijke kaart;
- urenstaat;
- personeelslijst;
- privé affaire.
De meeste gebruiken standaardformulieren. Uniforme vormen van personeelsdocumenten vereenvoudigen het proces van invullen aanzienlijk. 
Interne correspondentie
Het wordt gebruikt in de onderneming voor de registratie van de geaccepteerde personeelsbeslissingen. Bijvoorbeeld om aan te trekken disciplinaire aansprakelijkheid elke werknemer moet een verklaring van hem nemen. Als de werknemer geacht wordt te worden aangemoedigd, stuurt zijn directe leidinggevende een overeenkomstige inzending naar de directeur van de onderneming. Interne correspondentie fungeert als een van de opties voor de officiële gedachtewisseling tussen werknemers.
Boeken van controle en boekhouding
Registratiejournalen zijn ontworpen om rekening te houden met beschikbare personeelsdocumentatie (bestellingen, certificaten, persoonlijke bestanden, werkboeken). Elk papier krijgt een specifiek nummer. Het journaal bevat ook de datum van registratie van het document. Correcte boekhouding geeft effecten juridische kracht. Hiermee kunt u op zijn beurt een bepaalde positie in een arbeidsconflict bewijzen. Registratie en opslag van personeelsdocumenten van deze groep wordt uitgevoerd door bevoegde personen. Het bedrijf gebruikt de logboeken:
- Bestellingen voor overdracht, ontslag, dienstverband.
- Arbeidscontracten.
- Vakantiebestellingen.
- Reiscertificaten.
- Disciplinaire bevelen en beloningen.
- Taakopdrachten.
- Bestellingen op zakenreis.
- Lokale acts.
- Arbeidsboeken en extra bijlagen.
- Reference.
- Ziekenhuis lakens.
- Ongevallen in de onderneming.
Sommige voorbeelden van personeelsdocumenten worden op federaal niveau goedgekeurd, terwijl andere door het bedrijf zelf worden ontwikkeld.
Zijn alle papieren nodig?
Voorwaardelijk zijn bovenstaande personeelsdocumenten onderverdeeld in drie categorieën:
- Afhankelijk van de specificaties van het bedrijf.
- Aanbevolen.
- Vereist.
Dit laatste moet door alle ondernemingen worden gehandhaafd, zonder uitzondering, ongeacht het aantal werknemers, het soort activiteit, de juridische status. Deze documenten worden direct of indirect vermeld in de arbeidswetgeving. De noodzaak om bedrijfsregels op te stellen volgt bijvoorbeeld uit de artikelen 189-190, personeel - uit art. 57. Aanbevolen papiersoorten zijn ontworpen om personeel te optimaliseren. Hun aanwezigheid of afwezigheid hangt af van de beslissing van het hoofd. Documenten die afhankelijk zijn van de specifieke kenmerken van de organisatie zijn verplicht voor een bepaald bedrijf. Als het bedrijf schadelijke of gevaarlijke werkomstandigheden biedt, is het verplicht om aanvullende regels en instructies te ontwikkelen. Het kan bijvoorbeeld de verordening zijn over regelmatige medische onderzoeken, veiligheidsbriefings, enzovoort. 
Papier herstel
Vaak komt een bepaalde personeelsmedewerker bij de onderneming voor bepaalde moeilijkheden te staan. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld mogelijk geen van de vereiste effecten. Het is onmogelijk om de nodige documenten in één dag op te stellen en te implementeren. In dit geval is het noodzakelijk om de belangrijkste te markeren en met hun ontwerp te beginnen. Experts raden in de eerste plaats aan om te beginnen met het opstellen van vakantieplanningen en personeel. Dan moet u de beschikbaarheid en juistheid van de uitvoering van contracten, orders voor de overdracht, tewerkstelling, merken in de werkboeken controleren.
Als het bedrijf geen boekhoudkundige boeken heeft, moeten deze ook worden bewaard. Vervolgens moet u al uw persoonlijke kaarten op volgorde plaatsen. Alle documenten zijn gedateerd op het moment van uitvoering. In de tekst van het formulier, bijvoorbeeld, f. T-2, de echte datum wordt vastgelegd, dat wil zeggen het nummer waarop de werknemer werd aangenomen of overgeplaatst. In dit geval kunt u contact opnemen met de boekhoudafdeling voor hulp en persoonlijke accounts van medewerkers vragen om informatie te verduidelijken en te verifiëren. Bij het terugvinden van verloren of ontbrekende effecten van een onderneming, moet men het huidige werk niet vergeten. Hierna is het noodzakelijk om te beginnen met het opstellen, opstellen en implementeren van verplichte lokale handelingen. De opslagperioden voor personeelsdocumentatie worden goedgekeurd door de overeenkomstige lijst. Alle documenten die daarin worden vermeld, moeten later worden ingediend bij het archief.
