Het arbeidsproces bestaat uit het instellen van taken door het hoofd en de uitvoering ervan door een medewerker van het bedrijf. Van tijd tot tijd stelt elke medewerker een voortgangsrapport op. De frequentie hangt af van de interne regels van de onderneming, evenals de vorm. Onderschat de relevantie van dit document voor het management niet.
In dit artikel zullen we kijken hoe we een rapport over het uitgevoerde werk goed kunnen opstellen, een voorbeeld van het invullen van een document en enkele tips over de voorbereiding ervan.
Waarom u moet kunnen rapporteren over werk
De workflow kan worden gepresenteerd in de vorm van een complex mechanisme waarin elke medewerker van het bedrijf een versnelling is. In dit voorbeeld is het hoofd van de organisatie een ingenieur die ervoor moet zorgen dat alle mechanismen soepel en zo snel mogelijk werken.
In het echte leven is het voor bazen vrij moeilijk om te evalueren hoe goed werknemers hun werk doen als ze de resultaten van hun werk niet zien. Daarom verplicht het management in bijna alle ondernemingen elke werknemer om regelmatig een rapport op te stellen over het verrichte werk. Vaak wordt dit document gemaakt met een frequentie van 1 week. Zo kunnen de bazen zien wat de werknemers deden en hoe nuttig ze waren voor het bedrijf.
Verkeerd voorbeeld
Het document is in vrije vorm. Misschien is dat de reden waarom er een groot aantal rapporten is die nergens met de directie over spreken of waardoor u denkt dat de werknemer de functies die hem zijn toegewezen niet aankan. Bovendien kan een specifieke werknemer een echte harde werker zijn en zijn plan overvol maken. De schuld hiervoor is een onjuist opgesteld rapport over het verrichte werk. Een voorbeeld van een dergelijk document wordt hieronder gegeven.
“Aan: het hoofd van de planningafdeling Ivanov P. M.
Van: econoom van de 1e categorie van de planningsafdeling Petrov Yu R.
Soort document: voortgangsrapport voor de periode van 02.15.16 tot 02.19.16
Het volgende is voltooid:
- geïmplementeerd werktijden productie workshop;
- tijdwaarnemingsresultaten zijn opgenomen in het werkprogramma;
- berekende nieuwe tijdstandaarden;
- Antwoorden op verzoeken van arbeidsinspecties, evenals verschillende klanten, werden samengesteld;
- nam deel aan een conferentie over verbetering van de arbeidsefficiëntie in de onderneming.
Datum van samenstelling: 02.19.16
Getekend: Petrov Yu. R. ”
Als de werknemer een rapport opstelt over de op deze manier verrichte werkzaamheden, zal het management van mening zijn dat hij niet voldoende is belast.
Wat zijn de fouten?
Het bovenstaande voorbeeld toont duidelijk de standaardfouten bij de voorbereiding van dergelijke documenten.
De belangrijkste zijn:
- gebrek aan een lijst met taken die zijn uitgevoerd;
- geen plannen voor de volgende rapportageperiode;
- gebrek aan specificiteit;
- er is geen analyse;
- het gebrek aan initiatief van de werknemer wordt benadrukt door het gebrek aan aanbiedingen in zijn werkveld.
De bovenstaande vereisten moeten zowel bij de voorbereiding van wekelijkse formulieren als bij het genereren van een rapport over de werkzaamheden voor het jaar worden gebruikt.
Geschikte optie
Het is waarschijnlijk dat de eerste keer om een kwaliteitsrapport samen te stellen niet zal werken. Om het u gemakkelijker te maken, geven we een voorbeeld van hoe u een rapport aan de leider kunt schrijven over het verrichte werk, aangegeven in het eerste voorbeeld:
“Aan: het hoofd van de planningafdeling Ivanov P. M.
Van: econoom van de 1e categorie van de planningsafdeling Petrov Yu R.
Rapport over de resultaten van arbeid voor (02.15.16-19.02.16 gg.)
Voor de rapportageweek waren de volgende taken voor mij ingesteld:
- Voor het uitvoeren van de timing van het werk van de productieworkshop, waarvoor de huidige tijdstandaarden afwezig of verouderd zijn.
- Bereid op basis van de metingen nieuwe normen voor goedkeuring voor voor het werk van de relevante structurele eenheid.
- Neem deel aan een conferentie over verbetering van de arbeidsefficiëntie in de onderneming, gepland voor 18/02/2016, en bereid vragen en suggesties voor.
Alle taken zijn voltooid, namelijk:
- Er werden 5 keer uitgegeven en hetzelfde aantal nieuwe normen werd opgesteld voor het werk van de productieworkshop;
- nam deel aan de conferentie, memorandum met bijgevoegde suggesties.
Ook is gewerkt met inkomende documentatie, namelijk:
- Heeft 2 reacties op IOT-verzoeken gecompileerd.
- Antwoorden op brieven van gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Voor de periode van 02.22.16 tot 02.26.16 is een zakenreis gepland om het werk van de structurele eenheid van de Pechersk-vestiging te verifiëren.
Datum van samenstelling: 02.19.16
Handtekening: Petrov Yu.R. ”
Ben het ermee eens dat deze versie van het rapport beter leest en het management kan zien hoe goed een van de werknemers werkt.
Hoe rapporten voor langere periodes te schrijven?
Natuurlijk is een periode van een week om mooi op papier te schilderen niet moeilijk. Het is moeilijker om een rapport op te stellen over het werk dat een half jaar of zelfs een jaar is verricht. Het is echter gemakkelijker om te doen dan het op het eerste gezicht lijkt. Als u bijvoorbeeld wekelijkse rapporten voor de vereiste periode hebt, kunt u deze veilig gebruiken.
Maximaal volume - 1 vel A4
Tegelijkertijd moet u proberen de informatie enigszins te vergroten zodat het resultaat op 1-2 pagina's past. In het geval dat wekelijkse resultaten in de organisatie niet worden uitgevoerd, maar u verplicht was om een rapport te genereren over het werk dat voor het jaar is gedaan, raak niet in paniek en vecht in hysterie.
Alle informatie is om u heen: bekijk de geschiedenis van berichten in de documentlogboeken of in e-mail, open de map met uw rapporten, bekijk de reisbladen. Dit alles zal helpen herinneren aan de exploits die je tijdens het werkjaar hebt volbracht.
Samenvatten
Hierboven gaven we enkele voorbeelden van het schrijven van een voortgangsrapport. Het belangrijkste is om de uitgevoerde bewerkingen te vermelden, met vermelding van kwantitatieve kenmerken (zo vaak of zo en een aantal stukken, enz.). Zo informeert u de gids over hoeveel werk u precies hebt kunnen voltooien.
Vergeet niet om aan het begin van het rapport een lijst aan te geven met specifieke taken die u hebt gekregen om te voltooien. Een belangrijk onderdeel is de afronding van het rapport. Vergeet niet te schrijven wat u op het werk in de nabije toekomst wilt realiseren. Op deze manier zult u laten zien dat u er breder uitziet dan alleen het gebied van uw onmiddellijke taken en functies die moeten worden uitgevoerd volgens de functiebeschrijving.
U kunt ook het bovenstaande voorbeeld overwegen.
Om het opstellen van dergelijke rapporten eenvoudiger te maken, kunt u het uitgevoerde werk elke dag vastleggen in een notebook of elektronisch document. Je besteedt slechts 3-5 minuten per dag aan deze kleinigheid. Dit is niet zo veel. Vanwege dergelijke gegevens kunt u echter zonder problemen een rapport over uw werk in de toekomst maken.
