Platby přes internet se již dlouho staly samozřejmostí, ale výměna dokumentů, zejména mezi jednotlivci, je stále v papírové formě. K vyřešení tohoto problému a usnadnění výměny dokumentů je navržen kvalifikovaný elektronický podpis. Právnické osoby s EDS spolupracují již dlouhou dobu, jednotliví podnikatelé ji používají k přenosu některých dat (například DPH při pronájmu vládních prostor), zatímco jednotlivci mohou pomocí svého podpisu získat přístup na webovou stránku Státních služeb. Jak získat vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis a jaké výhody to přináší?
Co je to?
Kvalifikovaný elektronický podpis jsou údaje potvrzující pravdu elektronického dokumentu, neexistence zkreslení v něm od okamžiku, kdy byl podpis skutečně nainstalován. Umožňuje také stanovit vlastnictví dokumentu. Takové podrobnosti lze získat pouze v důsledku kryptografické konverze kódu, informací.
Certifikát elektronického podpisu je dokument potvrzující právo vlastnit veřejný klíč elektronického podpisu. Certifikát lze získat pouze v CA (certifikačním středisku) nebo v kanceláři jejich oprávněných zástupců.
Držitel certifikátu je fyzická osoba, která ve svém jménu obdržela certifikát elektronického podpisu. Každý majitel certifikátu má dva klíče: veřejný a soukromý. Ověření elektronických podpisů se provádí pomocí veřejného klíče. To je zase spojeno se soukromým klíčem, prostřednictvím kterého je generován elektronický podpis a dokument je podepsán.
Klasifikace
Jednoduchý elektronický podpis, jak název napovídá, je nejjednodušší verzí EDS. Používá také hesla, kódy nebo jiné prostředky, které potvrzují vytvoření podpisu vlastníkem.
Vylepšený nekvalifikovaný elektronický podpis lze získat pouze převodem kryptografických informací. Zde se neobejdete bez soukromého podpisového klíče. Prostřednictvím takového elektronického podpisu je možné nejen identifikovat osobu, která dokument podepsala, ale také odhalit změny provedené po podpisu.
Zdokonalený kvalifikovaný elektronický podpis má všechny známky nekvalifikace. Jediný rozdíl je v tom, že pro jeho ověření a vytvoření se používají závažnější prostředky kryptografické ochrany, musí být certifikovány FSB Ruska. Kromě toho je zde rozdíl: kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu lze vydat pouze v certifikačním středisku, které prošlo akreditací. Seznam akreditovaných CA je k dispozici na webových stránkách Státních služeb.
Ekvivalence
Federální zákon č. 63 uznává dokument podepsaný jakýmkoli elektronickým podpisem, jednoduchý i vylepšený, stejný jako papírový dokument podepsaný ručně. Existuje však jedna vlastnost: mezi stranami provádějícími elektronickou výměnu dokumentů musí být dohoda podepsána dříve.
Kvalifikovaný podpis je také analogem podpisu vytvořeného vlastní rukou, může však nahradit pečeť organizace. Regulační orgány uznávají právní sílu dokumentů podepsaných kvalifikovaným digitálním podpisem. Mohou být použity u soudu.
Oblast použití
V první řadě jde samozřejmě o správu elektronických dokumentů. Elektronické podpisy pomohou navázat externí a interní výměnu dokumentů ve všech případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis.
Interní správa dokumentů využívá nekvalifikované a kvalifikované elektronické podpisy k schvalování a schvalování dohod a dalších dokumentů upravujících vnitřní procesy organizace. Pokud například ředitel podepíše smlouvu elektronickým podpisem a převede se na exekuci.
Hlavní faktor
U správy externích dokumentů je přítomnost kvalifikovaného elektronického podpisu velmi důležitou podmínkou, protože je to ručitel právní moci. V ostatních případech regulační orgány neuznávají elektronický dokument jako originál, což znamená, že nemá právní sílu a nelze jej použít v soudním řízení. Kromě toho může být dokument podepsaný vylepšeným kvalifikovaným digitálním podpisem uložen v digitálním archivu, přičemž jeho legitimita bude zachována.
EDS lze použít pro podávání zpráv regulačním orgánům. Mnozí již ocenili, jak rychle a pohodlně se provádí elektronické hlášení. Každá organizace si navíc může vybrat nejvhodnější způsob pro sebe, ať už se jedná o produkty 1C, samostatný software nebo weby FSS a Federal Tax Service. Základem každé takové činnosti je kvalifikovaný certifikát klíče elektronického podpisu, který musí být vydán autorizovanou nebo akreditovanou certifikační autoritou. Metoda odesílání však není kritická.
Přijímání veřejných služeb
Všichni občané Ruské federace mohou získat elektronický podpis, aby jej mohli používat pro přijímání veřejných služeb, v tomto případě však není vyžadován kvalifikovaný certifikát o ověření elektronického podpisu: bude stačit nejjednodušší, bezvýhradný EDS, je zcela vhodný pro potřeby jednotlivce. S jeho pomocí může každý občan podepsat elektronickou přihlášku, která může být zaslána výkonnému orgánu, pokud je takový tok dokumentů možný.
Jak získat kvalifikovaný elektronický podpis pro jednotlivce? Nejjednodušší způsob, jak získat univerzální elektronickou kartu, která je vydávána od 1. ledna 2013 a má vestavěný vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis. Taková karta je jedinečným identifikačním nástrojem občana, pomocí kterého je možné platit, objednávat a přijímat různé veřejné služby prostřednictvím internetu. Karta je svou koncepcí navržena tak, aby nahradila mnoho dokumentů, například důchodový certifikát a zdravotní politiku, aby je bylo možné kombinovat s elektronickou peněženkou, cestovním lístkem a elektronickým podpisem.
Pomocí ES
Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis je vhodný jak pro interní, tak pro firemní procesy. Lze jej získat u certifikační autority akreditované Ministerstvem komunikací RF. Chrání dokument před změnami, potvrzuje jeho integritu a autorství.
Vylepšená kvalifikovaná ES může pomoci při řešení celé řady problémů. Používá se například pro podávání zpráv daňovým úřadům a pro výměnu elektronických dokumentů. Tato verze certifikátu má největší počet možných funkcí, ale to neznamená, že je výhodnější pro každou organizaci jej používat. Zaprvé, cena certifikátu přímo závisí na počtu funkcí. Za druhé, při výběru méně funkčního certifikátu musíte zajistit, aby dostupné možnosti plně uspokojovaly potřeby organizace.
Existují také situace, kdy typ použitého certifikátu určuje strana, která dokument přijala. Existují například provozovatelé správy dokumentů, kteří přijímají certifikáty pouze od jejich certifikačního střediska, a proto při výběru certifikátu musíte také zajistit, aby neexistovala žádná omezení pro jeho použití v nezbytném informačním systému.
Výhody elektronické výměny dokumentů
Protože nyní mají všechny organizace a společnosti příležitost organizovat výměnu právně závazných elektronických dokumentů, stojí za to diskutovat o výhodách tohoto procesu.
Zaprvé, jedná se o rychlost doručení dokumentů. Bez ohledu na adresu protistrany bude dodací lhůta pro dokumenty desetkrát kratší než obvykle v papírové podobě. Používání elektronických dokumentů také snižuje náklady spojené s přípravou a přenosem papírových kopií.
Existují vážnější ekonomické výhody, protože správa elektronických dokumentů znamená značné zrychlení obchodních procesů. Nejjednodušším příkladem je rychlé uzavření a aktivace transakcí, díky nimž je dosaženo většího cash flow. To znamená, že po zavedení elektronické správy dokumentů bude společnost schopna zvýšit zisk za jednotku času.
Automatizace
Použití kvalifikovaného klíče pro elektronický podpis může také zkrátit dobu zpracování, odesílání dokumentů a tento proces prakticky automatizovat. Podle zákona se mohou mezipodnikové výměny podle zákona účastnit dopisy vyžadující právní sílu, faktury, konosamenty, faktury, provedené práce, úkony poskytování služeb, faktury, smíření o vzájemném vypořádání, nákladní listy.
Vzhledem k rychlosti a spolehlivosti elektronické výměny dokumentů se společnosti nemohou obávat jednoduchého a včasného podávání zpráv daňovým úřadům. Umožňuje také ušetřit část peněz.
Důležité faktory
Tok dokumentů v rámci společnosti v elektronické podobě má smysl pouze tehdy, má-li každý dokument právní sílu a lze jej použít u soudu nebo v jiných případech. Aby měl elektronický dokument právní význam, je třeba vyřešit některé problémy. Zaprvé proces podpisu a zasílání elektronického dokumentu dodavatelům a zadruhé přijímání a ověřování kvalifikovaného elektronického podpisu na dokumentech obdržených od dodavatelů. Zatřetí, je nutné organizovat ukládání a zpracování již podepsaných dokumentů, archivaci a navigaci na nich. Začtvrté, je důležité zajistit zachování legitimity dokumentů v archivním úložišti.
Jednoduché řešení
K vyřešení prvních dvou problémů můžete využít služeb mezipodnikové výměny, které jsou spravovány provozovateli správy elektronických dokumentů. Při výběru takové služby je třeba vzít v úvahu některé faktory, jako je dostupnost příslušných licencí pro provozovatele, schopnost integrovat směnnou službu do podnikového informačního systému a účtování dokumentů.
Další dva úkoly lze vyřešit pomocí elektronického systému správy dokumentů, který již má veškerou potřebnou funkčnost. Pokud v účetním systému dojde k počáteční tvorbě dokumentů, můžete do něj integrovat systém elektronické správy dokumentů.
Pokud takový systém neexistuje, mohou být tyto úkoly částečně přiděleny provozovateli směnných služeb.