Nákladní list je primární účetní doklad, který upravuje skutečnost, že dodavatel doručuje zboží kupujícímu, obvykle k dalšímu prodeji. Na základě tohoto dokumentu odečte prodávající zboží a materiál ze svého skladu a kupující dorazí. Dokumenty mohou mít různé podoby, nejčastější - TORG-12. Jaké jsou jeho plnicí vlastnosti, proč je to nutné a co je TORG-12: podrobně v tomto článku.
Název a typ dokumentu
Název TORG pochází ze slova „obchod“, protože předmětem tohoto dokumentu je jakákoli organizace zabývající se velkoobchodem nebo maloobchodem. Číselná hodnota označuje formulář pro zaznamenávání transakcí od 1 do 31. Dnes je vyplnění všeho nepovinné.
TORG-12 potvrzuje skutečnost přijetí a převodu zboží a materiálů společnosti třetí strany, v tomto ohledu se jedná o externí dokument. K pohybu zboží v rámci společnosti se zpravidla používají zjednodušené formuláře dokumentů TORG-13.
Standardní nákladní list splňuje všechny požadavky právních předpisů v oblasti obchodu, nicméně případy použití samostatně vyvinutého formuláře nejsou neobvyklé.
Co je TORG-12?
Jakákoli aktivita TM obchodní společnosti by měla být prováděna pomocí dokumentů schválených vedoucím organizace (na základě federálního zákona č. 402 ze dne 02.06.2011).
Formulář dokumentu TORG-12 je od roku 1998 součástí federální servisní rezoluce č. 132 a slouží jako důkaz o převodu zboží a materiálu z dodavatele na prodávajícího. Dokument lze uložit v papírové i elektronické podobě (na obrázku je ukázka TORG-12).
Může být použit nejen k řízení obratu zboží v organizaci, ale také k poskytování služeb, ale je třeba dbát opatrnosti, při kontrolách regulačních orgánů může dojít k nedorozuměním.
Podrobnosti uvedené na faktuře
Ve formuláři TORG-12 musí být uvedeny povinné údaje, bez ohledu na použitý formulář: standardní nebo schválené zakladatelem společnosti. Pokud alespoň jeden z níže uvedených údajů chybí, je dokument považován za neplatný a transakce je zrušena.
Seznam požadovaných údajů:
- název dokumentu;
- číslo a datum kompilace;
- adresa sídla prodávajícího, DIČ, KPP, BIK, r / s;
- skutečná adresa přepravy zboží;
- adresa příjemce;
- právní adresa kupujícího, DIČ, KPP, BIK, r / s;
- vedoucí organizace;
- hlavní účetní;
- údaje o osobě, která zboží vyrobila;
- číslo smlouvy, na základě které je zboží dodáno;
- OKPO;
- OKPD.
Nákladní list TORG-12 je vyhotoven ve dvou vyhotoveních a datum uvedené v dokladu se musí shodovat se skutečným datem odeslání zboží a materiálů.
Jak vyplnit dokument?
Co je TORG-12? Dokument je uzávěrka naplněná normami a tabulka, která uvádí:
- Sériové číslo položky.
- Název, charakteristika, třída zboží.
- Vnitřní kód.
- Měrná jednotka.
- Počet sedadel.
- Množství zboží na jednom místě.
- Mše.
- Cena jedné jednotky zboží.
- Částka bez DPH.
- DPH.
- Částka s DPH.
Údaje v seznamu musí být uvedeny pro každý produkt v nákladním listu TORG-12. Dodavatel vystaví tři podpisy oprávněné osoby a povinný dojem kulaté modré pečeti.
Na pravé straně dává kupující dva podpisy a osvědčení s pečetí. Dokumenty se ukládají pět let od data transakce.
Správné naplnění TORG-12 zaručuje, že regulační orgány nedorozumí, a proto je nutné brát papírování velmi vážně.
Elektronický nákladní list
Na základě účetních zákonů a s elektronickým podpisem mohou organizace vytvářet a ukládat TORG-12 nejen v papírové formě, ale také v elektronické podobě. Pro zaznamenávání takového dokumentu existuje standardní formulář, který může daňový poplatník zaslat daňovým úřadům na internetu.
Proces plnění nemá významné rozdíly v závislosti na formě střednědobých faktur nebo elektronických, s výjimkou jednoho: elektronický formát existuje v jedné kopii a obsahuje dva soubory. První je vyplněn prodejcem a zaslán kupujícímu, druhý vyplněn kupujícím. V tomto případě jsou umístěny dva elektronické podpisy - jeden od každé ze stran.
Opravy v tištěných a elektronických dokumentech
Stává se, že seznam zboží prodávajícího se liší od skutečného. V tomto případě jsou vyhotoveny dvě kopie v papírové verzi, datum a podpis stran jsou potvrzeny, což potvrzuje nesoulad. Prodávající zpravidla nahrazuje takové doklady, které jsou na základě účetních pravidel volitelné.
Není možné provést takové opravy v elektronickém formátu, v tom případě určují cestu prodejní a nákupní organizace. Často prodávaná strana sestaví nový dokument, ve kterém si všimne, že druhá možnost je součástí originálu. V takovém případě by měl být formát oprav nejprve uveden ve smlouvě s kupujícím.
Existují případy, kdy kupující zjistí kvantitativní nebo kvalitativní nesrovnalosti, dojde k nesouladu ve formě TORG-2 nebo TORG-3. Následně mohou být použity k vyřešení neshod s dodavatelem ohledně dodaného zboží.
Faktura
Pokud je organizace plátcem DPH (daň z přidané hodnoty), je příprava dokumentu povinná. Na základě přijatých faktur vytvoří kupující „Kniha nákupů“ a na základě vystavených „Kniha prodejů“.
Co je to faktura? Co je TORG-12? Jaký je jejich rozdíl?
Faktura musí také obsahovat všechny údaje o prodávajícím a kupujícím, sazby DPH a další povinné údaje stanovené v daňovém zákoně. Prodávající je povinen zaplatit dodatečnou daň z přidané hodnoty. Organizace pracující na zjednodušeném daňovém systému jsou z toho osvobozeny.
Tyto dva dokumenty, TORG-12 a faktura, tedy mohou existovat samostatně pouze tehdy, bude-li použit zjednodušený daňový systém. Podniky, které používají společný systém, jsou povinny používat oba tyto dokumenty, vzájemně se doplňují a jsou vždy poskytovány společně.
UPD - co to je?
Univerzální přenosový dokument je zjednodušenou formou dvojice dokumentů a faktur TORG-12. Slouží k usnadnění účtování primárních účetních dokladů ak osvobození účetní od papírové rutiny. Je logické, že pokud se použije jeden ze dvou dokumentů, pak by měl obsahovat informace, které se projeví v obou. To znamená, že kromě povinných údajů obsahuje UPD informace o celních prohlášeních, údaje o DPH a zemi původu zboží.
UPD obsahuje všechny potřebné informace, které jsou v TORG-12 a fakturu společně, proto dodavatelé mají tendenci přecházet na univerzální transferový dokument, což výrazně snižuje spotřebu papíru a objem archivních skladů.
Dokument je vyhotoven také ve dvou kopiích: jedna zůstává u prodávajícího, druhá je převedena na kupujícího. Je třeba věnovat pozornost tomu, že v tomto případě zůstává počet podpisů dodavatele a kupujícího nezměněn, jako v případě TORG-12, pouze v tomto případě UPD potvrdí skutečnost transakce.
