Práce každé organizace je zpravidla spojena s velkým počtem dokumentů. Jedná se o příchozí korespondenci a odpovědi na ni, různé příkazy a výkazy zaměstnanců, technické pokyny a účetní zprávy. Všechny vyžadují včasné účetnictví a optimalizaci. Jednou z možností řešení tohoto problému je soupis dokumentů.
V souladu se zákonem
Specialista, který se zabývá podnikovou prací v podniku, ví nejlépe, co je to soupis dokumentů. Během roku jím projde obrovské množství papírů. Všechny z nich jsou důležité a každý z nich hraje při řešení této či jiné záležitosti zvláštní roli. Je prostě nemožné zahodit takové zavazadlo, protože každý z těchto papírů má určitou dobu skladování, během níž je platný a může se hodit. Tyto dokumenty jsou obvykle uloženy v archivu, kde jsou stále.
Kdykoli je lze odtud odebrat a použít tak, jak bylo zamýšleno. Ve spolkovém zákoně o archivních záležitostech z října 2004 je seznam všech možných typy dokumentů a každý z nich má konkrétní lhůtu, po kterou musí být u vlastníka. Jak ale vzít v úvahu obrovské množství papírů přijatých k uložení? K tomu existuje soupis dokumentů. Sestavuje jej zaměstnanec odpovědný za archivaci a je povinným doplňkem každé složky nebo případu předloženého k dlouhodobému uložení.
Odesílání důležitých dokumentů
Tajemník v podniku také často sestavuje soupis dokumentů. To neznamená registraci příchozí nebo odchozí korespondence. K tomu má každý sekretář zvláštní deník. Tam je odpovídajícím způsobem zaznamenán okamžik přijetí nebo odeslání dopisu s uvedením data, adresáta a výkonného úředníka. Soupis může být v některých případech uvnitř takové korespondence.
Například organizace pošle balíček dokumentů na adresu. Nelze je jen vložit do obálky a hodit do krabičky nalepením razítka. Kde je záruka, že dokumenty dosáhnou v plném rozsahu? Samozřejmě, pokud se jedná o brožury nebo jednoduché letáky, nebojte se. Kdykoli mohou být zaslány znovu. Ale někdy musíte poslat seriózní dokumenty na oficiální žádost. V tomto případě by měl být kromě hlavních jistot přiložen průvodní dopis a soupis, který bude seznamem dokumentace zaslané na tuto adresu.
Přenos dokumentů
Zaměstnanci, kteří se podílejí na uzavírání smluv, velmi dobře vědí, co je to soupis dokumentů. Můžete si to snadno udělat sami.
Hlavní věc je, že tento dokument obsahuje všechny potřebné informace:
- Jméno odesílatele je zapsáno v levém horním rohu nebo je vloženo razítko společnosti.
- Vpravo jsou údaje o adresátovi (jméno společnosti a celé jméno její hlavy).
- Pod středem je jméno. Jedná se například o „Seznam dokumentů, které mají být předány ke smlouvě“, jejichž číslo a datum musí být rovněž uvedeny.
- Dále je náhodně sestavena tabulka, ve které musí být alespoň 4 sloupce (číslo v pořadí, název dokumentu, jeho číslo a datum, počet kopií, počet listů).
- Poté se vytvoří konečný záznam o tom, kolik dokumentů se převádí podle tohoto soupisu. Musíte také vypočítat celkový počet listů příloh.
- V samém dolním rohu stránky je poznámka o tom, kdo tyto dokumenty převedl a obdržel, s datem, příjmením a pozicí.
Toto je nejběžnější seznam dokumentů, jejichž vzorek je každému úředníkovi dobře znám jako poštovní formulář číslo 107. Hotové formuláře lze odebírat předem na kterékoli poště, aby se pomalu vyplňovaly a kontrolovaly na pracovišti.
Jemnosti archivace
Seznam zaměstnanců se seznamuje se všemi zaměstnanci archivu. Vyrábí se během převodu cenných papírů ke skladování. Tento dokument není jen obsah konkrétní složky. Umožňuje kdykoli najít potřebné informace mezi velkým počtem článků.
Objednávky, výkazy a další investice jsou systematizovány a shrnuty do tabulky, která by měla obsahovat šest požadovaných sloupců:
- Sériové číslo.
- Rejstřík konkrétního dokumentu v souladu s nomenklaturou.
- Jeho datum (datum uvedené při registraci).
- Název (objednávka, dopis, smlouva).
- Čísla listů.
- Poznámka:
Stůl může být docela velký. V každém případě by však na konci měl být proveden konečný záznam o tom, kolik dokumentů je v něm uvedeno, a také o celkovém počtu vypočtených stránek. Nyní, při pohledu do takové složky, můžete snadno najít požadovaný papír podle požadovaných parametrů bez vynaložení zvláštního úsilí.
Funkce inventáře
Interní seznam dokumentů vyžaduje zvláštní znalosti a zvláštní pozornost od jeho překladače. Chyby designu někdy způsobují, že se papír ztratí v obrovském množství informací. Být na místě, letí mimo dohled.
Například pro plánovaná inspekce Daňový inspektor před loňským rokem potřeboval zprávu, která byla podána s nedbalostí spolu s dalšími dokumenty. Nastala situace, kdy zaměstnanec podniku nemůže toto nebo tyto informace dříve potvrdit. Takové nedorozumění může mít za následek pokutu pro organizaci a potrestání zaměstnanců odpovědných za poskytování informací a uchovávání dokumentů. Výše ztráty závisí na významu hledaných údajů. Aby se tomu zabránilo, musí být záznamy dokumentů náležitě vedeny. Tento proces je samozřejmě velmi složitý a časově náročný. Kromě toho je nutné zohlednit vícestupňové a posloupnost postupu.
Osobní soubory zaměstnanců
Personální služba jakéhokoli podniku nebo organizace je také částí, kterou prochází mnoho různých dokumentů. Většina z nich se hromadí v osobních spisech zaměstnanců.
Jsou uloženy na místě až do odvolání a teprve poté jsou archivovány. V takovém případě musí úředník vypracovat soupis osobních spisů. Je třeba poznamenat, že v ruských právních předpisech neexistují žádná určitá pravidla týkající se jeho přípravy. Všechna pravidla jsou převzata ze sovětské éry. V souladu s nimi by takový inventář měl být typovou tabulkou sedmi sloupců:
- Číslo v pořádku.
- Rejstřík konkrétního dokumentu.
- Datum
- Název a shrnutí dokumentu.
- Čísla listů.
- Datum, kdy byl dokument do souboru zahrnut.
- Poznámka pro speciální poznámky.
Na konci je vypočítán celkový počet dokumentů uvedených v seznamu. To vše se provádí pod podpisem úředníka s uvedením data předání věci.
