Zaměstnanci personálního oddělení musí mít přesné, úplné a objektivní informace o všech zaměstnancích podniku, kteří jsou jeho zaměstnanci. Dokumentace jednotlivých záznamů, která obsahuje informace o profesních činnostech každého pracovníka, se shromažďuje v jakési dokumentaci. Dále se zabýváme tím, jak probíhá vytváření osobních záznamů zaměstnanců v podniku. 
Obecné informace
Dokumentace pro zaměstnance je nezbytná k systematizaci dostupných informací a jejich shrnutí na jednom místě. Osobní spis zaměstnance, jehož vzor bude uveden níže, je soubor článků týkajících se:
- Zaměstnanost.
- Propagační proces.
- Dodržování pravidel pracovní kázně.
- Ukončení vztahů se zaměstnavatelem a jiné.
Hlavní kategorie zaměstnanců
Je třeba poznamenat, že správa osobních záznamů zaměstnanců není povinná ve vztahu ke všem zaměstnancům. Příkladem je federální zákon č. 79. Stanovuje povinnou registraci osobních spisů zaměstnanců ve státní službě. U ostatních pracovníků lze postup sestavování dokumentace stanovit regulačními akty místní povahy. Osobní soubory mohou uchovávat následující zaměstnanci:
- Manažeři (vedoucí podniků, zástupci, asistenti).
- Vedoucí strukturálních divizí a jejich zástupci.
- Přední (hlavní) specialisté.
- Odpovědní pracovníci.
- Zaměstnanci, kteří jsou zahrnuti do personální rezervy pro přesun na pozice zvláštního významu.
- Specialisté poskytující činnost zařízení pro řízení podniku.
Výhody sestavení dokumentace
Je třeba poznamenat, že osobní soubor zaměstnance je velmi pohodlným zdrojem údajů o každém pracovníkovi. V jedné složce se shromažďují všechny kopie osobních dokladů zaměstnance, objednávky přijaté v souvislosti s ním atd. To vám umožní co nejúplnější charakteristika pro zaměstnance, zaznamenat jeho zásluhy nebo naopak jakákoli porušení a zneužití, kterých se dopustil během své profesionální činnosti v podniku.
Interní akty podniku: osobní spis zaměstnance
Dokumenty jsou shromažďovány a sestavovány různými zaměstnanci podle uvážení vedení. Pokud jsou složky s osobními doklady určeny všem zaměstnancům, je vhodné vytvořit vhodný místní akt. Kromě toho by měla být zahrnuta sekce, která stanoví, že je třeba otevřít osobní spis zaměstnance pro každého zaměstnance na plný úvazek, včetně technického personálu. V některých podnicích manažeři upřednostňují vypracování samostatného aktu, který stanoví všechna specifika kompilace dokumentace. 
Hlavní nuance
Bez ohledu na formu regulace pro sestavování dokumentace pro zaměstnance byste měli při práci s nimi určit:
- Kategorie zaměstnanců, u nichž jsou uloženy osobní soubory. Budou to všichni zaměstnanci nebo pouze jejich oddělené skupiny. Například to mohou být pouze manažeři všech oddělení správy.
- Způsob, jakým je kompilován osobní spis zaměstnance. Vzorek by měl obsahovat všechny potřebné oddíly a sloupce, do kterých jsou zadávány informace o odborníkovi.
- Složení dokumentů shromážděných v dokumentaci. Současně je uvedeno, které dokumenty jsou uloženy ve formě kopií a které jsou v originále.
- Pořadí, ve kterém jsou dokumentace zpracovávány.
- Pravidla pro seznámení zaměstnance s novinami o něm.
- Postup ukládání osobních záznamů zaměstnanců.
Je pro práci na částečný úvazek požadována dokumentace?
To bude záviset na tom, zda zaměstnanec zaujímá pozici, ve které je nutný osobní spis zaměstnance. Současně se obvykle spouští nová dokumentace pro externí časovače a pro interní složky se odpovídající dokumenty ukládají do existujících složek. Pokud podnik stanoví povinné provádění osobních záležitostí v regulačních předpisech, budou také v souladu se zavedeným postupem umístěny na pracovní místa na částečný úvazek.
U pracovníků na částečný úvazek je dokumentace sestavena podle obecných pravidel definovaných v každém konkrétním podniku. Podle čl. 283 zákoníku práce občan při současném jmenování na pracovní místo předloží cestovní pas nebo jiný doklad, který osvědčuje jeho totožnost. Pokud pozice vyžaduje zvláštní znalosti, má zaměstnavatel právo požádat budoucího odborníka o předložení diplomu nebo jiného dokladu o vzdělávání nebo odborné přípravě (nebo jejich kopie, řádně ověřené). Při žádosti o podnik s obtížnými nebo nebezpečnými (škodlivými) pracovními podmínkami může zaměstnavatel požadovat osvědčení o povaze a podmínkách činnosti na hlavním místě zaměstnance. Kopie předložených dokumentů musí být uloženy do osobního spisu. 
Počáteční kompilace
Vytváření osobních souborů se provádí za účelem řádného seskupení dokumentovaných informací o zaměstnancích přímo v procesu upevňování pracovních vztahů s nimi. Kompilace se zpravidla provádí v samostatné složce pro každého zaměstnance. Tato forma vedení osobních věcí je považována za nejpohodlnější způsob organizace informací. Současně je třeba připomenout, že je zakázáno přijímat, zpracovávat a připojovat k dokumentaci dokumentaci, která uvádí jeho politické, náboženské a jiné přesvědčení, soukromý život, členství ve veřejných organizacích, včetně odborových svazů.
Základní požadavky
V praxi se při kompilaci osobních souborů ukládají dokumenty do složky. Na jeho obálce je připojeno pořadové číslo přiřazené k dokumentaci. Pod ním je osobní spis zaměstnance evidován v příslušném účetním deníku (knize). Tento požadavek je obsažen v čl. 695 odst. B Seznamu archivních modelů vytvořených v procesu fungování státních orgánů, místních úřadů s vyznačením doby uchovávání. Poté, co zaměstnanec opustí podnik, je jeho složka odstraněna ze složky. Poté je osobní soubor proveden pro přenos do archivu a uložen. 
Informace o účetním deníku (knize)
Tento dokument může obsahovat následující údaje:
- Číslo dokumentace.
- Celé jméno specialista.
- Počet počátečních dokumentací.
- Datum převodu příspěvků do archivu.
- Další poskytnuté informace domácí politika podniky.
Počáteční provedení zahrnuje seskupení dokladů svědčících o zaměstnávání občana a poté veškeré informace týkající se profesních činností zaměstnance v organizaci.
Seznam hlavních dat
V právních předpisech není definován seznam dokumentů, které by měly být obsaženy v osobních spisech. U státních zaměstnanců je stanoveno, že jejich dokumentace obsahuje osobní a jiné údaje týkající se přístupu ke službě, jejího předání a propuštění. Osobní údaje zahrnují také informace nezbytné k zajištění činnosti státní agentury. 
Dokumentace také obsahuje:
- Interní seznam příspěvků.
- Osobní registrační list nebo formulář žádosti.
- Autobiografie.
- Kopie:
- doklad totožnosti;
- osvědčení o pojištění;
- DIČ (pokud jej poskytuje zaměstnanec);
- osvědčení o vojenské registraci pro brance a občany podléhající návrhu;
- cenné papíry potvrzující právo odborníka na odpočty daně, které jsou stanoveny v čl. 218 daňový zákon;
- osvědčení o stanovení úrovně omezení zdravotního postižení, zdravotního postižení (pokud je poskytováno specialistou);
- příkazy (objednávky) při vstupu do státu;
- popis práce;
- dohoda o převzetí odpovědnosti (pokud to pozice stanoví);
- pracovní smlouva (pokud je originál uložen v samostatné složce).
5. Příspěvky týkající se přístupu k informacím, které představují tajemství chráněné zákonem (pokud plnění povinností odborníka zahrnuje použití těchto informací).
6. Výsledky předběžné lékařské prohlídky (vyšetření), která se provádí za účelem prokázání odborné způsobilosti (v případech stanovených zákonem).
Další papíry
V průběhu práce specialisty mohou být do jeho osobního spisu uloženy tyto údaje:
- Kopie smluv k hlavní smlouvě (nebo jejich kopie).
- Oznámení o změnách podmínek pracovní smlouvy z podnětu zaměstnavatele.
- Kopie:
- zprávy a vysvětlivky, prohlášení a žádosti zaměstnance o různých otázkách;
- příkazy (převody) o převodu zaměstnance na jinou činnost (postavení), o zrušení disciplinárních sankcí, pobídek, ukončení činnosti v podniku;
- pracovní kniha.
4. Výsledky pravidelných (povinných) lékařských prohlídek.
5. Certifikační materiály (pokud pozice vyžaduje tato opatření).
6. Ostatní dokumenty týkající se činnosti specialisty v podniku. 
Speciální fotografie
Je také přítomna v osobním spisu. Obvykle se používá fotografie 4x6. Na zadní straně je napsáno celé jméno zaměstnanec. Doporučuje se měnit fotografii nejméně jednou za 5 let nebo po dosažení určitého věku. Tato otázka je upravena na uvážení úřadů.
Změnit podrobnosti
Pracovníci, kteří jsou odpovědní za přípravu a vedení podnikání, by měli sledovat svůj stav a včas aktualizovat informace. Není třeba měnit dotazník ani registrační list ani vyžadovat, aby odborník znovu vyplnil příspěvek. Veškeré úpravy se provádějí vypracováním jednotlivých aktů. Nazývají se přírůstky do určité sekce (například doplnění do dotazníku). Zpravidla jsou uváděny ve formě tabulky. Vypracování vhodných formulářů je na uvážení zaměstnavatele.
