Osobní asistent vedoucího: povinnosti a požadavky

Hlavním zdrojem každé organizace jsou její zaměstnanci. Přispívají k růstu a prosperitě výroby. Příslušní šéfové si cení svých zaměstnanců. Mezi další významné funkce patří zejména asistent manažera. Povinnosti a jejich význam je obtížné přeceňovat. Toto je pravá ruka a hlavní poradce, organizátor akce a koordinátor setkání. Bez dobrého asistenta bude pro top manažera velmi obtížné řídit podnik.

Charakteristické rysy a specifika asistenta

Neexistuje takové postavení, které by bylo tak rozporuplné a nejednoznačné, pokud jde o požadavky asistenta manažera. Povinnosti zaměstnanců zapojených do tohoto typu činnosti zahrnují několik bodů. Navíc jsou osobní asistenti často zaměňováni se sekretářkami nebo vedoucími kanceláří. Přestože jsou si podobné, jedná se o různé typy činností.

Funkční povinnosti asistenta manažera:

• Zajištění pracovního dne šéfa - harmonogram, schůzky, podepisování dokumentů a služební cesty;
• zajištění pohodlného pracoviště pro top manažera - péče o mikroklima, čistotu a pohodlí místnosti;
• pracovat s dokumenty hlavy, zejména s příchozími dopisy a hovory;
• zajištění psychického pohodlí nadřízených;
• počáteční jednání;
• překlad;
• zajištění vedení papírnictví atd.

Tento seznam je mnohem širší než sekretářské a administrativní povinnosti. Avšak specifika, kterým musí zaměstnanec čelit v pozici „osobního asistenta vedoucího“, budou pro různé zaměstnavatele odlišná.

Stává se, že se jedná hlavně o sekretářské práce. Nebo se asistent výhradně zabývá zajišťováním pohodlí a pořádku šéfa. Někteří asistenti jsou plnoprávní zástupci a mají podřízené své zaměstnance.

Odborné dotazy zaměstnavatele na kandidáta na pozici „asistent manažera“, povinnosti a požadavky na vzdělání

Požadavky na základní vzdělání a pracovní zkušenosti se budou lišit v závislosti na vnímání managementu. Nejčastěji je toto volné místo považováno za počáteční kariéru. Vážný vrcholový manažer se však bude hledat jako pomocník osobě s určitou profesní a životní zkušeností.

Minimálním požadavkem je středoškolské vzdělání související se správou nebo jurisprudencí. Zaměstnavatelé navíc od uchazečů očekávají následující profesní kvality:

• schopnost pracovat ve všech kancelářských programech;
• vysokorychlostní tisk;
• gramotnost;
• znalost alespoň jednoho cizího jazyka, nejčastěji angličtiny;
• znalost základů programování a nestandardních počítačových programů;
• schopnost provádět papírování a korespondenci v souladu s regulačními požadavky;
• znalost základních právních předpisů;
• kompetentní, přednesená řeč.

Toto jsou minimální požadavky na uchazeče o pozici „osobního asistenta k hlavě“. Odpovědnosti lze také doplnit v závislosti na rozsahu organizace. V některých podnicích je předpokladem pro přijetí k takové práci profilové nebo související vzdělání. Kromě toho je další obchodní vzdělávání nebo kurzy dalšího vzdělávání považováno za velké plus.

Pomocné osobní atributy

Kromě profesionálních pracovníků jsou asistentům manažerů předkládány i řadu osobních požadavků.Specifika pozice, povinností a pracovních funkcí „asistent manažera“ vyžadují sklad zvláštních znaků.

Nejprve to je:

• odolnost proti stresu - přece jen asistent často musí vztek hněvu svých šéfů nejprve naslouchat a poslouchat nespokojenost svých podřízených;
• multitasking - schopnost provádět několik úkolů současně je tou nejcennější kvalitou dobrého asistenta;
• pozitivní myšlení - bez této charakterové vlastnosti se asistent manažera nebude vyrovnávat s dalšími povinnostmi, protože jeho činnosti často přesahují rámec standardní obchodní spolupráce;
• vysoká schopnost učení - u každého dobrého asistenta by měla být přítomna touha učit se novým věcem a získat dobré pochopení pracovního postupu.

To jsou jen základní, základní charakterové vlastnosti, které jsou pro každého asistenta manažera nezbytné pro úspěšnou profesionální kariéru. Ale nejdůležitější osobní požadavek - temperament a chování šéfa a asistenta by se neměly opomíjet, ale v ideálním případě se navzájem doplňovat.

Obecné povinnosti

Asistent pracuje přímo s vedením organizace, vykonává osobní úkoly i profesní povinnosti. Obvykle zahrnují:

• vedení kancelářské práce vedoucího av některých případech i celé organizace. V jednotlivých podnicích asistenti řídí sekretariát organizace;
• koordinace řízení. Naplánujte obchodní jednání, upozorněte nadřízené na různé akce a činnosti;
• vedení korespondence jménem organizace;
• příjem a přerozdělení příchozích telefonních hovorů;
• na požádání poskytne hlava veškeré potřebné informace.

Další povinnosti asistenta vůči vedoucímu organizace

Nejběžnějším neobsazeným místem v této oblasti činnosti je osobní asistent vedoucího s dalšími povinnostmi a funkcemi. Vedení často hledá docela různorodého zaměstnance, který je schopen rozšiřovat odpovědnosti.

Nejběžnější další odpovědnosti jsou:

• překlad z cizího jazyka, a to i během jednání. Ne vždy může vedení plně důvěřovat externím zaměstnancům a znalost alespoň angličtiny zde bude velmi užitečná;
• organizace výletů hlavy a doprovod na cestách. Taková činnost předpokládá, že se asistent postará o všechny domácí okamžiky: stěhování, objednání taxi a hotel, stravování a papírování;
• doprovod nadřízených k událostem protokolu;
• služby pro domácnost.

Tento seznam zdaleka není úplný. Nejčastěji je docela obtížné jednoznačně odpovědět na otázku, za co je zodpovědný asistent manažera? Tato aktivita je velmi různorodá. Každý šéf má své vlastní požadavky, hlavní věcí je zajistit, aby všechny byly v souladu se zákonem.

Režim osobního asistenta

Jednou z hlavních vlastností této činnosti je závislost pracovní doby zaměstnance na řízení. Normální je samozřejmě předepsán pracovní den v délce osmi hodin. Ve skutečnosti asistenti porovnávají svůj režim s šéfy.

Toto „rozostření“ pracovní doby a potřeba neustále udržovat kontakt s managementem často děsí absolventy z těchto volných míst. Ve skutečnosti musíte pracovat víc než na jakémkoli jiném místě. Čas odpočinku a práce je nestabilní.

Popis úlohy Asistent manažera

Struktura postu „asistent manažera“, povinnosti, požadavky na vzdělání a pracovní zkušenosti by měla být uvedena v popisu práce. Jedná se o dokument, který poskytuje transparentnost požadavků na správu a snadnou kontrolu nad plněním povinností zaměstnanců.

Popis práce je normativní a závazný.Tento dokument vysvětluje všechny jemnosti práce asistenta manažera. Toto je prakticky průvodce po akci. Dokument zahrnuje nejen povinnosti, ale také práva, povinnosti a rysy řešení pracovních sporů.

V souvislosti se zvláštnostmi činnosti asistenta manažera by se s přípravou jeho popisu práce mělo zacházet se zvláštní pozorností. Nezapomeňte předepsat vlastnosti práce, nuance organizace času práce a odpočinku, kompenzace za zpracování.

Pro pozici „asistent“ je nutné odlišit popis práce asistenta od stejného dokumentu projektový manažer. “ Povinnosti posledně jmenovaného jsou často dočasné, stejně jako práce samotná.

Kromě toho by popis práce měl jasně uvádět název pozice. Nejčastěji označují „sekretářka“, „sekretářka“, „směrový manažer“. Pečlivě zajistěte, aby tato položka byla v souladu s platnými předpisy a byla aktuální.

Co naznačit ve výkonném asistentovi pokračovat

Pozice osobního asistenta je skvělým začátkem absolventské kariéry. Můžete tak získat své první zaměstnání a získat nesrovnatelné odborné zkušenosti. Pro uchazeče o zaměstnání se zkušenostmi se však toto volné místo může zdát zajímavé. Obzvláště pokud plánujete změnit rozsah činnosti.

Znát hlavní povinnosti asistenta manažera, není těžké napsat životopis. Tento dokument předpokládá, že jste si přečetli teoretickou část otázky a jste připraveni začít pracovat. Pečlivě prostudujte požadavky na žadatele a začněte psát text.

Údaje, které musí být uvedeny v životopise pro „asistenta“ nebo „osobního asistenta do hlavy“:

1. Celé jméno příjmení a patronymie, v životopise zahraniční společnosti, jsou povoleny pouze první dva.
2. Rodinný stav. Toto je povinný bod - pozice asistenta předpokládá často nepravidelnou pracovní dobu. Musíme si být jisti, že takový plán nebude mít nepříznivý dopad na rodinné povinnosti.
3. Vzdělání Uvedeno v chronologickém pořadí. Pokud stále studujete, zkontrolujte, jak dlouho bude trvat. Zaměstnavatelé často berou jako poslední pomocníky studenty posledních kurzů, po nichž následuje kariérní postup. Zde také uveďte znalost cizího jazyka a úroveň jeho znalosti.
4. Pracovní zkušenosti. Označte od posledního. Pokud tomu tak již není, uveďte seznam svých dobrovolnických projektů, účast na komunitních aktivitách nebo profesních organizacích, výcvikových postupech a dalších vhodných činnostech. Pokud nemůžete nic poskytnout, vezměte si charakteristiku na promoce oddělení a napište, že jste připraveni poskytnout.
5. Osobní vlastnosti. Udělejte si nejpravdivější hodnocení. Popište postavu z hlediska klasické psychologie a nezapomeňte si poznamenat své silné a slabé stránky.
6. Další informace. Zde byste měli napsat, proč by vás zaměstnavatel měl vybrat z jiných uchazečů. Nezapomeňte také uvést další dovednosti, například mít řidičský průkaz. I v tomto okamžiku bude užitečné psát o dostupnosti dalšího vzdělávání, kurzů dalšího vzdělávání, podnikatelského vzdělávání.
7. Kontakty Zanechte co nejvíce možností, jak vás kontaktovat: mobilní a domácí telefon, e-mailovou adresu, skype, odkaz na stránku v sociální síti. Uveďte pouze aktuální data.

Správně sestavený životopis nezůstane bez povšimnutí zaměstnavatelem.

Povinnosti zástupce vedoucího oddělení

Uchazeči o zaměstnání obvykle hledají práci jako vedoucí osobního asistenta. Je však snazší zahájit povýšení v této kariéře, s funkcí „asistent manažera obchodní oddělení. “ Povinnosti tohoto zaměstnance nejsou tak objemné, ale zkušenosti a vyhlídky jsou nesrovnatelně větší.

Hlavní rozdíl mezi pomocnými vedoucími oddělení v jejich konkrétnějších a úzce zaměřených činnostech. Vykonávají práci související s konkrétní oblastí výroby nebo řízení. Tato zkušenost je neocenitelná pro další kariérní postup.

Povinnosti asistenta vůči vedoucímu jednotky zahrnují všechny stejné povinnosti jako vedoucí podniku. Existuje však zvláštní zvláštnost:

• potřeba důkladně znát podstatu výrobního, řídícího nebo obchodního procesu jednotky;
• kontakt s asistenty z jiných oddělení a asistentem generálního ředitele;
• uschovejte specifickou dokumentaci jednotky.

Vyhlídky na kariéru osobního asistenta

Mladí lidé vidí tento příspěvek jako začátek kariéry. Musíte však rozlišit, jaký druh propagace chcete. Horizontální nebo vertikální? V tomto podniku, nebo je to jen startovní čára v budoucím pokračování? Strategie dalších akcí závisí na odpovědích na tyto otázky.

Vedení si váží dobrých asistentů, což je bohužel špatné pro jejich kariérní růst. Šéf nechce propustit ideálního zaměstnance, souhlasí se zvýšením platu a poskytne další výhody - to je možnost horizontální kariéry. Nejběžnější mezi osobními asistenty.

Nejjednodušší cestou je posunout kariérní žebřík v konkrétní organizaci z pozice vedoucího oddělení. Takové pozice jsou často přijímány s perspektivou lepšího poznání zaměstnance a školení. Pokud chcete vertikální kariéru, pak je to vaše cesta.

Pozice asistenta manažera není pro vnější oko viditelná, ale pro organizaci je velmi důležitá. Kompetentní asistent je schopen zlepšit efektivitu šéfů a tím poskytnout podniku větší zisk.