Nabídka spolupráce se považuje za dokument, ve kterém jedna organizace podává společnosti třetí strany nabídku o možné společné práci za příznivých podmínek. Hlavním cílem takového návrhu je zaujmout budoucího partnera a přimět ho, aby si vybral tuto organizaci. Podívejme se podrobněji na to, jak jsou takové návrhy sestavovány, jaké jsou jejich hlavní rysy.
Kdo píše komu?
Pozvánka ke spolupráci vystavuje pověřený zaměstnanec, který se zabývá rozvojem podnikání nebo obdobným směrem. Znění takového dopisu musí být dohodnuto s vedoucím organizace. Podobné návrhy může podat vedoucí společnosti.
Dopis je sepsán jménem ředitele společnosti, se kterou se plánuje další spolupráce. Adresátem může být také zástupce ředitele nebo jakákoli osoba, která se těmito otázkami zabývá a má pravomoc rozhodovat o možné spolupráci. Vedení organizace však nakonec zvažuje všechny obchodní návrhy na spolupráci.
Obecná pravidla
Nejdůležitější věcí, kterou je třeba pamatovat, je, že nabídka je druh háku, který by měl zavěsit potenciálního partnera. Text dopisu by měl být informativní, zajímavý a kompetentní. Ideálním výsledkem pro přečtení takového dopisu by bylo vyžádat si cenovou nabídku nebo cenu za zboží a služby.
Navzdory skutečnosti, že návrh na spolupráci (vzorek bude předložen později), je považován za oficiální dokument, neexistuje standardní formulář. Dopis je vypracován ve volné formě nebo podle šablony vyvinuté v konkrétní organizaci na základě úkolů a schopností podniku.
Při navrhování musíte dodržovat základní pravidla ruského jazyka, kancelářské práce a obchodní etiky.
Před napsáním dopisu byste měli zjistit podrobnosti o zaměstnanci, s nímž se předpokládá komunikace.
Návrh tedy bude obsahovat:
- Nadpis (tato fáze není povinná, protože špatně složený nadpis vás může odradit od přečtení zbytku dopisu).
- Odvolání (je lepší zahájit tuto fázi slovy „drahá“).
- Samotná nabídka.
- Podpisy adresáta.
Hlavní tělo
Jak napsat návrh na spolupráci tak, aby soupeř nezohlednil další pozvání? Hlavní část dopisu by měla obsahovat podstatu celého návrhu. Zde jsou nevhodné kvetoucí výroky a rozmazané fráze, dlouhé a matoucí věty, jakož i speciální terminologie. Podstata dopisu je jasná, výstižná a výstižná. Důraz je kladen na speciální funkce a výhodnou nabídku.
V hlavní části je třeba zmínit odesílatelskou společnost, ale měl by to být pouze rok, od kterého pracuje a hlavní činnosti. V této fázi budou další informace nadbytečné.
Můžete také určit stávající partnery nebo klienty organizace, kteří na společnost jistě odpoví pouze pozitivně.
Na konci dopisu můžete uvést odkaz na oficiální webovou stránku, která obsahuje podrobnější informace o organizaci, jakož i další doplňující informace neuvedené v návrhu.
Intonace dopisu by měla být více motivační než vyprávění. Hlavní věcí však není jít příliš daleko, správně sestavit text, aniž by došlo k vynucení služeb a spolupráce.
V případě, že je text dlouhý, ale všechny informace jsou důležité pro čtení, měly by být rozděleny do odstavců a zdůraznit důležité body.Vnímání bude tedy úplné a velký text bude vnímán snadněji.
Hlavní myšlenka dopisu nebo důležité zprávy by měla být umístěna na začátku nebo na konci. Celé tajemství je, že tyto části jsou více uloženy v podvědomí čtenáře.
Jak ukazuje praxe, ti, kteří obdrží pozvání ke spolupráci (ukázka níže), jsou připraveni strávit jeho čtení nejvýše 60 sekund, tuto skutečnost je třeba si přečíst i při psaní dopisu.
Povinné informace
Při sestavování návrhu si musíte vždy pamatovat povinné informace v něm obsažené. Toto je:
- název organizace, která dopis zasílá;
- skutečná adresa a telefonní číslo pro kontaktování kontaktní osoby;
- příjmení, jméno, patronymie oprávněné osoby a její postavení;
- hlavní podstata odvolání.
K návrhu mohou být připojeny další dokumenty nebo odkazy na legislativní akty a normy, které se přímo vztahují k návrhu na spolupráci.
Výprodej
Dopis můžete vydat několika způsoby:
- Napište nabídku ručně.
- Zadejte nabídku v počítači.
První možnost je samozřejmě poněkud zastaralá, ale v některých případech se ukazuje, že je nejúčinnější, protože existují vůdci, kteří nepřijímají nové technologie a dávají přednost komunikaci a práci „staromódní cestou“.
Druhá možnost je známější a pohodlnější. Za prvé, v elektronické podobě pravděpodobně existuje příprava oficiálního hlavičkového papíru organizace s nezbytnými podrobnostmi, a za druhé, pokud jsou návrhy vypracovávány neustále, pak může existovat připravená šablona dopisu, kde stačí nahradit adresáta a případně změnit některé informace, které jsou správné v konkrétní případ.
Návrh může být podán v libovolném počtu kopií, ale na začátku musí nutně obsahovat odvolání a na konci - podpis odesílatele.
Datum by mělo být stanoveno pouze v situacích, kdy nabídka obsahuje propagační akce nebo zvláštní podmínky, které jsou aktivní po určitou dobu.
Není nutné evidovat nabídku spolupráce v deníku odchozí korespondence.
Jak „spolupracovat“?
„Vynutit“ samozřejmě neznamená vykonávat fyzický účinek na osobu, která se rozhodne o spolupráci. Příklad dříve předloženého návrhu na spolupráci ukazuje, že tento dopis by měl podnítit oponenta k pozitivnímu rozhodnutí.
Aby to bylo možné vyvolat, potřebuje jedna organizace pouze motivační řeč, která vyžaduje spolupráci, a druhá společnost bude muset nabídnout slevu nebo malý poplatek za přijetí návrhu.
Před zapisováním dopisů musíte svého protivníka dobře studovat: s čím může souhlasit a co je pro něj nepřijatelné. Skutečně, jedním slovem nebo frází, můžete okamžitě zkazit myšlenku celé společnosti.
Potřebujete vděčnost
Dalším důležitým bodem návrhu na spolupráci je vděčnost. Na konci těchto dopisů musí být nutně vděčnost za čas a dopis přečten.
To naznačuje jak závažnost organizace, tak elementární zdvořilost po dobu od soupeře.
Takové dopisy ve výchozím nastavení neobsahují díky, protože se jedná o individuální přístup každé organizace k jejímu potenciálnímu partnerovi nebo klientovi.
Odjezd
Jaký je tedy nejlepší způsob, jak poslat pozvánku ke spolupráci (výše uvedený vzorek)?
To lze provést různými způsoby, každá organizace si sama vybere přijatelnější a pohodlnější variantu. Zvažte nejčastější:
- E-mail Tato metoda je považována za nejjednodušší, nejrychlejší a nejdostupnější. Dopis oponentovi se však může snadno ztratit, protože se dostal do nechtěné korespondence adresáta. Podobnou metodu lze použít pouze v případě, že odesílatel a adresát navázali kontakt.No, nebo poslat dopis „náhodně“, najednou budete mít štěstí a nebude ve složce „Spam“.
- Mail. Tato metoda je považována za nejspolehlivější, protože dopis se v každém případě dostane k adresátovi. Je to však také časově nejnáročnější, protože každý ví, jak pomalu ruská pošta funguje. Pokud je zpravodaj masivní, pak tato metoda zjevně není vhodná, je lepší použít první možnost.
- Fax Trochu zastaralý, ale stále používaný způsob zasílání nabídek. Vhodné také pro konkrétní nabídku konkrétní společnosti.
- Jakýkoli způsob moderního typu komunikace (instant messenger, sociální sítě atd.). Tato metoda je relevantní pouze tehdy, jsou-li strany vzájemně dobře známy a písemný návrh je pouze formalitou pro další spolupráci.
Nyní tedy víte, co je to dopis o spolupráci, jak jej napsat a odeslat.