In den letzten Jahren ist ein stetiger Trend zu einem Anstieg der Zahl der Unternehmen zu verzeichnen, die Firmenbankkarten ausstellen. Dies ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass sie sehr praktisch sind, um laufende Ausgaben zu bezahlen, die auf die eine oder andere Weise im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit von Institutionen stehen. Trotz der wachsenden Beliebtheit ist der Anteil ihrer Emissionen relativ gering, so dass sie nicht als Massenprodukt bezeichnet werden können.
Sorten von Firmenkarten
In der Regel werden sie von großen Organisationen verwendet, die eng mit ausländischen Unternehmen zusammenarbeiten. Die Einrichtung unterzeichnet mit der Bank einen Vertrag, auf dessen Grundlage eine Unternehmenskarte für eine Person geöffnet wird, die anschließend die Vertretungs- und Reisekosten mit dieser Person übernimmt. Gemäß den Bedingungen der Vereinbarung hat der Mitarbeiter des Unternehmens, in dessen Namen das Konto eröffnet wurde, das volle Recht, über die verfügbaren Mittel zu verfügen. Heute gibt es zwei Arten von Unternehmenskarten:
- Kredit, durch den Abrechnungen auf Kosten der von der Bank gemäß den Bedingungen eines Darlehensvertrags bereitgestellten Mittel vorgenommen werden;
- Abrechnung - Alle Berechnungen erfolgen auf Kosten der periodisch aufgefüllten Eigenmittel des Unternehmens.
Auf Wunsch des Kunden kann die Firmenbankkarte ein festes Bargeldlimit haben. Das Mindestguthaben kann nur in Ausnahmefällen verwendet werden. Diese Bedingung muss im Vertrag festgelegt werden. Darüber hinaus kann ein Firmenkartenkonto für einen oder mehrere Mitarbeiter eröffnet werden. Je nach Größe, Art der Tätigkeit und Tätigkeit des Unternehmens wählt die Bank die optimale Form der Organisation der Zahlung der laufenden Ausgaben.
Was sind die Funktionen einer Unternehmenskarte?
Erstens ermöglicht seine Verwendung, die Zeit, die ein Buchhalter benötigt, um die Ausgabe oder Rückgabe von Geldern an verantwortliche Personen zu verarbeiten, erheblich zu verkürzen. Außerdem spart ein abgeordneter Mitarbeiter des Unternehmens Zeit und Geld bei der Anmeldung von Geldern, wenn die Zollkontrolle bestanden wird. Mit der Corporate Card können Sie genau steuern, wie verantwortliche Person gibt Geld aus. Mit ihrer Hilfe werden Reiselisten, Nebenkosten und Bewirtungskosten bezahlt.
Eröffnungsregeln
Der Vertreter des Unternehmens muss sich an das ausgewählte Bankinstitut wenden und einen Antrag für eine Unternehmenskarte stellen, auf deren Grundlage eine Vereinbarung über die Eröffnung und die anschließende Führung eines Kontos unterzeichnet wird. Darüber hinaus muss das Unternehmen der Bank eine Liste der Mitarbeiter zur Verfügung stellen, in deren Namen die Karten geöffnet werden. Zukünftige Eigentümer müssen einen Antrag schreiben, um sie zu erhalten. Allen oben genannten Unterlagen sollte ein Paket mit Dokumenten beiliegen, die zur Eröffnung eines Girokontos erforderlich sind.
Corporate Card Buchhaltung
Grundlage für die buchhalterische Kontrolle des Cashflows sind Kontoauszüge oder Daten aus einem elektronischen Journal im System „Client-Bank“.
Bei Eröffnung oder Schließung eines Kontos ist die Gesellschaft verpflichtet, dies dem Finanzamt innerhalb von sieben Tagen mitzuteilen. Ansonsten droht ihm eine erhebliche Geldstrafe. In den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens müssen Beschränkungen auf der Karte, eine Liste der Unterlagen für Vorabberichte, eine Liste der Ausgaben und Vorgänge, die den Mitarbeitern gestattet sind, sowie der Zeitpunkt und das Verfahren für die Berichterstattung angegeben werden.
Hauptvorteile für das Unternehmen
Mit der Corporate Card lassen sich Zeit und Betriebskosten für die Ausgabe von verantwortlichem Bargeld erheblich reduzieren. Dies erspart dem Management des Unternehmens die Notwendigkeit, die Beträge, die für Repräsentations-, Reise- und Haushaltskosten bestimmt sind, zu erhalten und im Bankinstitut zu speichern. Darüber hinaus erleichtert das Unternehmen, das die Unternehmenskarte ausgestellt hat, die Rechnungslegung erheblich, und die Anzahl der Berichtsdokumente nimmt ab.
Das Unternehmen hat die Möglichkeit, den Personalaufwand nicht nur durch Kontoauszüge, sondern auch durch die Begrenzung der zulässigen Vorgänge zu kontrollieren. Wenn ein Mitarbeiter, der sich auf einer Geschäftsreise befindet, dringend zusätzliche Mittel benötigt, kann das Unternehmen das Konto jederzeit auffüllen. Um die Sicherheit des Geldes auf einer verlorenen Karte zu gewährleisten, sieht die Vereinbarung die Möglichkeit vor, diese durch einen Anruf des Inhabers zu sperren. Beim Überschreiten der Staatsgrenze muss das Guthaben auf der Zahlungskarte nicht deklariert werden. Darüber hinaus muss der Karteninhaber bei Auslandsgeschäftsreisen keine Fremdwährung mehr kaufen. Alle im Ausland durchgeführten Operationen unterliegen einer automatischen Konvertierung.
Wie verwende ich eine Unternehmenskarte?
Die Verwendung solcher Karten unterliegt Regeln, die für alle Mitarbeiter einer bestimmten Organisation gelten. Die Nutzungsbestimmungen müssen folgende Punkte enthalten:
- das Vorgehen im Schadenfall;
- Anforderungen zur Sicherung der PIN-Informationen;
- vorläufige Liste der zum Nachweis der Ausgaben akzeptierten Unterlagen;
- den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer verpflichtet ist, eine Spesenabrechnung mit den ihm beigefügten Unterlagen zu erstellen und vorzulegen, aus denen die angefallenen Spesen hervorgehen.
Um die Mitarbeiter darüber zu informieren, was als Nachweis für die Ausgaben dienen kann, können Sie ein spezielles Musteralbum erstellen und es der Verordnung über die Verwendung von Karten beifügen. Es ist wünschenswert, dass die Regeln Beschränkungen zulässiger Abrechnungen auf Karten, eine Liste von Operationen und Ausgaben vorsehen, die von einem Mitarbeiter begangen werden können. Die Liste der zulässigen Vorgänge kann je nach dem Gebiet, in dem das Unternehmen registriert ist, variieren. Die Abrechnungsgrenzen können je nach Position des Karteninhabers variieren. Das Gesetz muss unter anderem die Frist festlegen, nach deren Ablauf der Arbeitnehmer die Karte zurückgeben muss, sowie den Grad der Verantwortlichkeit und das Verfahren für die Entschädigung bei Nichteinhaltung der festgelegten Regeln.
Service-Preise
Jede Bank legt unabhängig die Gebühr für das Öffnen und die anschließende Wartung einer Unternehmenskarte fest. In den meisten Fällen unterscheidet es sich praktisch nicht von den für Einzelpersonen geltenden Standardtarifen.
Bei der Registrierung hat der Kunde das Recht, eine Kartenklasse zu wählen. Die Herstellung nicht personalisierter Sofortkarten dauert in der Regel nicht länger als eine halbe Stunde, während die Herausgabe von Visitenkarten mit hohem Ansehen mehrere Werktage in Anspruch nehmen kann.
