Fast jeder Mitarbeiter sollte ein Musterprotokoll zur Hand haben. Dies ist ein sehr wichtiges Dokument der internen Kommunikation, ohne das das normale Funktionieren der meisten großen Institutionen unmöglich ist.
Berichtsnotiz-Definition
Ein Memo ist ein Dokument, das Informationen entlang der Service-Vertikalen von unten nach oben überträgt. Es ist beabsichtigt, den unmittelbaren Vorgesetzten über die Tatsachen und Vorkommnisse zu informieren, die bei der Ausführung von Arbeiten auftreten.
Neben der Information des berichtenden Mitarbeiters bietet sein Ersteller Maßnahmen an, die nach einer Situationsanalyse angewendet werden müssen.
Fast jeder Abteilungsleiter kann buchstabieren memo. Probe Es ist immer auf dem Desktop. Der Bericht hat fast die gleiche Struktur, aber einen etwas anderen Schwerpunkt.
Memo werden horizontal vom Anführer zum Anführer einer Ebene gesendet. Die Berichterstellung erfolgt vertikal vom Untergebenen an den unmittelbaren Vorgesetzten.
Thema der Notizen
Der Grund für das Verfassen eines Memorandums kann ein Vorfall im Unternehmen sein. Heutzutage zum Beispiel ist eine Probe eines Memorandums über die Unhöflichkeit von Mitarbeitern nicht mehr so verbreitet, aber noch vor 30-35 Jahren war es ein weit verbreitetes Phänomen.
Heutzutage gibt es häufiger Berichte über die Nichterfüllung offizieller Pflichten, über Verspätung. Sie können auch zusammengestellt werden, um die Anfrage eines bestimmten Mitarbeiters oder des gesamten Personals der Einheit zu äußern.
Die Mitarbeiter schreiben auch Berichte, in denen sie über die Ausführung von Anweisungen von höheren Behörden informieren, insbesondere wenn sie schriftlich erteilt wurden.
Auch Produktionsstörungen, unvorhergesehene Situationen oder geplante Maßnahmen werden regelmäßig zum informativen Anlass für das Verfassen eines Berichts. Daher ist der Gegenstand dieses Dokuments ziemlich umfangreich und kann absolut alle Aspekte des Produktionsprozesses abdecken, die den höheren Behörden gemeldet werden sollten.
Schwerpunkt Berichterstattung
Jedes Unternehmen weiß, dass es zwei Arten von Memos gibt: interne und externe. Häufiger verwendet intern. Sie überschreiten nicht die Grenzen einer Struktureinheit und werden vom Mitarbeiter an den unmittelbaren Vorgesetzten weitergeleitet. Jeder, der ein solches Bedürfnis hat, kann es schreiben. Ein Beispiel hierfür ist ein Vermerk über die Nichterfüllung amtlicher Pflichten, von dem sich in jeder Personalabteilung eine Stichprobe befindet.
Die externe Berichterstattung geht über die Grenzen der Struktureinheit hinaus und wird im Namen ihres Leiters an den übergeordneten Manager weitergeleitet. Wenn das interne Format auf einem normalen Blatt im A4-Format erstellt werden kann, wird das externe Format nur auf Briefkopf gesendet und mit einem eventuell vorhandenen Siegel im Gerät bescheinigt. Beide Typen müssen jedoch streng nach GOST kompiliert werden, da sie sonst nicht an die allgemeine Dokumentation des Unternehmens angehängt werden können.
Voraussetzungen
Laut GOST muss jedes Muster des Memos bestimmte Details enthalten, ohne die das Dokument nicht mehr so ist.
Der Bericht beginnt mit den Angaben zum Namen des Unternehmens oder seiner Struktureinheit. Außerdem gibt es wie in der Erklärung eine Kopfzeile, in der der Adressat und der Verfasser der Notiz angegeben sind. Es ist sehr wichtig, den vollständigen Namen ihrer Beiträge anzugeben.Der Name des Dokuments wird in eine neue Zeile geschrieben und direkt darunter der Titel, der mit den Worten "Betreff ..." oder "Oh ..." beginnt. Dies bereitet den Leser sofort darauf vor, welche Informationen im Hauptteil des Dokuments dargestellt werden. Der Hauptteil besteht aus zwei bedingten Abschnitten. Der erste Teil beschreibt das Wesentliche des Vorfalls und der zweite Teil enthält Empfehlungen oder erarbeitet eine Petition, um aus dem oben genannten Grund Maßnahmen zu ergreifen. Der Bericht ist mit dem Datum und der Unterschrift des Verfassers mit seiner Auslegung abgeschlossen.
Berichtsberechtigte Personen
Jeder im Unternehmen sollte wissen, wie man einen Bericht über den Mitarbeiter oder über den Vorfall erstellt. Es hängt davon ab, ob es rechtmäßig ist und ob alle nachfolgenden Handlungen über den Geltungsbereich des Gesetzes hinausgehen.
Jeder, der ein ähnliches Bedürfnis hat, kann ein solches Dokument erstellen. Geringwertige Mitarbeiter übermitteln häufiger informative Notizen zum Fortschritt der Ausführung von Aufträgen, Geschäftsreisen und Inspektionen. Seltener schreiben sie Berichte über ihre Kollegen über ihre Arbeitsunfähigkeit.
Die Abteilungsleiter überwachen jedoch häufig die Arbeitsdisziplin. Sein Verstoß wird zum Grund für Geldstrafen. Für ihre Ernennung müssen jedoch starke Argumente vorgebracht werden.
In der Regel wird dem Manager zusammen mit einem Memorandum ein erläuterndes Schreiben übermittelt, in dem gute oder nicht sehr gute Gründe für den Vorfall angegeben sind. Auf Basis dieser beiden Dokumente wird eine entsprechende Bestellung für das Unternehmen erstellt.
Machbarkeitsnachweis
In jeder Personalabteilung gibt es in jeder Buchhaltungsabteilung ein Muster einer Notiz. Dieses Dokument dient als wichtige Bestätigung dafür, dass bestimmte Maßnahmen zumutbar durchgeführt wurden.
In staatlichen Unternehmen finden häufig Inspektionen durch Dienststellen verschiedener Instanzen statt. Sie alle sollen die Legitimität des Cashflows der Haushaltsmittel bestätigen. Eine unzumutbare Anhäufung von Prämien oder Abzügen von Löhnen ist ein schwerwiegender Verstoß, der mit Strafen verbunden ist.
Das Vorhandensein eines Memorandums, auf dessen Grundlage rechtliche Schritte unternommen wurden, ist jedoch eine ernsthafte Rechtfertigung für diese oder jene Tatsache. Ein Memo kann auch in einem Prozess ein Argument sein, wenn es vom Adressaten verfasst und gebilligt wird, der es erhalten und mit seinem Inhalt vertraut gemacht hat.
Prävalenz von Memos
Historisch gesehen hat sich die Form des Memorandums, von dem in diesem Artikel ein Beispiel angeführt ist, in der Privatwirtschaft überhaupt nicht etabliert. In Firmen und Unternehmen, die Privatpersonen gehören, ist es üblicher, Produktionsprobleme mündlich oder durch Abfassung von Aufträgen zu lösen. Dies liegt an der Tatsache, dass das Unternehmen wesentlich weniger externe Stellen hat, die es kontrollieren, für die es nicht erforderlich ist, über die Rechtmäßigkeit bestimmter Maßnahmen Bericht zu erstatten. Hier gibt es jedoch einen Platz für Meldungen, die sich auf den Finanzumsatz beziehen, da die Kontrolle durch die Steuerbehörden noch vorhanden ist.
In Regierungsinstitutionen kommen Memos häufig vor. Sie ermöglichen es jedem Untergebenen, rückversichert zu werden, und übertragen zusammen mit dem Dokument die Verantwortung für die Lösung des Problems an seinen unmittelbaren Vorgesetzten.
Beispiel eines Mitarbeitermemos
Der einfachste Bericht wird über die Nichterfüllung behördlicher Pflichten oder die Verletzung der Arbeitsdisziplin durch einen Arbeitnehmer erstellt.
Wir beginnen das Dokument mit dem Namen der Abteilung: "Informationsabteilung des Instituts für Agrarforschung". Als nächstes schreiben wir einen Hut: "An den Leiter der Informationsabteilung, Ivanov I. I., vom Programmierer der dritten Ebene, Petrov P. P."
Im Hauptteil des Berichts stellen wir das Wesentliche der Notiz fest: „Ich mache Sie darauf aufmerksam, dass der Junior-Programmierer Sidorov Ivan Ivanovich am 02.02.2011 spät um 2 Uhr und in einem Zustand extremer Vergiftung zur Arbeit kam.Der Übertreter gab keine stichhaltigen Gründe und Beweise an, reagierte aber mit offener Grobheit auf die an mich gerichtete Bitte. In Anbetracht der Regelmäßigkeit solcher Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin schlage ich vor, angemessene Strafen mit Verweis und Abzug einer Geldstrafe in Höhe der Zahlung seiner Arbeit für 2 Stunden vom Gehalt zu verhängen, während derer I. Sidorov nicht gearbeitet hat. “
Der Bericht wird nach Datum und Unterschrift mit Entschlüsselung geschlossen.
Zusammenstellungsempfehlungen
Wenn Sie jeden Musterbericht sorgfältig untersuchen, fällt auf, dass alle nach einem strengen offiziellen Geschäftsstil gestaltet sind. Es macht keinen Sinn, davon abzuweichen und mit ihrer Beschreibung im Gespräch ins Detail zu gehen. Je klarer und prägnanter der Text ist, desto näher kommt er dem vorliegenden Bericht.
Analysieren Sie unbedingt den beschriebenen Vorfall und geben Sie Ihre diesbezüglichen Empfehlungen ab. Das bedeutet nicht, dass es so sein wird. Der Leiter hat das Recht zu entscheiden, welche Sanktionen zu verhängen sind, aber er stimmt häufiger den Vorschlägen des Erstellers des Berichts zu, da er keine Zeit hat, sich mit allen Einzelheiten zu befassen.
Denken Sie daran, dass das Memorandum ein vollwertiges juristisches Dokument ist, für dessen Richtigkeit Sie für Ihre eigene Unterschrift bürgen.
