Ein Memo ist ein zwischenstaatliches Dokument, über das die offizielle Kommunikation zwischen Mitarbeitern erfolgt. Sein Inhalt beschränkt sich auf Aufgaben, die Ausführung von Aufgaben usw., also auf Arbeitsprobleme. Trotz der Tatsache, dass das Schreiben eines Memos eine einfache Angelegenheit ist und nicht durch sehr strenge Regeln geregelt wird, müssen Sie sie dennoch kennen. In diesem Artikel werden wir die Vorgehensweise zum Kompilieren dieser Dokumentation, Typen usw. betrachten.
Feature
Die Art der Servicemitteilung ist informativ, dh sie enthält bestimmte Benachrichtigungen, Nachrichten, Anweisungen usw. Die darin angesprochenen Probleme beziehen sich auf den bestimmten Mitarbeiter, an den sie gesendet wurde. Mit anderen Worten, ein Memo ist eine Toolbox für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.
Hinweis: Das obligatorische Memo wurde nicht erstellt. Dies ist ein zusätzliches Dokument, auf dessen Grundlage jedoch Bestellungen und Anweisungen erstellt werden können.
Übe
Das Memo wird als häufig verwendete Dokumentation angesehen und ist gleichzeitig nicht in der Liste der amtlich eingestuften Managementpapiere enthalten. Weit verbreitet, wird es zur Kommunikation auf horizontaler Ebene: Das heißt, es wird von einem Mitarbeiter einer Einheit zusammengestellt, um eine Anfrage oder einen Vorschlag an einen Mitarbeiter einer anderen Einheit zu übertragen.
Wichtig: Der Status der Verwaltungsobjekte, zwischen denen über ein Memo kommuniziert wird, sollte gleich sein. Andernfalls wird das Dokument nicht als Notiz, sondern als Notiz betrachtet.
Verwendungszweck
Ein Memo für die Arbeit kann in verschiedenen Fällen verwendet werden.
Hier einige Beispiele:
- für Mitarbeiterprämien;
- einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schicken;
- Meldung von Gerätestörungen an die Logistikabteilung;
- Kaufnotiz;
- Benachrichtigung des Sicherheitschefs vom Leiter einer anderen Einheit über die Notwendigkeit, dass unbefugte Personen (nicht Angestellte) das Firmengebäude mit Gründen betreten;
- eine Anfrage in Form eines Memos, das an die Buchhaltungsabteilung gesendet wurde, um die Zuteilung von materiellen Ressourcen für bestimmte Bedürfnisse usw. zu beantragen.
Ausgewählte Fälle zum Schreiben von Memos
Obwohl das Memo als internes Papier betrachtet wird, handelt es sich bei einer seiner Varianten um ein Dokument, das an die Beglaubigungskommission gesendet wird. Haftnotizen werden jedoch immer häufiger nur für die Arbeitskommunikation verwendet.
Wie schreibe ich ein Memo?
Die Grundregeln für das Schreiben eines Memos ähneln denen anderer. Dazu gehören das Schreiben auf ein Blatt im A4-Format, Anweisungen, von wem und an wen es gesendet wird, Bescheinigung nach Datum und Unterschrift. Aber wie schreibt man ein Memo in Übereinstimmung mit allen Anforderungen?
- Schreiben Sie in die Mitte (auch auf der linken Seite des Blattes zulässig) den entsprechenden Namen des Dokuments.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, das Datum zu schreiben - sowohl in vollständig arabischen Ziffern als auch die Angabe des Monats in Worten;
- Im Titel kann der Hauptüberschrift eine kurze Beschreibung des Inhalts des Dokuments hinzugefügt werden.
- Die Angaben zu Absender und Empfänger müssen vollständig sein: Name, Vorname und Vorname, vollständiger Name der Position und Abteilung (Einheit), der diese Position zugeordnet ist.
Inhalt der Servicemitteilung
Die Antwort auf die Frage, wie ein Memo geschrieben werden soll, enthält nicht nur die Details und Attribute dieses Dokuments, sondern auch den Inhalt.
Für das betreffende Papier ist keine Angabe des Kerns des Problems in einer sehr trockenen und offiziellen Sprache erforderlich. Eine Erzählung ist jedoch zulässig, in der der Grund für das Schreiben genau wiedergegeben wird.
Der Inhalt ist in der Regel in zwei Teile gegliedert. Die erste davon heißt Präambel. Es wird kurz darauf eingegangen, was den Verfasser dazu veranlasst hat, ein Memo zu schreiben und es an einen bestimmten Mitarbeiter zu senden.
Der zweite Teil gilt als der Hauptteil, er ist auch größer als die Präambel. Dieser Text enthält eine Erklärung der direkten Anfrage oder des Vorschlags. Hinzu kommt eine Analyse der Situation, Schlussfolgerungen und Ergebnisse.
Form
Bei der Frage, wie ein Memo geschrieben werden soll, stellen einige Unternehmen ihren Mitarbeitern lediglich ein spezielles Formular zur Verfügung. Es ist jedoch zu beachten, dass dies keine obligatorische Vereinheitlichung ist. GOST bietet nur Empfehlungen (in Bezug auf Schriftarten, Abmessungen und Abstände) ohne genehmigtes Muster. Wenn dies jedoch in einem bestimmten Unternehmen existiert, ist es am besten, sich daran zu halten.
Service und Memos
Etwas höher in der Notiz wurde festgestellt, wie sich die offiziellen und berichtenden Notizen unterscheiden. Aber viele Menschen neigen immer noch dazu, sie miteinander zu verwechseln.
Die häufigsten Fehler sind:
- Notiz für den Mitarbeiter vom Mitarbeiter an den Chef (in der Tat ein Bericht);
- über Gehaltserhöhung;
- über die Förderung.
Bei den letzten beiden handelt es sich nicht um eine horizontale, sondern um eine vertikale Behandlung, wodurch die Definition eines Memos verweigert wird.
Wichtig: Die Aufteilung der Memos in Memos und Erklärungen von vornherein ist falsch.
Registrierung
Alle Notizen werden in der Registrierung gespeichert. Je nachdem, wie der Papierkram in den einzelnen Unternehmen organisiert ist, kann entweder derjenige, der das Papier erstellt hat, oder derjenige, der es erhalten hat, damit umgehen. In jedem Fall läuft dies darauf hinaus, dass der Servicemitteilung eine eindeutige Nummer zugewiesen wird, die in ihrem Text angegeben werden sollte.
Beispielnotiz
"Vertriebsabteilung, Leiter der Abteilung Informationstechnologie V. A. Kutsak
Memo
№ 19-43/102
13. April 2015
Beim Testen des Status eines PCs auf seine Leistung
Ab dem 04.10.2015 kommt es im Personal Computer eines Vertriebsmitarbeiters R. D. Maksimenko regelmäßig zu Störungen, nämlich: einem Neustart, ohne diesen Befehl an den PC zu geben, Problemen beim Ein- / Ausschalten und auch Bildschirmflimmern. Aufgrund des Beschriebenen bitte ich Sie, die notwendigen Diagnosen durch die Fachkräfte Ihrer Abteilung durchzuführen, um die Ursachen der Störungen zu erkennen und erfolgreich zu beheben. Ich schlage vor, die Prüfergebnisse schriftlich mit einer Zusammenfassung weiterer Maßnahmen zu versehen: Reparatur oder Austausch der Maschine.
Abteilungsleiter L. A. Kudryavtsev "
Angenommen, es hat sich herausgestellt, dass der PC nicht reparierbar ist. In diesem Fall erstellen wir ein Memo, um die Ausrüstung abzuschreiben.
Beispiel zur Außerbetriebnahme
"Verkaufsabteilung, Leiter Logistik Abteilung M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
16. April 2015
Informationen zur Außerbetriebnahme eines nicht funktionsfähigen PCs
Ab dem 10. April 2015 traten im Personalcomputer eines Vertriebsmitarbeiters, R. Maximenko, regelmäßig Störungen auf. Die daraufhin von den Fachleuten der IT-Abteilung durchgeführte Diagnose ergab folgendes: Der PC ist nicht für den weiteren Betrieb geeignet. In diesem Zusammenhang bitte ich, die oben genannten Geräte wegen Inoperabilität abzuschreiben.
Abteilungsleiter L. A. Kudryavtsev "
Zusätzlich zu ihr benötigen Sie einen weiteren Hinweis - um die stillgelegten Geräte zu ersetzen.
Hinweis zum Austauschen von Geräten
"Verkaufsabteilung, Direktor der Logistikabteilung M. A. Oleinik
Memo
№ 22-46/104
17. April 2015
Informationen zum Ersetzen eines defekten PCs
Der Personalcomputer eines Abteilungsspezialisten, Maksimenko R. D., wurde stillgelegt und muss aufgrund seiner Funktionsunfähigkeit ersetzt werden (gemäß Dok. Nr. 20-44 / 103 vom 15.04.2015).Bitte stellen Sie neue Geräte zur Verfügung, die den Parametern für die Außerbetriebnahme entsprechen. Bitte informieren Sie uns schriftlich über die Umsetzung. Ich füge der Notiz den Bericht der Abteilung Informationstechnologie über die Diagnose und ihre Ergebnisse bei.
Abteilungsleiter L. A. Kudryavtsev "
Abschließend
Normalerweise verursacht das Schreiben eines Memos keine Probleme. Dieses zwischenstaatliche Dokument ist ein ziemlich vertrautes Kommunikationsmittel zwischen verschiedenen Regierungsebenen. Nur „Verwirrung“ zwischen Memos und Memos kann zu bedingten Barrieren führen (der Artikel gibt an, wie unterschiedlich sie sind).
In einigen Unternehmen erfolgt die Zusammenstellung von Memos ausschließlich nach dem eingeführten und genehmigten Modell (in diesem Fall ist es besser, spezielle Formulare für sie aufzufüllen), in anderen ist es mehr als kostenlos.
Bei der Erstellung dieses Dokuments sind die gleichen Regeln zu beachten wie bei anderen Papieren - Schriftart und Abstand nach GOST, Datum und Unterschrift für die Gültigkeit des Vermerks.
Im Allgemeinen ist ein Memo ein sehr praktisches Toolkit, das leicht zu beherrschen ist und bei korrekter Verwendung eine gut koordinierte und klare Arbeit eines Organisationsteams bietet. Es hilft, eine ganzheitliche Verbindung zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten und die Struktur zu stärken, aus der sie bestehen.
