Het voorschotrapport - formulier AO-1 - het primaire document voor het bevestigen van de bestede middelen die eerder door verantwoordelijke personen zijn betaald. Het bedrag onder het rapport wordt uitgegeven voor de volgende doeleinden:
- reiskosten;
- uitgaven voor zakelijke en operationele behoeften;
- vergoeding van reiskosten gemaakt door de werknemer.
Vooruitbetaling
Het voorschot wordt uitgegeven op basis van de richtlijn van de directeur van de organisatie, met vermelding van de lijst van medewerkers aan wie het geld is toegewezen, de timing, doelen en het bedrag. Zakenreizigers krijgen geld op basis van een bevel om ze op reis te sturen.
Het formulier wordt ingevuld verantwoordelijke persoon. Documenten die de kosten aantonen, worden ingediend. De accountant controleert de voltooiing van het onkostendeclaratie, stelt de onkostendocumenten vast in de vorm van AO-1 en stuurt het formulier ter ondertekening naar het hoofd.
De rest van het bedrag wordt teruggegeven aan de kassier van de onderneming. In geval van niet-teruggave, worden middelen in mindering gebracht op het salaris van de werknemer, Sectie 137 Arbeidswet van de Russische Federatie (aftrek van lonen om schulden aan de werkgever te betalen).
Regels voor het invullen van een voorschotdocument
Het onkostendeclaratie is een bilateraal document. Op de omslagzijde staat de naam van de organisatie, het nummer van het formulier, de datum van voltooiing. De initialen van de werknemer, afdeling, afdeling (indien aanwezig), waar de werknemer werkt, personeelsnummer, positie worden ingevoerd.
Het doel van het bedrag moet overeenkomen met het doel in de bestelling voor het verwerken van fondsen.
Het linker gedeelte van het formulier bevat informatie over het saldo van het voorschot en het daadwerkelijk uitgegeven bedrag. Regel 1A voor vreemde valuta. Reflectie van fondsen in de vorm van AO-1 en terugbetaling van schulden in vreemde valuta vindt plaats tegen de wisselkoers van de Centrale Bank van de Russische Federatie op de datum van ondertekening van het onkostenrapport.
Op de achterkant van het formulier staan de verbruiksartikelen: vrachtbrieven, reisdocumenten en handelsbonnen acts en andere papieren. Vermeld het nummer, de datum, de naam, het bedrag in roebel en de vreemde valuta (indien aanwezig).
De onderste regel is de handtekening van de verantwoordelijke persoon.
Schrijfpatroon
Een AO-1-formulier wordt ingevuld door zowel de medewerker van de organisatie die het geld heeft ontvangen als de accountant.
Hoe ziet een onkostendeclaratie eruit? Een voorbeeld van de vulling door een medewerker van de onderneming wordt weergegeven in de bovenstaande foto. De werknemer aan de voorzijde van het document geeft de naam van het bedrijf, de initialen, de functie, het personeelsnummer, het doel van de vooruitbetaling (gastvrijheid of zakelijke uitgaven) en de datum van het rapport.
Aan de andere kant vult de werknemer de volgende regels in:
- lid 1 - serienummer van het document dat de kosten certificeert;
- kolom 2 - de datum van opstelling van het uitgavendocument: wanneer de aankoop plaatsvond, de reis;
- kolom 3 - het nummer van de cheque, vrachtbrief of handeling ter bevestiging van de kosten;
- lid 4 - het soort geldverspilling: administratieve kosten, tarief;
- regel 5 en 6 - bedrag in roebels en vreemde valuta volgens het rapport.
Het totale bedrag wordt aangegeven in de regel "Totaal", paragraaf 5 of 6.
Het ingevulde formulier met verbruiksartikelen wordt ingediend bij de boekhoudafdeling.
Wat staat er nog meer in het onkostenoverzicht? Een voorbeeld van de accountant die het bedrijf invult, staat op de bovenstaande foto. De accountant ondertekent het ontvangstbewijs van het AO-1-formulier van de werknemer. Het papier draagt de datum waarop het formulier is ingediend. Het ontvangstbewijs wordt aan de verantwoordelijke persoon gegeven.
Na controle van de juistheid van het document en het besteden van de bedragen vult de accountant de regels in:
- Kolommen 7 en 8 - fondsen in roebels en vreemde valuta geaccepteerd voor boekhouding.
- Artikel 9 - rekeningnummers van rekeningen die van de uitgegeven bedragen worden afgeschreven.
De titel van het formulier is ingevuld. Het onkostenrapport bevat informatie over de uitgifte van fondsen: nummer, datum van het document waarmee de bedragen zijn uitgegeven.Informatie over het saldo of te hoge uitgaven van het vorige voorschot wordt vastgelegd.
In de kolom "Boekhouding" op de titel van het formulier staat informatie over de afschrijving en het tegoed. Informatie is afkomstig van regel 9 aan de achterkant van het formulier.
Controleert de juistheid van rekenkundige berekeningen, papierwerk. Het formulier wordt ter ondertekening voorgelegd aan de directeur van het bedrijf.
Na goedkeuring van het formulier wordt het uitgegeven bedrag afgeschreven en de definitieve afrekening met de werknemer.
De rest van het voorschot wordt teruggegeven aan de kassa van het bedrijf op de ontvangstorder. Te veel gebruikte gelden worden door het bedrijf betaald kosten cash warrant.
Als de werknemer de rest van het bedrag niet volgens het vorige document heeft geretourneerd, kan hij geen nieuw voorschot krijgen.
Meld deadline
Bij terugkeer van een zakenreis dient de werknemer een onkostennota in. De deadline voor het indienen van een document is binnen drie dagen. 10 dagen - als er een buitenlandse reis was. In geval van niet-presentatie van het formulier wordt een overtreding geregistreerd geld discipline.
Als de belastingdienst vaststelt dat de bestelling niet wordt gevolgd, kunnen inspecteurs proberen de organisatie een boete op te leggen op grond van artikel 15.1 van het Wetboek van administratieve inbreuken op administratieve overtredingen. Hoewel de wet niet voorziet in aansprakelijkheid.
Controle over de toegewezen middelen is de taak van de onderneming.
Documenten in een vreemde taal
Als een werknemer bij aankomst van een zakenreis naar het buitenland documenten voorlegt waaruit de uitgaven in een vreemde taal blijken, is het noodzakelijk om een interlineaire vertaling uit te voeren.
Clausule 9 van de Accounting Compliance Regulation bepaalt dat effecten in een vreemde taal moeten worden vertaald. Vertaling van primaire documenten kan worden uitgevoerd door elke medewerker die een vreemde taal kent. Alleen cijfers worden exact aangegeven. De resterende informatie kan niet letterlijk worden geschreven.
Een voorschotrapport met een vertaling wordt gecertificeerd door de hoofdaccountant van de organisatie of een andere bevoegde persoon.
Het rapportformulier is in één exemplaar ingevuld. Ten minste drie personen nemen deel aan de voorbereiding van het formulier: een verantwoordelijke persoon, een accountant, een directeur.
