Vanwege het feit dat we in het dagelijks leven voortdurend documenten tegenkomen op het werk en thuis, willen we hier verder over praten. Laten we eens kijken wat een document is en welke typen er zijn.
Wat is een document?
Een document is informatie die is vastgelegd op een tastbaar medium dat details bevat waarmee het kan worden geïdentificeerd. Er zijn andere definities van dit concept. We kunnen dus zeggen dat een document informatie is die is opgeslagen door individuen en organisaties als bewijs van activiteiten of verplichtingen.
Document essentie
Kortom, alle beschikbare definities van een document benadrukken het informatieve karakter (essentie).
De wet op “Informatie, informatietechnologieën” bepaalt dat informatie de verstrekte informatie is, ongeacht de vormen en methoden van indiening. En dat betekent dat we, nadat we dit in het document hebben weergegeven, de beschikbare informatie kunnen opslaan en overdragen aan andere personen en deze ook herhaaldelijk kunnen gebruiken.
Een drager van gedocumenteerde informatie is een object dat wordt gebruikt om het op te slaan en te beveiligen in geluid, spraak en visuele vorm.
Uit het voorgaande kunnen we concluderen dat het document ook een onmisbaar element is van het interne werk van elke organisatie, instelling of bedrijf, dat de interactie van afzonderlijke eenheden waarborgt. Het is inderdaad informatie die de reden is om alle managementbeslissingen te nemen, evenals het bewijs van hun implementatie en materiaal voor verdere activiteiten.
Op managementgebied is een document een werkitem, aangezien elke genomen beslissing schriftelijk wordt vastgelegd.
Externe tekens van documenten zijn karakteristieke kenmerken die de grootte en vorm, opnamemethoden en ontwerpelementen weerspiegelen. De auteur kan zowel een individu als een rechtspersoon zijn. Elk werkdocument heeft, indien correct uitgevoerd, rechtskracht.
Details van documenten
Papierwerk wordt geassocieerd met de naleving van alle verplichte elementen, die benodigdheden worden genoemd. Deze omvatten:
- naam;
- geadresseerde;
- de auteur;
- date;
- tekst;
- ondertekening;
- resolutie;
- goedkeuring en goedkeuring.
Opgemerkt moet worden dat verschillende documenten totaal verschillende details hebben. Hun aantal hangt af van de doelen en het doel. Velen hebben bijvoorbeeld een beperkt aantal details. Trouwens, als ten minste een van hen onjuist wordt aangegeven, wordt het document als ongeldig beschouwd.
Documentadministratie
Welke documenten zijn nodig in het werk? Op het gebied van organisatiebeheer worden verschillende vormen gebruikt. Het hangt allemaal af van waar en voor welk doel u documenten moet indienen.
Ze bestaan niet allemaal alleen, maar zijn onderworpen aan strikte systematisering. Met andere woorden, elk bedrijf houdt documentatie bij. Dit is in de eerste plaats noodzakelijk, zodat alle informatie altijd gemakkelijk en op het juiste moment kan worden gevonden.
Persoonlijke en officiële documenten
Documenten hebben om verschillende redenen hun eigen classificatie. Dus van oorsprong zijn ze persoonlijk en officieel.
- Persoonlijk worden buiten de werkplek gecreëerd. Het kan correspondentie, dagboek, aantekeningen zijn.
- Maar officiële documenten zijn documenten van de organisatie, op een bepaalde manier en in de gevestigde vorm opgesteld.
Maar in de groep van officiële documenten worden persoonlijke documenten onderscheiden, bijvoorbeeld: paspoort, diploma, certificaat, verblijfsvergunning, werkboek.
Het is duidelijk dat officiële documenten voornamelijk deelnemen aan administratief werk, waarvan de meeste managementdocumenten zijn.Met hun hulp worden managementfuncties van de organisatie gerealiseerd: planning, financiering, controle, levering en boekhouding. 
Documentatie classificatie
Volgens de methode voor het documenteren van informatie kan het anders zijn:
- schrijven;
- tekst;
- handgeschreven;
- getypte;
- elektronische;
- picturale.
Dit kan een video-, audio-, fotodocument zijn, evenals wit en concept. Zoals je kunt zien, is er een grote verscheidenheid aan.
Welke documenten zijn nodig in management boekhouding? Absoluut alles. Velen van hen zijn aanwezig in elke organisatie. Het is onmogelijk om met slechts één soort te komen. Ze zijn allemaal nodig, afhankelijk van de situatie.
Inkomende, uitgaande en interne documenten
Inkomende, uitgaande documenten en interne - we hebben allemaal gehoord over een dergelijke classificatie. Het geheel van dergelijke papieren vormt dus de documentenstroom van de hele organisatie. Inkomende en uitgaande effecten zijn onderworpen aan een strikte boekhouding. Ze worden vastgelegd in de respectieve tijdschriften van inkomende en uitgaande correspondentie.
Door het aantal aan de orde gestelde kwesties zijn de documenten onderverdeeld in eenvoudig en complex. In de eerste wordt slechts één vraag gesteld en in de andere een paar.
Soorten beperkingen op toegang tot effecten
Op basis van beschikbaarheid wordt papier gedefinieerd als geheim, niet geclassificeerd en voor algemeen officieel gebruik. Geheim zijn gemarkeerd met een speciale handtekeningstempel. Het gebruik ervan vereist speciale toestemming. En voor het werken met andere documenten zijn geen toleranties vereist. Ze zijn bedoeld voor medewerkers van de organisatie.
De presentatiemethode voor de tekst van het document
Volgens de presentatiemethode zijn de documenten als volgt verdeeld:
- monster;
- zeefdruk;
- individu.
In individuele kranten gaat de presentatie in zijn eigen stijl, alsof het uit zichzelf komt. Schermdocumenten worden uitgegeven volgens een bepaald schema met een set standaardzinnen. De meest voorkomende soort van dergelijk papier is een vragenlijst of certificaat. In de regel worden ze afgedrukt op kant-en-klare formulieren, die vervolgens enkele gegevens invoeren.
Welke documenten zijn nodig in het dagelijkse werk? Natuurlijk typisch. Ze zijn opgesteld op basis van een specifiek monster en worden in vergelijkbare situaties gebruikt. Er worden sjablonen gemaakt die, indien nodig, als basis worden gebruikt en alleen aanvullende informatie invoegen. Heel vaak moet u sommige documenten opstellen om andere te verkrijgen, bijvoorbeeld in de belastingdienst of in andere gevallen.
Soorten authenticiteitsdocumenten
Door authenticiteit worden documenten onderverdeeld in originelen, kopieën en duplicaten. Het is duidelijk dat het origineel het eerste exemplaar is. Het is gecertificeerd door een natte afdichting en handtekening.
Het duplicaat is een duplicaat van het origineel, het wordt meestal uitgegeven bij verlies van het originele document en heeft ook rechtskracht. Maar wat betreft de kopieën, hoewel ze volledig samenvallen met het origineel, hebben ze geen juridische kracht.
Documenten delen door opslagperiode en wijze van overdracht
Afhankelijk van de houdbaarheid zijn de documenten verdeeld in permanente, tijdelijke (bewaartermijn tot tien jaar) en langdurige bewaring (meer dan tien jaar).
En via de verzendmethode, naar telegrammen, brieven, faxen en berichten (elektronisch).
Wat je ook zegt, de documenten zijn nauw in ons leven gekomen. Elke dag hebben we te maken met allerlei soorten papier. En het maakt niet uit in welk gebied we werken, we gebruiken altijd documenten om deze of die informatie te ontvangen en te verzenden.
