Faxhandtekening: productie, gebruik. Op welke documenten kan ik een faxhandtekening zetten?

Fax is een reproductie van het originele grafische beeld. Zoals het kan zijn graveren, tekenen, tekst, tekenen, monogram en ga zo maar door. Het woord zelf komt van het Latijnse fac simile. In letterlijke vertaling betekent het "doe zo."

Historische achtergrond

Tot de 19e eeuw werden facsimiles meestal geproduceerd door het origineel te tekenen met transparant papier, graveren op hout of metaal en lithograferen. In de moderne wereld is deze procedure veel eenvoudiger. Dankzij de uitvinding en de daaropvolgende verbetering van lichte verf - fotogravures, foto's en andere processen waarmee u onvoorwaardelijk echte kopieën kunt verkrijgen, uitsluitend met mechanische middelen. Het afspeelproces wordt facsimile genoemd. Met zijn hulp worden zeldzame exemplaren gepubliceerd voor wetenschappelijke doeleinden. Tegenwoordig is het gebruik van een faxhandtekening heel gebruikelijk. Laten we verder kijken wat het is en waarom het nodig is.

Algemene informatie

Faxhandtekeningen op documenten worden al lang als een zeldzaamheid beschouwd. In sommige gevallen is het handiger om juist dergelijke, in plaats van originele elementen te gebruiken. Ondanks de vrij brede verspreiding is de handtekening van de fax echter niet op alle papieren toegestaan. Er zijn een aantal beperkingen, waarvan de schending tot vrij ernstige gevolgen kan leiden.

Handtekening fax: rechtskracht

In het burgerlijk wetboek is er slechts één vermelding van de rekwisieten in kwestie. In het bijzonder in art. 160, lid 2, is het toegestaan ​​dat na voltooiing van transacties een elektronische, faxhandtekening of andere analoog van het origineel mag worden gebruikt, gecreëerd door mechanisch of ander kopiëren. Dit is toegestaan ​​in gevallen die door de wet of met instemming van de partijen zijn bepaald. In deze situaties is de handtekening van de fax juridisch bindend. De mogelijkheid van de toepassing ervan moet op zijn beurt worden vastgelegd in de desbetreffende overeenkomst. Pas na de sluiting ervan kan een originele handtekening op het contract het origineel vervangen. Anders wordt de schriftelijke vorm tijdens de transactie geacht niet te zijn nageleefd onder Art. 160 GK.

Daarnaast is de rechtshandhavingspraktijk zodanig dat de partijen bij de overeenkomst kunnen voorzien in de mogelijkheid om een ​​facsimile-handtekening rechtstreeks in de tekst te gebruiken, als een afzonderlijke paragraaf. In dit geval is het niet nodig om een ​​aanvullende overeenkomst op te stellen. MNS houdt zich aan deze positie. In de overeenkomstige brief werd uitgelegd dat, aangezien er geen wetgeving was vastgesteld, de handtekening van de fax alleen kon worden gebruikt met wederzijds goedvinden van de partijen, hetgeen schriftelijk moest worden bevestigd. Bij gebreke van een overeenkomst erkennen de arbitragerechtbanken de transacties als niet gesloten wegens niet-naleving van de vastgestelde vereisten voor de vorm van uitvoering. Hieruit volgt dat de partijen zelf beslissen waar ze de faxhandtekening plaatsen en of het überhaupt mag worden toegepast.

Transactie proces

In de regel wordt de faxhandtekening gepresenteerd in de vorm van een stempel waarop een exacte kopie van het origineel staat. Dergelijke rekwisieten worden gebruikt om het papierwerk in het bedrijf te versnellen. Er zijn echter een aantal nadelen aan het gebruik van deze handtekening.In het bijzonder kan elke werknemer het gebruiken zonder medeweten van de directeur. Bovendien kan niet elke papieren faxhandtekening het origineel vervangen. Transacties van rechtspersonen met elkaar en met burgers worden meestal schriftelijk afgesloten, ongeacht de waarde. Dit proces wordt uitgevoerd door het relevante document op te stellen. Het weerspiegelt in feite de inhoud van de transactie. Om hun intenties te bevestigen, moeten de partijen een overeenkomst ondertekenen. Over het algemeen gebeurt dit rechtstreeks door de personen zelf of hun vertegenwoordigers.

Enkele aanbevelingen

Alvorens een overeenkomst te sluiten, die zal worden bevestigd door een handtekening van de fax, moet een overeenkomst worden opgesteld over de procedure voor het toepassen van dit kenmerk. In de praktijk zijn er geen bijzondere moeilijkheden bij het ontwerp ervan. In de overeenkomst staat meestal dat de handtekening van de fax dezelfde sterkte heeft als de originele handtekening van de bevoegde persoon. De partijen erkennen derhalve de competentie en de wettigheid van de documenten die erdoor worden bekrachtigd. Zoals hierboven vermeld, kan dezelfde clausule rechtstreeks in het hoofdcontract worden opgenomen. De laatste optie is recent populairder geworden. Het is bovendien raadzaam om van tevoren te voorzien op welke documenten u een faxhandtekening kunt plaatsen. Dit kunnen bijvoorbeeld toepassingen, tussentijdse rapporten, bestellingen, informatie of garantiebrieven, certificaten, aanvullende overeenkomsten, enzovoort zijn. Het moet ook duidelijk de kring van mensen aangeven die cliches kunnen gebruiken, een faxhandtekening kunnen maken en voorbeeldafdrukken kunnen bijvoegen.

Arbeidscontract

Er is geen verbod of beperking op het gebruik van een kopie van de handtekening in de TC. De mogelijkheid van de toepassing ervan moet echter worden vastgelegd in de lokale besluiten van het bedrijf. Ze kunnen ook een lijst met papieren bevatten waarop een cliche het origineel kan vervangen. Een kopie van bestellingen, contracten, overboekingsopdrachten en andere handelingen is dus volledig legaal.

Belangrijk punt

Sinds oktober 2014 is federale wet nr. 267 van kracht. In overeenstemming hiermee zijn wijzigingen aangebracht in een andere wet die de procedure regelt voor het waarborgen van de sociale bescherming van visueel gehandicapten. Volgens de huidige normen kunnen deze burgers in sommige gevallen het origineel van hun handtekening vervangen door een fax in banken. De identiteit van de cliche en het origineel wordt gecertificeerd door een notaris en bevestigd door een bijbehorend certificaat.

Faxhandtekening op primaire documenten

De controlerende autoriteiten hebben hun standpunt over de legitimiteit van het gebruik van clichés in de respectieve brieven kenbaar gemaakt. In het bijzonder wordt in de toelichting bepaald dat een handtekening van een fax op primaire documenten, facturen, volmachten, betalingen en andere effecten met financiële gevolgen niet is toegestaan. De gerechtelijke praktijk is echter nogal dubbelzinnig bij het overwegen van deze kwestie. De meeste arbitrage-instellingen houden zich aan de positie van regelgevende instanties. In een van de beslissingen van de FAS in het district Oeral merkte hij echter op dat het hof van beroep met betrekking tot art. 160, deel 2, werd er terecht op gewezen dat er in de huidige wetgeving geen norm bestaat die het gebruik van clichés verbiedt of beperkt bij het sluiten van handelingen in de vorm van COP-2, een werkcontract en het opstellen van certificaten voor f. CS-3.

Een resolutie van de FAS in het district Moskou om te stellen dat een overeenkomst waarbij een cliché het origineel kan vervangen, kan voortvloeien uit een specifieke actie. De afwezigheid in het contract van een indicatie van de mogelijkheid om facsimiles te gebruiken zonder rekening te houden met andere omstandigheden op zichzelf, kan niet als basis dienen voor het erkennen van facturen die op deze manier zijn ondertekend als niet-legaal als ze het stempel van de koper erop hebben. Er wordt een aanvullende bevestiging van de transactie gegeven verzoeningshandelingen die de schuld voor het aanbod weerspiegelt.Dit alles suggereert dat bij het ondertekenen van de primaire documentatie per fax, er een risico is op controversiële situaties.

factuur

Hierboven is aangegeven dat in dergelijke documenten een faxhandtekening het origineel niet kan vervangen. Niet iedereen is echter volledig duidelijk over dit onderwerp. Volgens regelgevende instanties fungeert het gebruik van cliches op de factuur als een inbreuk op de regels voor het ontwerp. Dergelijke effecten geven geen recht op btw-aftrek. U steunde in een van zijn beslissingen de positie van de belastingdienst. In zijn toelichting heeft de rechtbank aangegeven dat in het belastingwetboek in art. 169, in het bijzonder, is de mogelijkheid om een ​​faxhandtekening te gebruiken bij het opstellen van een factuur niet voorzien. Districtsrechtbanken houden zich ook aan deze positie en nemen beslissingen die niet in het voordeel van de belastingbetaler zijn.

Verboden en machtigingen

Wetgeving staat het gebruik van faxhandtekeningen niet toe op:

• Notes.
• Belastingaangifte
• Betalingsopdrachten volmachten. Wat dit laatste betreft, is er een beschikking op grond waarvan het is toegestaan ​​om met instemming van de partijen faxen te gebruiken.
• Op aanvragen voor deelname aan aanbestedingen om te voldoen aan de behoeften van de staat en effecten die er deel van uitmaken.
• Bankkaarten met opdruk en handtekeningen.

Daarnaast staat de wet het gebruik van facsimiles toe op:

• Gefeliciteerd, uitnodigingen, bedankbrieven, andere papieren die geen financiële gevolgen hebben.
• Overeenkomsten, wijzigingen of aanvullingen daarop, op voorwaarde dat de mogelijkheid om de cliche te gebruiken daarin is voorgeschreven of in overeenstemming met de partijen is vastgesteld.

order

Het hoofd van de onderneming lost onafhankelijk problemen op met betrekking tot het gebruik van de faxhandtekening in de documentstroom. Als hij een keuze maakt voor een cliché, dan moet dit worden ingelijst door de relevante handeling - een bevel. Het is meestal samengesteld in een willekeurige vorm. Tot zijn beschikking stelt het hoofd een lijst op van papieren waarop een faxhandtekening kan worden aangebracht, en de kring van personen die bevoegd zijn om ze op deze manier te onderschrijven. Het is ook raadzaam om een ​​speciale instructie te geven, die alle belangrijke punten met betrekking tot het directe gebruik van het cliché, de opslag en vernietiging ervan indien nodig, zal benadrukken.

Mogelijke problemen

Vaak maken bedrijfsleiders een grote fout wanneer, in hun opdracht om een ​​faxreproductie van een handtekening te gebruiken, ambtenaren wier handtekening niet is geverifieerd de gelegenheid krijgen. Dit wordt beschouwd als een schending van het gevestigde kantoorwerk regels. Dit komt omdat alleen degene wiens handtekening daadwerkelijk wordt gereproduceerd, een faxhandtekening kan gebruiken. In dit geval moet worden bedacht dat de taak van de cliche is het origineel te vervangen, waarmee een specifieke ambtenaar kan worden geïdentificeerd.

Het is dus het papier dat het papier moet goedkeuren, omdat het verantwoordelijk is voor de betrouwbaarheid van het papier. Daarnaast heeft de manager niet altijd de mogelijkheid om aanwezig te zijn bij het ondertekenen van bepaalde documenten. In dergelijke gevallen moet hij een afzonderlijke volgorde uitvaardigen waarin hij de andere verantwoordelijke persoon machtigt. Deze wijzigingen moeten worden aangebracht in de lokale wetten van het bedrijf, inclusief de bijbehorende documentatie.

Kenmerken van het maken van cliches

Om de handtekening van de fax toe te passen en om te voldoen aan de eisen van de wettelijke normen, is het noodzakelijk dat deze met hoge kwaliteit wordt vervaardigd. De apparatuur die wordt gebruikt om de cliche te maken is bestand tegen hoge druk en beschermt de afdruk tegen mechanische schade. Hiervoor wordt een hightech GRM-element gebruikt. Het is uitgerust met een speciaal mechanisme dat de drukkracht beperkt. De grootte van de snap is afhankelijk van de grootte van de handtekening. Met het GRM-element krijgt u een duidelijke en niet verpletterde indruk.Over het algemeen gaat de productie van een faxhandtekening niet gepaard met ernstige moeilijkheden, behalve enkele technische subtiliteiten die tijdens het proces optreden. Eerst wordt een handtekening gescand. Er wordt een cliche gemaakt voor het monster. Het ziet er in de regel uit in de vorm van een stempel-stempel. De apparatuur kan eenvoudig (metaal of plastic) of automatisch zijn. Voordat de productie wordt gestart, moet het bedrijf een schriftelijke toestemming van de klant krijgen met een fax.

conclusie

Uit de bovenstaande informatie kan worden geconcludeerd dat een faxhandtekening voor veel mensen een redelijk handig middel is om uw handtekening toe te passen. Het vervangen van het origineel is echter lang niet altijd veilig. Er zij aan herinnerd dat noch in burgerlijke noch in belastingwetten de procedure voor het gebruik van faxreproductie is gereguleerd. Niettemin, onder voorbehoud van verduidelijkingen en enkele bestaande vereisten, kan het risico aanzienlijk worden beperkt. Op de een of andere manier bevelen experts aan dat ze, voordat ze overeenkomsten of andere belangrijke documenten ondertekenen, een voorlopige overeenkomst opstellen waarin beide partijen de cliche als legitiem erkennen. Er moeten ook afdrukken aan worden toegevoegd. De hoofden van ondernemingen moeten echter volledige aandacht besteden aan de voorbereiding van een passende bestelling bij hun onderneming, op basis waarvan de faxhandtekening zal worden gebruikt. Van bijzonder belang moet de definitie worden gegeven van de personen die bevoegd zijn om bepaalde documenten op deze manier te onderschrijven. Bij het geven van een order om dergelijke kansen aan een werknemer over te dragen, is het noodzakelijk om de verantwoordelijkheid van deze werknemer te bepalen bij het identificeren van overtredingen of het overschrijden van zijn autoriteit. Er moet niet worden overwogen dat de faxhandtekening het origineel volledig vervangt. Dit is verre van het geval. Bovendien stelt de wet een lijst op van effecten die alleen persoonlijk kunnen worden waargenomen. In geval van geschillen is het belangrijkste argument voor het gebruik van faxen een wederzijdse overeenkomst tussen de partijen of het bestaan ​​van een overeenkomstige clausule in het contract. Anders erkent de rechtbank het gebruik ervan als onwettig en is het papier ongeldig. Totdat het gebruik van de cliche strikt wettelijk is geregeld, is het gebruik van de afdruk het best beperkt. In sommige organisaties worden formulieren die niet van financieel belang zijn vooraf goedgekeurd. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op bedankbrieven, zakelijke brieven, gefeliciteerd, aankondigingen, enzovoort.