In ons artikel willen we het hebben over brieven. Ze zijn immers de meest gebruikelijke manier om informatie uit te wisselen. In het dagelijks leven en op het werk kun je gewoon niet zonder.
Wat is een dienstbrief?
Een letter is de algemene naam voor documenten die zeer verschillend van inhoud zijn en die dienen als een communicatiemiddel tussen volledig verschillende structuren en organisaties tijdens hun activiteiten.
Brieven zijn papieren verenigd in één grote groep door de wijze van overdracht - per post. Een enorm aantal van hen hoopt zich op in elke organisatie. Ze zijn verdeeld in uitgaand en inkomend.
Een zeer grote hoeveelheid informatie kan in letters worden vermeld: een wens, een groet, alles. Het wordt uitgegeven op gespecialiseerde A4-formulieren. In gevallen waarin de letter klein is en niet meer dan zeven regels bevat, is het toegestaan om het A5-formaat te gebruiken.
Elk document moet zijn gedateerd en dus ook een brief. De datum is de dag van ondertekening.
Een dienstbrief maken
Een brief is opgebouwd volgens een bepaald schema:
- Inleiding. Het geeft de motieven en redenen aan voor het schrijven van het document, feiten, links naar gebeurtenissen in het verleden, beslissingen van hogere organisaties.
- Evidence. Het beschrijft de reden voor alles wat in het document staat.
- Conclusie. Het trekt conclusies, doet voorstellen, verzoeken, vereisten.
Deze optie is ook mogelijk wanneer de servicebrief alleen het laatste deel bevat zonder enige uitleg.
In de regel hebben letters geen grote volumes, meestal gaat het om één pagina.
Doel van de compilatie
Het doel van elke brief is motivatie. De inhoud moet dus duidelijk, begrijpelijk en beknopt zijn, zonder onnodige en onnodige informatie. Er zijn verschillende regels die moeten worden gevolgd bij het verwerken van een document.
Een officiële zakelijke brief is gewijd aan één enkel nummer. Dit vereenvoudigt hun verdere verwerking, waardoor u de uitvoering binnen de organisatie kunt versnellen.
De tekst wordt gepresenteerd in de derde persoon en enkelvoud. Bijvoorbeeld: "In de nabije toekomst plant de school ...".
Het hoofd van de organisatie heeft het recht om elk officieel document te ondertekenen en daarom worden brieven, en tijdens zijn afwezigheid, bevoegdheden overgedragen aan de tijdelijk waarnemende directeur.
Momenteel kan een servicebrief niet alleen per post worden verzonden, er is ook een telegraaf, fax en, uiteraard, internetmail, wat de meest handige en populaire optie is.
Vereisten voor het opstellen en uitvoeren van het document
Hoe het document ook wordt verzonden, de voorbereiding van de servicebrief is onderworpen aan de uniforme ontwerpvereisten. Ze zijn ongecompliceerd en kennis van bepaalde nuances kan soms van pas komen.
Laten we eens kijken hoe we een dienstbrief kunnen schrijven. Een voorbeeld wordt hieronder gegeven.
Dit is hoe een soortgelijke brief wordt opgesteld.
Bankgegevens
Een officiële brief is de algemene naam van een grote groep zakelijke documenten die nodig zijn voor communicatie tussen instellingen onderling en met gewone burgers. Ze bevatten de vereiste elementen in het ontwerp.
Bankbriefgegevens:
- Date.
- Letter nummer.
- Links naar registratienummers en datums van die documenten waarop het antwoord is geschreven.
- De titel van de tekst in een enkele zin.
Bovendien moeten de afzonderlijke componenten van de gegevens correct worden vermeld:
- Bedrijfsnaam.
- Structurele eenheid.
- De positie van de aannemer.
- Achternaam en voorletters.
- Adres van de ontvanger
In het geval dat de brief aan meerdere personen of organisaties is gericht, geeft u eerst de hoofdontvanger (zijn adres) aan en vervolgens de rest.
Classificaties van serviceletters
Dienstbrieven kunnen worden geclassificeerd op basis van volledig verschillende gronden, die verband kunnen houden met het doel, de inhoud, het belang, de urgentie, de status van de geadresseerde.
Over het algemeen kunnen alle zakelijke brieven worden onderverdeeld in de volgende typen:
- Ondersteunende.
- Verzoek brief.
- Informatie.
- Reclame.
- Garantie.
- Voor ambitieus.
- Arbitrage.
- Herinneringsbrieven.
- Bevestigingsbrieven.
- Verzoekbrieven.
- Kennisgevingsbrieven.
Een dergelijke classificatie is de meest universele. Laten we enkele van de soorten zakelijk schrijven eens nader bekijken.
Sollicitatiebrief
Sollicitatiebrief - een document waarmee ze de ontvanger laten weten dat er papieren naar hem zijn verzonden, misschien wordt er iets uitgelegd of verduidelijkt. Een dergelijke brief bevat niet het adresgedeelte.
In de regel begint een dergelijk document met de woorden: "Wij sturen u ...", "Wij informeren u ..."
Tegelijkertijd kan ook aanvullende informatie over de productie- of beheersituatie worden opgenomen. Bijvoorbeeld: "In overeenstemming met de overeenkomsten ..."
De tekst van een dergelijk document kan toelichtingen of verzoeken bevatten betreffende die materialen die bij de begeleidende brief zijn gevoegd. Het is opgesteld op een formulier. Naast alle bovenstaande details, moet het een opmerking bevatten over de aanwezigheid van toepassingen.
Uitnodigingsbrief
In een dergelijk document wordt de geadresseerde uitgenodigd om deel te nemen aan het evenement. Een dergelijke brief kan naar een specifieke persoon of organisatie worden verzonden. Ze beginnen met de zinnen: "Wij vragen u om te bezoeken ...", "Wij nodigen u uit om ...". Het document onthult de essentie van het komende evenement met de verplichte vermelding van de datum en tijd van het evenement, evenals de voorwaarden voor deelname eraan.
Informatiebrief
Dit type schrijven komt veel voor. Het informeert de afzender over officiële informatie. In de regel zijn dergelijke brieven vrij typisch en worden ze door managementstructuren verzonden naar ondergeschikte organisaties. Ze kunnen specifieke wettelijke bepalingen, voorstellen en aanbevelingen bevatten.
Nieuwsbrieven kunnen trouwens bijlagen bevatten. Het volume van een document is in de regel niet groter dan meerdere pagina's. Ze worden ondertekend door het hoofd van de onderneming.
Promotiebrief
Dit is ook een soort informatiebrief, maar het is gericht aan een specifieke persoon of organisatie, het bevat een gedetailleerde beschrijving van goederen en diensten. De tekst van de brief bevat gedetailleerde informatie. Het uiteindelijke doel is om de verwerving van iets door de geadresseerde aan te moedigen.
Garantiebrief
Dit is een document dat verplichtingen of hun bevestiging bevat. Ze zijn gericht tot specifieke personen en organisaties. Over welke garanties hebben we het? Bijvoorbeeld garanties voor de betaling van goederen, huur, diensten, arbeidsvoorwaarden. Een dergelijke brief wordt in de regel door twee personen ondertekend - de directeur en de hoofdaccountant, en ook gecertificeerd door een zegel.
Claimbrief (klacht)
Dit is een zakelijke brief die informatie bevat over de ontdekking dat het product bijvoorbeeld niet aan de normen voldoet die in het contract worden vermeld. Het doel van een dergelijk document is om te compenseren voor verliezen die zijn gemaakt in strijd met contractuele bepalingen. Een claim moet schriftelijk worden ingediend. In de praktijk is er geen enkele vorm van een dergelijke brief, maar er zijn verplichte elementen die moeten worden nageleefd.
De claim moet de volgende informatie bevatten:
- Het volledige adres van de organisatie waarnaar het document wordt verzonden.
- De gronden zijn aangegeven (verwijzing naar de garantie, contract).
- Specifieke vereisten (teruggave van goederen, geld, afwaardering).
De claim wordt aangetekend verzonden of per ontvangstbewijs.Het bevat fotokopieën van alle documenten die bevestigen dat de afzender correct is. Een e-mail kan het best worden bewaard.
Een brief begint altijd met de zin: "Wij sturen u een klacht ..."
onderzoek
Verzoekbrief - een zakelijk document verzonden voor officiële informatie. De tekst bevat een duidelijke rechtvaardiging voor de behoefte aan informatie. Dit kunnen links zijn naar wetten, voorschriften. Brieven worden ondertekend door een officieel gemachtigde ambtenaar.
Een verzoekbrief impliceert een antwoordbrief. Speciale status wordt gegeven aan verzoeken van autoriteiten.
Herinneringsbrief
Dit is een document dat wordt gebruikt in gevallen waarin de organisatie haar functionele taken niet vervult, maar gewoon fungeert als een intermediaire rol. In de regel bestaat een brief uit verschillende delen. De eerste verwijst naar een document waarin verplichtingen worden vastgelegd. En in de tweede - een verzoek om elke actie uit te voeren.
Kennisgevingsbrief
Een dergelijk document informeert over evenementen (openbaar). Brieven worden verzonden naar een groot aantal organisaties of mensen voor hun betrokkenheid, deelname. Ze kunnen niet alleen informeren over de evenementen, plaats en tijd, maar ook tegelijkertijd oproepen tot deelname. De brief kan bijlagen bevatten, bijvoorbeeld een vragenlijst van een deelnemer, een evenementenprogramma. In de regel wordt het naar een hele lijst met ontvangers verzonden, wat betekent dat de geadresseerde niet wordt vermeld. Een brief wordt ondertekend door de persoon die verantwoordelijk is voor het evenement.
In plaats van een nawoord
In ons artikel hebben we de meest gebruikte soorten zakelijke brieven onderzocht, evenals de nuances van het schrijven ervan. Nadat je het onderwerp een beetje hebt bestudeerd, kun je er nu vrijuit navigeren en niet in de war raken als je wordt benaderd met een voorstel: "Stel een dienstbrief op." Zoals u ziet, is dit niet moeilijk, vooral als u alle basisvereisten en details voor het schrijven van een document onthoudt. Een voorbeeld van het opstellen van een servicebrief (voorbeeld) gaven we in het artikel. Veel geluk
