Uitnodigingsbrief. Rassen van zakelijke correspondentie.

leiden zakelijke correspondentie soms is het helemaal niet gemakkelijk. Soms moet je papieren maken met een heel specifieke focus. Onder hen is een speciale plaats een uitnodigingsbrief.

Basisconcepten

Kantoorcorrespondentie heeft zijn eigen wet- en regelgeving. Elk document dat over een specifiek onderwerp is samengesteld, heeft een specifieke uitstraling. Dat geldt ook voor de uitnodigingsbrief - de essentie ervan wordt al weerspiegeld in de titel zelf.

Dit poststuk is ontworpen om een ​​persoon of groep mensen uit te nodigen om deel te nemen aan een gepland evenement. Het lijkt erop dat hier niets ingewikkelds aan de hand is. Het is eigenlijk niet eenvoudig om je gedachten correct in woorden uit te drukken. Er zijn verschillende opties voor een dergelijke behandeling. De uitnodigingsbrief is bedoeld om een ​​specifieke persoon (of groep) aan te zetten tot actie. Het bevat een oproep en verduidelijkt tegelijkertijd enkele van zijn omstandigheden. Een dergelijk document kan een uitnodiging zijn voor een tentoonstelling of interview, een zakelijke bijeenkomst of een conferentie, seminar of ander evenement. In elk van deze gevallen fungeert deze brief als tussenpersoon. Het forceert niet, geeft niet aan, maar draagt ​​het verzoek van de afzender over aan de geadresseerde.

Document voordelen

Veel organisaties blijven uit gewoonte de mondelinge manier van communiceren gebruiken. Ze geloven dat het uitnodigen van mensen via telefoongesprekken en persoonlijke gesprekken veel effectiever is dan het sturen van e-mails. Met direct contact is het natuurlijk gemakkelijker om elke gedachte over te dragen aan de gesprekspartner. Maar als je goed kijkt, zie je dat de uitnodigingsbrief nog steeds een aantal belangrijke voordelen heeft:

1. Met dit document toont de afzender respect voor elke ontvanger.
2. Dergelijk papier kan zo worden ontworpen dat het al door zijn uiterlijk de richting van de aankomende gebeurtenis aangeeft.
3. De aanwezigheid van een dergelijke brief maakt het mogelijk om deze, indien nodig, als uitnodigingskaart te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat degene naar wie het beroep was gericht, naar het evenement zal komen.
4. Het document bevindt zich voortdurend bij de geadresseerde en laat hem de plaats, tijd en het onderwerp van de toekomstige vergadering niet vergeten. In de omstandigheden van het moderne leven is het inderdaad soms moeilijk om iets belangrijks in de tijd te herinneren. Papier, dat altijd voor de ogen ligt, zal niet toestaan ​​dat iemand het vergeet.
5. Deze optie is handig als het momenteel onmogelijk is om op andere manieren contact te maken met specifieke mensen.

Al deze redenen benadrukken nogmaals de positieve aspecten van een dergelijke schriftelijke oproep.

Regels voor het schrijven van een brief

Een schriftelijke uitnodiging is een soort kennisgevingsbrief. Dit blijkt uit de titel van het document zelf. In feite informeert het de geadresseerde dat een bepaald evenement op het afgesproken tijdstip zal worden gehouden. De afzender wil er zeker van zijn dat alle uitgenodigde mensen zeker zullen reageren en naar de vergadering zullen komen.

En hiervoor moet je weten hoe je een uitnodigingsbrief schrijft. Hier moeten enkele belangrijke punten worden overwogen:

1. Als het evenement officieel van aard is of vervolgens in persoonlijke communicatie voorziet, moet het op briefpapier worden uitgegeven. Dit zal de nadruk leggen op de ernst en de imperativiteit van de komende vergadering.
2. De brief moet van tevoren worden verzonden, zodat de persoon voldoende tijd heeft om na te denken en een beslissing te nemen. Misschien wil hij weigeren.In dit geval krijgt hij de gelegenheid om contact op te nemen met de organisatoren en hen hierover te informeren.
3. Aangezien een dergelijk document nog steeds tot de categorie van officiële correspondentie behoort, moet het bij het opstellen ervan worden nageleefd. zakelijke stijl.
4. Het is beter om het in tweevoud te maken, zodat men ter bevestiging in de organisatie blijft.

Elke uitnodiging moet uit de volgende delen bestaan:

1. Standaard "header", die de coördinaten van de ontvanger aangeeft.
2. Een oproep van het type "Blij om te informeren" of "Beste partner", indien nodig, kunt u contact opnemen met een specifieke geadresseerde. Bijvoorbeeld: "Beste Dmitry Sergejevitsj!".
3. Het grootste deel van de uitnodiging met alle details van het evenement.
4. Handtekening van de verantwoordelijke persoon met vermelding van de positie, handtekening en volledige decodering

Als alle bovenstaande regels worden nageleefd, kunt u verwachten dat de verzonden brief het gewenste resultaat zal geven.