Velen praten aan de telefoon. Mensen uit het bedrijfsleven praten. Het percentage telefoongesprekken per dag is soms aanzienlijk groter dan oog in oog. Neem de telefoonetiquette in acht! Dit is een zeer belangrijke regel. Je bent een welgemanierde persoon, toch? Daar ga je.
Pak de telefoon. Ze bellen je!
Wanneer de telefoon overgaat, nemen we de telefoon automatisch op en beantwoorden we de gebruikelijke "Hallo!".
Is dit genoeg om een gesprek te beginnen?
Laten we eens kijken wat de telefoonetiquette zegt.
Allereerst trekken we een scheidslijn tussen zakelijke en persoonlijke contacten.
Het moment dat alle gesprekken verenigt is beleefdheid, terughoudendheid en het bezit van een stem.
Uw gesprekspartner kan niet zien wat u aan de andere kant van de handset doet. Maar de minste intonatie veroorzaakt irritatie, vijandigheid, verdriet en andere emoties.
"Hallo" op een zakelijke manier
Ze bellen je op je werktelefoon. Pak de handset niet vast na de eerste pieptoon. Dit kan de indruk wekken van de persoon die u belt dat u eenvoudigweg niets anders hoeft te doen dan de telefoon opnemen. Dit is niet alleen je reputatie. Een gesprek zal een indruk achterlaten van de geloofwaardigheid van de hele organisatie. Antwoord door te wachten tot twee of drie belsignalen klinken. Maar in geen geval meer. De regels van de telefoonetiquette laten op deze manier niet toe dat de persoon niet wordt gerespecteerd.
Het wordt niet aanbevolen om onmiddellijk een gesprek met de bedrijfsnaam te beginnen. Het begroeten van de beller is de beste neutrale zin "Goede dag!" Deze tijd van de dag wordt beschouwd als de belangrijkste werkdag. In andere gevallen kunt u het beroep "Hallo!" Gebruiken
Een voorwaarde voor een zakelijk gesprek is het toetreden tot de begroeting van het zogenaamde spraak "visitekaartje". Dit kan de naam van de organisatie zijn of uw persoonlijke gegevens - positie, naam en achternaam.
In het ideale geval ziet het begroetingsschema er als volgt uit: “Goedemiddag! Het bedrijf "Sun"! "Of" Goedendag! Het bedrijf "The Sun". Manager Olga Sergeeva. '
Een goed geregeld antwoord op de oproep zal een succesvol en aangenaam gesprek op gang brengen. Het geeft een goede indruk van de organisatie, benadrukt de status en geeft stevigheid. Het is altijd een plezier om met geschoolde mensen om te gaan. Daarom zal de gemaakte indruk een belangrijke rol kunnen spelen in toekomstige samenwerking.
Persoonlijk "Hallo!"
Als je denkt dat je een gesprek met een vriend of vriend kunt beginnen wanneer je wilt, dan vergis je je. Het is beter om elke inkomende oproep naar uw persoonlijke telefoon te starten met de wensen van een dure dag en uw eigen presentatie.
Op deze manier beschermt u uzelf tegen het verspillen van tijd door uit te leggen of de beller per ongeluk uw nummer heeft gekozen. Wanneer u tijdens kantooruren persoonlijk wordt opgeroepen, zal een kleine officiële presentatie de toon zetten voor het algemene gesprek, dat wil zeggen, u zult de persoon duidelijk maken dat er op dit moment geen manier is om lege gesprekken te voeren. En dit is slechts een uiting van goede manieren en hoffelijkheid, die wordt geïnterpreteerd door de regels van een telefoongesprek.
Wanneer u belt
Het lijkt eenvoudiger, heeft het nummer gekozen en de essentie van het gesprek vastgelegd. Maar velen hebben uit ervaring al gezien dat wanneer je het begin van het gesprek zet, het zich zal ontwikkelen. Of een zakelijk gesprek het begin van een succesvolle samenwerking zal zijn, hangt af van de eerste momenten van het gesprek. Hetzelfde kan gezegd worden over persoonlijke contacten. Besteed een half uur aan het uitleggen wie er belt en om welke reden, of leg de essentie uit in een paar minuten, het zal duidelijk zijn uit de eerste oproep.
Zakelijk gesprek
U hebt het bedrijfsnummer gekozen en een standaard begroetingsreactie ontvangen. Je moet jezelf ook voorstellen.Als u een organisatie vertegenwoordigt, geeft u de naam en uw positie aan. Vat vervolgens de essentie van de hogere voorziening samen. U moet de werktijden van anderen respecteren en uw tijd niet besteden aan inconsistente uitleg. Uitgaande van een lang gesprek, vergeet niet te vragen of het handig is om te praten met de persoon die nu de telefoon heeft opgenomen. Misschien moet u het gesprek naar een geschikter tijdstip verplaatsen.
De regels van het telefoongesprek zeggen "nee" tegen dergelijke begroetingszinnen als "Het zit je dwars ...", "Zie je, wat is er aan de hand ...", "Niets als ik je stoor ...". Uw "hallo" in dit geval moet worden gehoorzaamd met waardigheid, zonder reekalf. Dan kunt u rekenen op een productief gesprek en zelfrespect. Na een persoonlijke presentatie kun je zeggen: "Help me deze vraag op te lossen ...", "Vertel me alsjeblieft ...", "Ik ben geïnteresseerd in ...", enz.
Persoonlijk gesprek naar een vriend of familielid
“Hallo vriend. Hoe gaat het met je? ”- Natuurlijk kun je met familieleden zo'n gesprek beginnen. Maar het zou juister zijn om onszelf voor te stellen. Vooral als u een specifiek bedrijf bezoekt en niet alleen om te chatten. Ten eerste kun je het nummer van een vriend op het verkeerde moment kiezen. Een persoon heeft het druk, is aan het werk of een zakelijke bijeenkomst, houdt zich bezig met persoonlijke problemen. Ten tweede, stel je voor dat je nummer gewoon niet was bepaald en dat de stem onbekend klonk vanwege de slechte communicatie. Om jezelf en je vriend niet in een ongemakkelijke positie te brengen, bel jezelf.
Vervolg het gesprek
In elk gesprek moet je alert zijn op de gesprekspartner. Een telefoongesprek beginnen is een grote vaardigheid, maar de voortzetting ervan is van groot belang.
Bedrijfscontinuïteit
U bent de initiator van de oproep. U hebt dus een specifiek probleem dat u tijdens het gesprek wilt oplossen. Maak vooraf een lijst met vragen die u interesseren, zodat u niet aan de zijlijn verdwaalt en de werktijd van andere mensen niet verspilt. Luister goed naar de persoon met wie je praat. Probeer de antwoorden te schetsen, dit helpt om te voorkomen dat u opnieuw hoeft te vragen.
Tijdens een gesprek is de verbinding verbroken? Bel terug als u een gesprek bent begonnen. Je moet ook het gesprek beëindigen. Vergeet niet de persoon met wie je praat te bedanken. Een aangenaam einde is natuurlijk een goede dag.
Als ze je bellen, luister dan goed naar het verzoek. Vergeet niet de aandacht op het gesprek te houden met de zinnen "Ja, natuurlijk ...", "Ik begrijp u ...", "We zullen proberen te helpen ...", enz. De gesprekspartner voelt zich zelfverzekerd en kan het probleem schetsen. Wanneer het gesprek dreigt uit te slepen, neemt u het initiatief, helpt u het gesprek in de juiste richting te leiden.
Vraag voordat u klaar bent met de gesprekspartner of hij alle antwoorden heeft ontvangen. Als u hem niet kunt helpen op grond van andere officiële taken, vertel hem dan het contact van een medewerker die bevoegd is voor een bepaald onderwerp.
Persoonlijk telefoongesprek
In persoonlijke gesprekken is de situatie eenvoudiger. Maar hier geeft de telefoonetiquette enkele aanbevelingen. Een vriend / vriendin belde je bijvoorbeeld op een lastig moment met een groot verlangen om te chatten. Voor dergelijke gevallen is er een standaard telefoongesprek: "Sorry, nu tijdens de vergadering ..." of "Ik heb een zeer belangrijke vergadering, ik bel u later terug ...". Je kunt toevoegen: 'Ik begrijp dat dit heel belangrijk is. Ik bel je terug zodra ik vrij ben ... " Voor de gesprekspartner is dit een indicatie dat u zijn problemen niet negeert. Er zullen dus geen onnodige beledigingen zijn. Trouwens, probeer terug te bellen als je het hebt beloofd.
Algemene regels voor telefoongesprekken
Regels voor telefoonetiquette werden niet uit het plafond bedacht. Dit zijn de observaties van psychologen, praktische ervaring, analyse op basis van de resultaten van veel gesprekken. Er zijn bepaalde acties die etiquette verwelkomt of ontkent. We zullen een aantal van hen in een klein memo verzamelen.
- Voer geen luide persoonlijke gesprekken op openbare plaatsen en op het werk. Je plaatst anderen in een ongemakkelijke positie en dwingt je te luisteren naar de intieme details van je leven, die geen verband met hen houden.
- Zet de telefoon niet op de luidspreker als u uw gesprekspartner hier niet voor heeft gewaarschuwd. Een dergelijke situatie kan negatieve effecten hebben. Maar allereerst is dit een uiting van respect voor de persoon aan de andere kant van de draad.
- Kies zorgvuldig je beltoon. Minder harde agressie, omdat mensen met een zwak zenuwstelsel mogelijk in de buurt zijn.
- Schakel het geluid van de telefoon uit tijdens vergaderingen, vergaderingen, in culturele instellingen en ook op plaatsen waar een dergelijke eis wordt voorgeschreven door de gedragsregels.
- Combineer telefoongesprekken niet met eten. Dit bemoeilijkt het begrip, geeft blijk van gebrek aan respect voor de gesprekspartner.
- Wees voorzichtig als u van plan bent om te bellen. Vroeg in de ochtend, laat in de nacht - dit is, zoals u weet, niet de beste tijd om met zelfs de dichtstbijzijnde persoon te praten. U kunt op zo'n moment alleen bellen voor de meest urgente zaken. Vergeet het niet.
Weinig conclusie
Nu ken je de telefoonetiquette. Op tijd bellen. Wees beleefd. Prettig telefoongesprek en goed humeur!
