De kostnader som tas vid beräkning av inkomstskatt bör vara ekonomiskt berättigade samt dokumenterade. Kostnader som är avsedda för bilar är inget undantag. Om fordon förutom officiella ändamål används för personliga behov eller persontransporter används för officiella ändamål kan det uppstå svårigheter med skatteregistrering. Till exempel kan frågor handla om hur man kan skriva av bensin till direktörens personliga bil. Låt oss prata om detta i vår artikel.
Privatbil för officiella ändamål
Den nuvarande lagstiftningen innehåller inte separata bestämmelser om hur användningen av en personbil för officiella ändamål regleras. Men denna möjlighet är förankrad i konst. 188 i Rysslands arbetskod. För närvarande finns det flera sätt att skriva av bensin till direktörens personliga bil. Dessa inkluderar följande:
- Ersättning. Användningen av fordon i detta fall registreras i lokala handlingar. Detta kan också anges i ett anställningsavtal eller kollektivavtal. Samtidigt minimeras procedurförfarandena och arbetsgivaren kan flexibelt reglera arbetskraftsprocessen. Att betala direktörens kompensation för att använda en personbil gör det dock mindre säkert.
- Att hyra. För att minska faktiska kostnader, samt optimera redovisningen av alla utgifter, kan hyran användas. Dessutom hyr företaget faktiskt ett fordon utan förare, och den anställde kör redan en företagsbil, det vill säga i företagets balansräkning. Avtalet kan föreskriva ett fullständigt återbetalningssystem för bilen. Men denna metod har också nackdelar.
- Lån. Med ett tillräckligt lån är det också möjligt att använda en personbil för officiella ändamål. I detta fall får den anställda ingen ersättning för tillhandahållandet av fordonet direkt, men den totala skattetrycket, liksom hyresbetalningarna, kommer att reduceras. I det här fallet dras bilen upp på företagets balansräkning.
- GPC-avtal. Ibland är det tillrådligt att ingå ett GPC-avtal med föraren för tillhandahållande av tjänster för transport av gods eller passagerare. Denna metod har ett antal fördelar och nackdelar.
Biluthyrning
Det är vanligt att hyra en personbil för att därefter kunna använda den för officiella ändamål.Denna metod ger den anställde en hög nivå av garanti för säkerheten i sin bil, ger ytterligare lön och sätter fordonet i företagets balansräkning, vilket i hög grad förenklar rapporteringen.
Men i användningen av att hyra en personbil noterar direktörer också brister. Dessa inkluderar följande:
- Du måste betala personlig inkomstskatt på hyran.
- Det är nödvändigt att upprätta ett försäkringsavtal igen.
- Dessutom måste du ingå ett hyresavtal.
Detaljer om denna fråga avslöjas i art. 643 Civilrätt.
Direktörens personliga bil
Andra metoder kan användas för att skriva av bensin till direktörens personliga bil. Han undantas inte från skyldigheten att utfärda ubåtar, liksom att ordna affärsresor och andra officiella resor ordentligt. Men i praktiken uppfylls inte detta krav alltid.
Om några problem uppstår kan direktören alltid förklara resan med personliga mål, inte arbetare. Sedan, för att anklaga honom för att ha brutit mot lagen, måste utredningsmyndigheterna bevisa att resan direkt utförde arbetsfunktioner.
LLC: s direktör, som är båda grundaren, har rätt att använda alla de metoder som beskrivs ovan för bilregistrering. Detta är möjligt på grund av det faktum att han också agerar som en individ - det vill säga att han är direktör, anställd och representant för en juridisk enhet.
Låt oss överväga i detalj hur man skriver av bensin till direktörens personliga bil. Dessutom antar vi att det finns i företagets balansräkning.
Fraktbilkoncept
Det (kort sagt - PL) hänvisar till det primära dokumentet, där körsträckan registreras. Baserat på det bestäms bränsleförbrukningen. Företag som transporterar huvudverksamheten, använd formen av en färdbrev med de uppgifter som anges i avsnitt 2 i order från transportdepartementet nr 152. Om företaget behöver en bil för att uppfylla sina förvaltnings- och produktionsfunktioner kan listan utvecklas i enlighet med lagen om redovisning redovisning ”nr 402-FZ.
Företag använder ofta ubåtar som godkänts genom dekret från Goskomstat av Ryska federationen nr 78 redan 1997. Det innehåller olika former av ubåtar baserade på fordonstyp, till exempel, form 3 är för en personbil och form 4 är för en lastbil.
Ubåtar registreras i en särskild tidskrift. Deras redovisning är sammankopplade med hänsyn till bränslen och smörjmedel. Om företaget inte är motortransport upprättas ark när det är nödvändigt att bekräfta giltighet för utgifterna, till exempel 1 gång per vecka eller 1 gång per månad. Detta kan bedömas på grundval av ett brev från Rysslands finansministerium nr 03-03-04 / 1/327 eller resolution av FAS BBO nr A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Om direktören använder en personbil för officiella ändamål eller omvänt en officiell bil för personliga ändamål är det särskilt viktigt att ordna ubåten ordentligt. Det beror på om redovisningen av utgifter för bränslen och smörjmedel kommer att genomföras vid beräkning av inkomstskatt. För att vara säker i händelse av inspektioner och inte göra misstag måste du ta hänsyn till olika nyanser.
Bekväm version av dokumentet
Avskrivning av bensin hos företaget görs inte omedelbart i skatteräkenskaper. Kostnaden för köpt bränsle ingår inte i kostnaderna varken vid förskottsbetalning eller under tankning och motsvarande debitering av pengar från bränslekortet. Faktum är att tankning vid en kontroll av en bensinstation endast bekräftar köpet, men inte fungerar som bevis på avsedd användning. Huvuddokumentet som bekräftar förbrukningen av bränslen och smörjmedel är färdbrevet. Med dess hjälp beaktas och kontrolleras driften av transporter och förarens arbete. Utan det är transport av människor, bagage och gods förbjudet.
Den bör innehålla följande information:
- Namn och nummer.
- Uppgifter om giltighetsperioden.
- Information om fordonsägaren.
- Data om bilen.
- Data om föraren.
Enade former av dokument som godkänts av Rysslands statsstatistikkommitté bör endast användas av företag vars huvudsakliga verksamhet är relaterad till vägtransporter. Hos andra företag kan du tillämpa ett formulär utvecklat oberoende. I detta fall godkänns formuläret med hjälp av dess tillämpning på företagets redovisningsprinciper och innehåller alla ovan angivna detaljer.
Hur skriver jag av bensin på vägbanor? De behöver inte ange fordonets rutt. Detta är särskilt viktigt i de fall då bilen används för både officiella och personliga ändamål. Dessa resultat bekräftas av praxis i domstol.
Exempel nr 1: om frånvaron av vissa data i ubåten
För läsaren kan ett av FAS SZO: s beslut fattade till förmån för företaget vara intressant. Poängen är följande.
Skatteinspektionen uppgav att ubåten och rapporterna om utgifterna för bränslen och smörjmedel, som företaget sammanställt varje månad, inte innehåller uppgifter om rutten för officiella bilar, såväl som antalet flygningar och körkortnummer. Inget sades om perioden för avresa och återgång av bilen till garaget, hastighetsmätardata, bensinrester och dess förbrukning för varje dag.
Till stöd för kostnaderna lämnade företaget följande dokument: driftsinstruktioner för officiella bilar, beställningar om förfarandet för deras användning, uttalanden om bensinkuponger, redovisningsregister, ubåtar. Efter att ha granskat ärendematerialet och de framlagda bevisen beslutade domstolen att alla bevis, inklusive omständigheter, kan accepteras för att fastställa grunden för inkomstskatt. Informationen i ubåten (särskilt bilsträcka, gassträcka, den kvarstår i tanken) i samband med andra papper bekräftar kostnadens ekonomiska genomförbarhet.
Exempel nr 2: om bristen på en rutt i ubåten
Ett liknande beslut fattades av FAS MO, när skattemyndigheterna ville bevisa att om ubåten inte innehöll information om rutten, bekräftar dokumentet inte kostnaden för att köpa bränsle och smörjmedel. Fallets omständigheter var följande.
När bolaget bekräftade kostnaderna tillhandahöll företaget initiala handlingar som uppgav att bränslet mottogs från leverantörer och om volymen bensinstationer. Dessutom lämnades betalningsuppdrag in, liksom normerna för utgifter, som godkändes med myndighetens order, ubåtar, som innehöll alla nödvändiga uppgifter (bekräftar körsträckan), information om bränsleförbrukning, dokument för avskrivning av bensin, vederbörligen genomförd.
Efter att ha granskat ärendemålet drog domstolen slutsatsen att skattemyndigheterna inte bevisade att kostnaderna var orimliga. Bristen på information om rutten fungerar inte som grund för att vägra att bekräfta utgifter.
Således kan företag mycket väl inkludera gaskostnader i skattekostnader på grundval av värdepapper som bekräftar faktumet med bensinköp, såväl som en oberoende utvecklad form av ubåtar, även om den inte har en rutt. Dessutom kan ubåten utfärdas för valfri period - från 1 dag till 1 månad.
Om det inte följer av andra dokument att resan var av icke-produktionsart (till exempel på grundval av en skriftlig order från direktören) kan företaget ta hänsyn till dessa utgifter vid beräkning av inkomstskatt, även om resan var för personliga ändamål.
Nackdelar med en enhetlig ubåt
När du använder det enhetliga ubåtformuläret måste punkten "Avresa och destination", liksom de övriga detaljerna i detta formulär, fyllas i eftersom du inte kan ta bort några detaljer. Därför kommer det att vara nödvändigt att kontrollera att adresserna som gör det möjligt för skattemyndigheterna att överväga att direktören använde företagets bil för personliga ändamål inte anges bland destinationerna och avgångspunkterna.
Om ruttinformationen inte ges eller avresan eller destinationen pekar på resans icke-produktionsart, kommer företaget inte att kunna acceptera bensinkostnaderna. I denna situation har den anställde dessutom in natura inkomster (bensinkostnaden), från vilken företaget måste beräkna och överföra personlig inkomstskatt till budgeten samt betala försäkringspremier. Godkänd moms kan också anses orimligt av skattemyndigheterna.
Skriv av bränslehastigheten
Det är viktigt att tänka på att bränslekostnaderna är standardiserade. Trots att skattereglerna i Ryssland inte sätter begränsningar för redovisningen av kostnaderna för bensin vid beräkningen av skatten anges de relevanta standarderna i de metodologiska rekommendationerna "Bränsle- och oljeförbrukningspriser för motorfordon". De bör inte bara användas av lastbilsföretag utan också de som driver fordon. De beaktas vid beskattningen.
Därför måste du ta hänsyn till de faktiska kostnaderna med de fastställda normerna och försöka att inte överskrida dem, så att det inte finns några klagomål om mängden förbrukat bränsle. För de fordon för vilka de relevanta kostnaderna inte är godkända, bör företaget styras av tekniska dokument eller information från fordonstillverkaren.
Samtidigt har företaget rätten att fastställa sina egna konsumtionsnivåer för bensin med hänsyn till säsongsrätter. Perioden och beloppet för periodiseringen av premier genomförs på grundval av den relevanta ordern från de lokala myndigheterna, och i dess frånvaro - enligt personens ordningsföljd. I det senare fallet hänvisas till transportdepartementets beställning, bilens märken registreras och begränsningarna beräknas. Detta tar hänsyn till transportförhållandena, bilens tekniska skick och dess last.
Avskrivning av bensin på affärsresor
I enlighet med art. 166 i arbetslagen innebär en affärsresa en anställds resa efter ledningens order under den nödvändiga perioden för att kunna utföra ett affärsuppdrag utanför ett fast jobb. Resor känns inte igen på affärsresor. Så affärsresor är inte resor för förare som utför godstransporter.
Under en affärsresa, inklusive när direktören använder en personbil för officiella ändamål, kompenseras han för resekostnader, hyresbostäder och extrakostnader (dagpengar och andra utgifter som uppstår med tillstånd från arbetsgivaren). Detta anges i art. 168 Rysslands arbetskod. Återbetalningar sker på grundval av instruktionen från Sovjetunionen, Goskomtrud och All Unionens centralråd för fackföreningar nr 62 ”På officiella affärsresor inom Sovjetunionen”. I detta dokument föreskrivs dock inte betalning av bränsle. Men dess kostnader kan inkluderas i resekostnaderna.
Bekräftelse på köp av bensin under direktörens affärsresa på en privat bil är en ubåt. Baserat på dess data fastställs kostnaden och mängden bensin som användes under en affärsresa. Efter hans återkomst bör arbetstagaren lämna in dokument om köp av bränsle tillsammans med en förhandsrapport. Det här är kassakontroller och bensinstationsrapporter om bensin. Enligt punkterna. 5 s. 7 Artikel 272 i skattekoden, redovisas bränslekostnader i skatteregistrering den dagen rapporten godkänns.
slutsats
I många företag är bränslen och smörjmedel en betydande kostnadspost. Samtidigt måste bokförare bokföra bränsle och smörjmedel och motivera dessa kostnader. Användningen av ubåtar är ett av sätten att bestämma antalet använda bränsle och smörjmedel. Med en ubåt är det möjligt inte bara att bekräfta produktionsbehovet för kostnader utan också att ange det körda avståndet samt fastställa parametrarna för beräkning av bränsle och smörjmedel.
Avskrivning av bensin till direktörens personliga bil kan utföras på olika sätt. Det vanligaste är kompensation och hyra. Var och en av metoderna har sina fördelar och nackdelar.I specifika fall görs därför ett val till förmån för en viss metod med hänsyn till de befintliga omständigheterna.
