Поддържането на касовата документация при работа с пари е задължително изискване за юридическите лица и частните предприемачи. Касовата книга е консолидиран счетоводен документ, който записва движението на парите в касата на компанията. В рамките на малко предприятие се стартира в едно копие. Нека разгледаме по-подробно характеристиките на поддържането и съхраняването на документа. По-специално как да шиете парична книга за една година.
За какво е документ?
Касова книга се издава за всички лица с касов апарат. Това изискване се прилага за индивидуални предприемачи, включително за работещите по опростената данъчна система. Форма KO-04 е одобрена през 1998 г. с постановлението на Държавния комитет за статистика на Руската федерация. Разрешени са хартиен формуляр и електронна касова книга, формулярът за електронна версия може да се съхранява в Word и Excel със задължителна защита срещу неправомерен достъп. Касиерът (операторът) го провежда, но главният счетоводител упражнява контрол върху правилността на попълването. Правилността на поведението се проверява систематично от регулаторните органи.
В големите компании поддържането на касова книга е необходимо във всяка единица, при условие че всяка от тях е посочена в отделен баланс. Единият елемент има едно копие на документа. Копия от книгата и оригинали на първични документи се предоставят на главния офис (управляващото дружество). Информацията за останалите пари се взема предвид при съставяне на баланса и отчитане на предприятието като цяло. Помислете по-долу как да шиете парична книга за една година.
Процедурата за обработка на ръкописен документ
Хартиената версия е брошура А4, която се отпечатва на принтер или в печатница и се съхранява в ръкопис. Листовете задължително са номерирани и зашити. Той трябва да съответства на формата на KO-04. Трябва да знаете как да шиете парична книга за една година. Процесът на номериране и поддържане на електронен и хартиен формат се различава от класическата версия, използвана в офисната работа.
Важно! Страниците са номерирани, като дублират номера в два екземпляра. Първата страница е оригинала, втората е копие. Едно копие се попълва с карбонова хартия и се предава на счетоводния отдел за отчитане. За отделяне на втората страница е предоставена линия за изрязване.
По-удобно е да изпълните фърмуера в долната част на страницата. Краищата на конеца са показани на гърба на последния лист, закрепени с възел, хартиено уплътнение и печат. Печатът е поставен по такъв начин, че частично да заснеме страницата на книгата и печата. Наблизо посочете броя на страниците, поставете подписа на ръководителя или главния счетоводител.
Процедурата за издаване на електронна версия
Когато регистрирате електронен формат за парична книга, формулярът условно се разделя на две части с ред, който разделя четни и нечетни страници. Изрязването на отпечатан лист се извършва хоризонтално по дадена линия. Горната част на страницата е оригиналната, долната част е отделена за предаване до счетоводния отдел за отчитане.
Важно! Документът се поддържа ежедневно, с изключение на ситуации, в които не са извършвани сетълменти. Касата в началото и в края на деня прави информация за салдото в касата. Това е задължителен запис!
Помислете как да подредите парична книга за годината. Операторът прави бележки за движението на средствата в документа, докато се извършват финансови транзакции. Не забравяйте да попълните информация за всяка входяща и изходяща парична заповед. В края на смяната общата сума на разходите, доходите задължително се нокаутира, паричното салдо се изчислява.Основните документи са приложени към отрязано копие на книгата и се прехвърлят в счетоводството. Счетоводителят удостоверява оригиналната страница и нейното копие със собствен подпис.
Дизайнът на титулната страница. нюанси
Заглавната страница на касовата книга се попълва в съответствие с унифицирания формуляр KO-4. Той съдържа пълното наименование на фирмата, структурно звено и OKPO. Частните предприемачи посочват пълното име, ако името на компанията липсва. Трябва да се посочи за кой период (месеци и година) е стартиран документът.
Първи лист: характеристики на прехвърлянето на паричния баланс
Преди да шиете парична книга за една година, трябва да знаете тънкостите на нейното попълване. В горната част на страницата напишете датата, като посочите текущия ден, месец и година. Не забравяйте да посочите размера на паричния баланс в брой в началото на деня. Пренася се от баланса, предписан в края на предходния ден. Ако се отвори нова книга, останалата част се взема от предшественика. На първата страница, попълнена в първия ден на календарната година, регистрирайте паричните баланси, изчислени в края на последния ден от миналата година.
Попълване на формуляра на книжния лист
Графи 1-5 се попълват от формулярите RKO и PKO. В клетката "Номер на документ" предпишете текущия номер от регистрираната поръчка. В колона 3 трябва да се посочва пълното име получателят или лицето, което е предало парите. Съответният номер на сметка е необходим само за юридически лица, индивидуалните предприемачи поставят тире в кутията или го оставят празно. Размерите на потребление / доход са посочени в цифри, предписващи стотинка. В трансферната линия сумите на приходите и разходите са усукани отделно. Колоните и редовете, които не са попълнени, трябва да бъдат маркирани с тире под формата на буквата Z.
Как да изчислим остатъчната сума в касата?
Балансите в края на деня се изчисляват по формулата: към паричния баланс в началото на деня се добавя сумата на дохода и се изважда разходът. В отделението вземете предвид всички средства, получени в касата. Ако остатъкът в края на смяната остави парите, предназначени за издаване на заплати, стипендии и други социални помощи, са посочени по-долу под еднократната сума. Изчислението ви позволява да идентифицирате излишъци и недостиг. Как да шиете парична книга за една година, помислете по-долу.
Нюансите на поддръжка на документи
Лицето, отговорно за издаването и получаването на пари, може да бъде всеки служител, определен от ръководителя на дружеството чрез издаване на подходяща заповед. Във фирми с малък брой служители мениджърът може да води парична книга със собствените си ръце. Основата за извършване на записи в документа са бизнес транзакции, които са отразени в кредитни и дебитни нареждания. Счетоводството се извършва в деня на сетълмента. Ако през деня не е имало движение на пари, този ден не се отразява в книгата.
Можете да направите корекции в документа. Промените се записват с разбивка и датата на корекция. Информацията се удостоверява от лицето, извършило корекцията. След съгласуване на записите в края на деня с действително размера на паричните средства, информацията се проверява от подписите на оператора и главния счетоводител. Мнозина се интересуват от колко години да водят парична книга. Отговорът е прост. Съхранява се в предприятието най-малко 5 години. Липсата на парична книга и поддържането й в нарушение на закона се наказва с глоби от 40-50 хиляди рубли за предприятия и 4-5 хиляди рубли за длъжностното лице, отговорно за поддържането на документа.
Как да мигате документ в края на годината?
Стандартната книга има 50-100 листа. В големите компании, където бизнес операциите се водят активно, страниците може да не са достатъчни. В такава ситуация те започват нов документ, който продължава стария. Указва периодът, през който се провежда. Версията на хартия, която се попълва ръчно, се мига преди първото пълнене.
Копия от документи за счетоводство са набор от касови апарати и касови апарати, издадени за ден, листове от книгата, попълнени в копие с оригинален подпис на длъжностните лица.Главният счетоводител проверява записите с формулярите за поръчки, а размерът на прехвърлената първична документация е посочен в касовата книга. Този запис представлява разписка при получаване на първичната документация на касата. Всички операции по книгата се въвеждат под формата на осчетоводявания в съответните счетоводни сметки.
Важно! Освен поръчки, цялата основна документация се подава с копие. Тя включва разписки, пълномощни, авансови плащания, извлечения от поръчки и други документи, свързани с движението на парите при касата.
Електронната версия се съхранява на компютър по различен начин. За целта използвайте специален софтуер. При формиране на публикации в касата, формуляр се създава автоматично. Но е важно да разберете нещо друго. Как се зашива касовата книга в края на годината? Тя може да бъде отпечатана в края на деня и да се изпълни в два екземпляра по същия начин като хартиената версия. Съхранявайте разпечатаната версия в касата на компанията.
Оригиналните листове се мигат в една книга в края на годината, а копията се прехвърлят ежедневно в счетоводството. Ако имате електронно управление на документи, разпечатката не е задължителна. Електронните страници се подписват от цифровия подпис на касата и главния счетоводител. Необходимо е да се осигури защита срещу промени след подписване на книгата и неоторизиран достъп. Трябва да се помни, че ако има неточности в сметките, касовата книга е документ, показващ общата картина на паричния поток и потвърждаващ легитимността на операциите.
