Novinky obchodní korespondence někdy to vůbec není snadné. Někdy musíte udělat papíry, které mají velmi specifické zaměření. Mezi nimi je zvláštním místem pozvánka.
Základní pojmy
Kancelářská korespondence má své vlastní zákony a předpisy. Každý dokument sestavený na konkrétní téma má zvláštní vzhled. Stejně jako pozvánka - její podstata se již odráží v samotném názvu.
Účelem této poštovní zásilky je pozvat osobu nebo skupinu lidí k účasti na nadcházející plánované události. Zdá se, že zde není nic složitého. Ve skutečnosti není správné vyjádřit vaše myšlenky slovy. Pro takové ošetření existují různé možnosti. Účelem pozvánky je přimět konkrétní osobu (nebo skupinu) k jednání. Obsahuje hovor a zároveň objasňuje některé jeho okolnosti. Takovým dokumentem může být pozvání na výstavu nebo pohovor, obchodní jednání nebo konferenci, seminář nebo jinou akci. V každém z těchto případů funguje tento dopis jako prostředník. Neznamená to platnost, neoznačuje, ale předává adresátovi žádost odesílatele.
Výhody dokumentu
Mnoho nezvyklých organizací nadále používá ústní způsob komunikace. Domnívají se, že pozvání lidí prostřednictvím hovorů a osobních rozhovorů je mnohem efektivnější než jejich zasílání e-mailů. Samozřejmě, s přímým kontaktem je snazší zprostředkovat jakoukoli myšlenku partnerovi. Pokud se však podíváte pozorně, uvidíte, že pozvánka má stále několik významných výhod:
- V tomto dokumentu odesílatel projevuje úctu každému příjemci.
- Takový papír může být navržen tak, aby již svým vzhledem naznačoval směr nadcházející události.
- Přítomnost takového dopisu umožňuje jeho použití, je-li to nutné, jako pozvánky. Tím je zajištěno, že ten, komu bylo odvolání směrováno, přijde na akci.
- Dokument je neustále umístěn u adresáta a neumožňuje mu zapomenout na místo, čas a předmět budoucího setkání. Ve skutečnosti je v podmínkách moderního života někdy obtížné si vzpomenout na něco důležitého v čase. Papír, který bude vždy před očima, nedovolí člověku na to zapomenout.
- Tato možnost je vhodná, pokud v současné době není možné kontaktovat konkrétní lidi jiným způsobem.
Všechny tyto důvody znovu zdůrazňují pozitivní aspekty písemného odvolání tohoto druhu.
Pravidla pro psaní dopisu
Písemná pozvánka je typ dopisu s oznámením. To je zřejmé z názvu samotného dokumentu. Ve skutečnosti informuje adresáta o tom, že konkrétní událost se bude konat ve stanoveném čase. Odesílatel chce mít jistotu, že všichni pozvaní lidé jistě odpoví a přijdou na schůzku.
A k tomu musíte vědět, jak napsat pozvání. Zde je třeba zvážit několik důležitých bodů:
- Pokud je událost oficiální povahy nebo následně zajišťuje osobní komunikaci, měla by být vydána na hlavičkovém papíře. To dále zdůrazní její závažnost a nezbytnost nadcházejícího zasedání.
- Dopis musí být zaslán předem, aby měl člověk dostatek času na přemýšlení a rozhodnutí. Možná bude chtít odmítnout.V takovém případě bude mít možnost kontaktovat organizátory a informovat o nich.
- Protože takový dokument stále patří do kategorie oficiální korespondence, je třeba jej při sestavování dodržovat. obchodní styl.
- Je lepší vytvořit duplikát, aby jeden zůstal v organizaci pro potvrzení.
Každá pozvánka by měla obsahovat následující části:
- Standardní „záhlaví“, které označuje souřadnice příjemce.
- Odvolání typu „Rádi bychom vás informovali“ nebo „Vážený partner“, můžete v případě potřeby kontaktovat konkrétního adresáta. Například: „Drahý Dmitrij Sergeeviči!“.
- Hlavní část pozvánky nastiňuje všechny podrobnosti o události.
- Podpis odpovědné osoby označující pozici, podpis a úplné dekódování
Pokud jsou dodržena všechna výše uvedená pravidla, můžete očekávat, že odeslaný dopis přinese požadovaný výsledek.
