V našem článku chceme mluvit o dopisech. Nakonec jsou nejběžnějším způsobem výměny informací. V každodenním životě a v práci se bez nich prostě neobejdete.
Co je servisní dopis
Dopis je obecný název pro dokumenty, které se velmi liší obsahem, které slouží jako prostředek komunikace mezi zcela odlišnými strukturami a organizacemi v procesu jejich činnosti.
Dopisy jsou papíry spojené do jedné velké skupiny způsobem přenosu - poštou. Velké množství z nich se hromadí v jakékoli organizaci. Jsou rozděleny na odchozí a příchozí.
Dopisy lze uvést velmi velké množství informací: přání, pozdrav, cokoli. Vydává se na specializovaných formulářích A4. V případech, kdy je písmeno malé a neobsahuje více než sedm řádků, je možné použít formát A5.
Každý dokument musí být opatřen datem, a tedy i dopisem. Jeho datum je den podpisu.
Vytvoření servisního dopisu
Dopis je vytvořen podle určitého schématu:
- Úvod Uvádí motivy a důvody pro psaní dokumentu, fakta, odkazy na minulé události, rozhodnutí vyšších organizací.
- Důkazy. Stanovuje zdůvodnění všeho, co je uvedeno v dokumentu.
- Závěr Vyvodí závěry, předkládá návrhy, žádosti, požadavky.
Tato možnost je také možná, pokud servisní dopis obsahuje pouze poslední část bez jakéhokoli vysvětlení.
Dopisy zpravidla nemají velké svazky, obvykle se jedná o jednu stránku.
Účel kompilace
Účelem jakéhokoli dopisu je motivace. Obsah by tedy měl být jasný, srozumitelný, výstižný, bez zbytečných a zbytečných informací. Při zpracování dokumentu je třeba dodržovat několik pravidel.
Oficiální obchodní dopis je věnován jednomu vydání. To zjednodušuje jejich další zpracování, což vám umožňuje urychlit provádění v rámci organizace.
Text je prezentován třetí osobou a je jedinečný. Například: „V blízké budoucnosti škola plánuje ...“.
Vedoucí organizace má právo podepsat jakýkoli úřední dokument, a proto jsou dopisy a během jeho nepřítomnosti jsou pravomoci přeneseny na dočasně působícího ředitele.
V současné době lze servisní dopis zasílat nejen poštou, je zde také telegraf, fax a samozřejmě internetová pošta, což je nejpohodlnější a nejoblíbenější možnost.
Požadavky na přípravu a provedení dokumentu
Bez ohledu na způsob odeslání dokumentu podléhá příprava servisního dopisu jednotným požadavkům na design. Jsou nekomplikované a znalost určitých nuancí se někdy může hodit.
Pojďme se podívat, jak napsat servisní dopis. Příklad je uveden níže.
Takto je vypracován podobný dopis.
Bankovní údaje
Úřední dopis je obecný název velké skupiny obchodních dokumentů, které jsou nezbytné pro komunikaci mezi institucemi mezi sebou as běžnými občany. Obsahují požadované prvky v návrhu.
Detaily bankovního dopisu:
- Datum
- Číslo dopisu.
- Odkazy na registrační čísla a data těch dokumentů, na které je odpověď zapsána.
- Název textu v jedné větě.
Kromě toho musí být správně vyznačeny jednotlivé složky podrobností:
- Název společnosti.
- Strukturální jednotka.
- Postavení dodavatele.
- Příjmení a iniciály.
- Adresa příjemce
V případě, že je dopis určen několika lidem nebo organizacím, nejprve uveďte hlavního příjemce (jeho adresu) a poté zbytek.
Klasifikace servisních dopisů
Servisní dopisy lze třídit podle zcela odlišných důvodů, které mohou souviset s účelem, obsahem, významem, naléhavostí, stavem adresáta.
Obecně lze všechna obchodní písmena rozdělit do následujících typů:
- Doprovodný.
- Žádost o dopis.
- Informativní.
- Propagační.
- Záruka
- Nárok.
- Rozhodčí řízení.
- Připomínky.
- Potvrzovací dopisy.
- Žádosti o dopisy.
- Oznámení dopisy.
Taková klasifikace je nejuniverzálnější. Pojďme se blíže podívat na některé z různých typů obchodního psaní.
Průvodní dopis
Průvodní dopis - dokument, pomocí kterého informují příjemce o tom, že mu byly zaslány jakékoli papíry, možná něco vysvětluje nebo objasňuje. Takový dopis neobsahuje část adresy.
Zpravidla takový dokument začíná slovy: „Posíláme vám ...“, „Informujeme vás ...“
Zároveň mohou být obsaženy jakékoli další informace týkající se situace výroby nebo řízení. Například: „V souladu s dohodami ...“
Text takového dokumentu může obsahovat vysvětlení nebo žádosti týkající se materiálů, které jsou připojeny k průvodnímu dopisu. Je vypracován na formuláři. Kromě všech výše uvedených podrobností by měla obsahovat poznámku o přítomnosti aplikací.
Pozvánka
V takovém dokumentu je adresát vyzván k účasti na akci. Takový dopis lze zaslat konkrétní osobě nebo organizaci. Začínají slovy: „Žádáme vás, abyste navštívili ...“, „Zveme vás na ...“. Dokument odhaluje podstatu nadcházející události s povinným uvedením data a času události, jakož i podmínek účasti na ní.
Informační dopis
Tento typ psaní je velmi běžný. Informuje odesílatele o oficiálních informacích. Zpravidla jsou taková písmena docela typická a jsou zasílána řídicími strukturami podřízeným organizacím. Mohou uvádět konkrétní legislativní ustanovení, návrhy a doporučení.
Mimochodem, informační bulletiny mohou mít přílohy. Objem dokumentu zpravidla nepřesahuje několik stránek. Podepisuje je vedoucí podniku.
Propagační dopis
Je to také druh informačního dopisu, je však určen konkrétní osobě nebo organizaci, obsahuje podrobný popis zboží a služeb. Text dopisu obsahuje podrobné informace. Jeho konečným cílem je podpořit získání něčeho adresátem.
Záruční list
Jedná se o dokument, který obsahuje povinnosti nebo jejich potvrzení. Jsou určeny konkrétním jednotlivcům a organizacím. O jakých zárukách mluvíme? Například záruky na zaplacení zboží, nájem, služby, pracovní podmínky. Takový dopis je zpravidla podepsán dvěma osobami - ředitelem a hlavním účetním a rovněž potvrzen pečetí.
Reklamační dopis (stížnost)
Jedná se o obchodní dopis, který obsahuje informace o objevu nesouladu, například produktu s normami, které jsou uvedeny ve smlouvě. Účelem takového dokumentu je náhrada ztrát vzniklých porušením smluvních ustanovení. Reklamace musí být podána písemně. V praxi neexistuje jediná podoba takového dopisu, ale existují povinné prvky, které je třeba dodržovat.
Nárok musí obsahovat následující informace:
- Úplná adresa organizace, kde je dokument odeslán.
- Důvody jsou uvedeny (odkaz na záruku, smlouvu).
- Zvláštní požadavky (vrácení zboží, peníze, snížení hodnoty).
Reklamace se zasílá doporučenou poštou nebo dopisem o doručení.Zahrnuje fotokopie všech dokumentů, které potvrzují správnost odesílatele. Nejlépe se vede příjem pošty.
Dopis vždy začíná větou: „Posíláme vám stížnost ...“
Žádost
Žádost o dopis - obchodní dokument zaslaný pro oficiální informace. Jeho text má jasné odůvodnění pro potřebu informací. Mohou to být odkazy na zákony, předpisy. Dopisy jsou podepsány úředně zmocněným úředníkem.
Dopis žádosti znamená dopis s odpovědí. Zvláštní status je dán žádostem zaslaným úřady.
Upomínkový dopis
Jedná se o dokument, který se používá v případech, kdy organizace neplní své funkční povinnosti, ale jednoduše plní úlohu zprostředkovatele. Dopis se zpravidla skládá z několika částí. První z nich se týká dokumentu, ve kterém jsou stanoveny povinnosti. A ve druhé - žádost o provedení jakékoli akce.
Oznámení
Takový dokument informuje o událostech (veřejné). Dopisy jsou zasílány velkému počtu organizací nebo lidí za jejich zapojení, účast. Mohou informovat nejen o událostech, místě a čase, ale také o účast. Dopis může obsahovat přílohy, například dotazník účastníka, program události. Zpravidla se odesílá celému seznamu příjemců, což znamená, že adresát není uveden. Osoba, která má na starosti událost, podepíše dopis.
Namísto doslovu
V našem článku jsme zkoumali nejpoužívanější typy obchodních dopisů, jakož i nuance jejich psaní. Když si téma trochu prohlédnete, můžete jej nyní volně procházet a nechat se zmást, pokud vás někdo osloví s návrhem: „Vytvořte dopis s doručením.“ Jak vidíte, není to obtížné, zejména pokud si pamatujete všechny základní požadavky a podrobnosti pro psaní dokumentu. Příklad toho, jak vypracovat servisní dopis (ukázka), jsme uvedli v článku. Hodně štěstí.
