Wat is een antwoordbrief en hoe stel ik deze samen?

In zakelijke correspondentie heeft elk document zijn eigen betekenis en kan dit op de een of andere manier de relatie tussen partners beïnvloeden. Onder het enorme aantal verschillende soorten van dergelijke documenten, is een speciale plaats ingenomen door de antwoordbrief.

Classificatie van handelspapieren

In de betrekkingen tussen de partijen worden de meeste problemen schriftelijk opgelost. En volgens de wet zijn, zoals u weet, mondelinge afspraken niet geldig. Daarom moet elk bedrijf zakelijke correspondentie. Het is een algemeen aanvaard middel om informatie uit te wisselen als gevolg van officiële contacten tussen verschillende organisaties en ondernemingen.

Alle zakelijke brieven zijn onderverdeeld in twee categorieën:

1. Degenen die een verplicht antwoord vereisen.
2. Degenen die zo'n reactie niet nodig hebben.

De antwoordbrief behoort tot de tweede categorie. Het is een van de commerciële soorten documenten, samen met een verzoekbrief, informatie, waarschuwing, aanbieding, herinnering of presentatie. Dergelijke effecten worden meestal gebruikt op het moment van sluiting en verdere ondersteuning van verschillende overeenkomsten en andere overeenkomsten tussen de partijen. De antwoordbrief, in tegenstelling tot de anderen, vraagt ​​niets en biedt niets. Het bevat alleen informatie die eerder door de andere partij is opgevraagd.

Bevestiging aanvraag

Een antwoordbrief wordt in verschillende gevallen opgesteld. Dit kan een reactie zijn op een specifieke klacht, claim of verzoek. Bovendien kan het zowel positief als negatief zijn. In het tweede geval zal het document al een soort afwijzingsbrief bevatten. Maar het is noodzakelijk om het te geven met een gedetailleerde uitleg van de redenen die tot een dergelijke beslissing hebben geleid. We kunnen bijvoorbeeld het geval overwegen wanneer het bedrijf een officiële schriftelijke bestelling heeft ontvangen voor de vervaardiging van een bepaald type product voor een specifieke periode. Als een dergelijke samenwerking wenselijk is voor de onderneming, is het noodzakelijk om onmiddellijk te reageren. Het antwoord is willekeurig. Het kan beginnen met de woorden: "We zullen voltooien" of "We zullen produceren". Als een periode is het beter om de verzenddatum aan te geven, rekening houdend met de tijd die nodig is om de goederen te produceren en over te dragen naar het magazijn. Bovendien is het noodzakelijk om betalingsvoorwaarden te bepalen, omdat de klant op verschillende fasen kan rekenen. Verder blijft het alleen om het totale bedrag te berekenen en uw gegevens te verstrekken waarvoor de klant geldoverdrachten zal uitvoeren. Een dergelijk document wordt meestal ondertekend door de directeur en de hoofdaccountant en aan het einde worden de coördinaten van de directe uitvoerder gerapporteerd.

Correspondentie met individuen

Sommige ondernemingen hebben naar hun aard rechtstreeks contact met personen. Dit kan een organisatie zijn die in de dienstensector werkt, of een bedrijf dat consumptiegoederen produceert. Informatie van een heel andere aard, zowel positief als negatief, kan van burgers op het adres van een dergelijke onderneming komen. Niettemin vereist het een passend antwoord en een verplicht antwoord. In dergelijke gevallen kunt u zich niet beperken tot een persoonlijk gesprek of een telefoongesprek. Een burger moet volledige duidelijkheid krijgen over alle kwesties die hem interesseren. Dit moet een gedetailleerd antwoord op de brief zijn.

Een monster van een dergelijk document moet aan bepaalde vereisten voldoen:

1. Voor zakelijke correspondentie is het beter om het officiële formulier te gebruiken.
2. Het is noodzakelijk om rekening te houden met de eigenaardigheden van het opstellen van dergelijke documenten.Het belangrijkste is dat ze moeten worden geschreven in overeenstemming met de bekende regel van parallellisme, dat wil zeggen dezelfde woordenschat en taalkundige wendingen bevatten die werden gebruikt door de auteur-initiator. Dit zal het wederzijds begrip maximaliseren.
3. Zorg ervoor dat u een link naar de verzoekbrief maakt, geef het nummer en de datum op.
4. Het is beter om de tekst te beginnen met de zin: "Naar uw letternummer ...", "In antwoord op uw verzoek ..." of "Wij informeren u ...".

Het volgende is een overzicht van de feiten en er wordt een definitieve beslissing genomen.

Strikt formeel

Als u de officiële brief wilt beantwoorden, moet u dit correct doen. Er moet aan worden herinnerd dat een dergelijk beroep zeker beleefd en correct moet zijn. Vergeet ook geletterdheid niet. Het is belachelijk om duidelijke fouten te zien in de informatie van een gerenommeerde organisatie.

Vanaf het begin wordt het adres in de rechterbovenhoek afgedrukt. Het is een exacte kopie van wat op de envelop staat aangegeven. Het antwoord wordt altijd gegeven op een soort verzoek, daarom moeten de originele gegevens (nummer en datum van vertrek) in de registratiestempel linksboven worden genoteerd. Dan komt een kort beroep op de geadresseerde (u kunt eenvoudig de achternaam zonder initialen aangeven). De tekst moet gedetailleerde uitleg bevatten over het probleem van interesse. Als argumenten mogen alleen geverifieerde gegevens worden gebruikt. In geen geval kan niet vertrouwen op geruchten en speculatie. Indien nodig kunt u fragmenten uit verordeningen bij de relevante artikelen gebruiken. De directeur van de onderneming ondertekent een dergelijk document en een aantekening wordt iets lager gemaakt met de gegevens van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke leidinggevende.