Memorandum. De essentie van het document en de regels voor de voorbereiding ervan

In de productieomgeving doet zich vaak een situatie voor wanneer een van de werknemers besluit deze of die informatie aan zijn management over te dragen. Een dergelijk beroep, schriftelijk vastgelegd, wordt een "memorandum" genoemd. Wat is dit document en hoe het te compileren? Dit is het waard om apart te bespreken.

Basisconcepten

Elke werknemer heeft het recht om contact op te nemen met zijn directe leidinggevende. Hij kan dit zowel mondeling als schriftelijk doen. In het eerste geval komt het allemaal neer op een normaal gesprek, dat de partijen nergens toe verplicht. In het tweede geval is het beroep al officieel.

Zo'n business paper wordt een "memo" genoemd. Wat is het verschil tussen een dergelijk document en andere verklaringen die aan het management zijn gericht? De essentie van de vraag ligt in de naam zelf. Een werknemer stelt dergelijk papier op om te rapporteren over een specifieke situatie of gebeurtenis. Informatie kan betrekking hebben op een individu, site of productie als geheel. Afhankelijk van aan wie het is verzonden, kan het memo betrekking hebben op zowel interne als externe documenten. De eerste optie is wanneer de werknemer het hoofd van elk niveau binnen de gegeven onderneming aanspreekt. En de tweede wordt verkregen als hij zijn paper naar een hogere autoriteit stuurt. Dan gaat hij natuurlijk naar het externe niveau.

De essentie van het probleem

In de regel wordt een memorandum opgesteld voor een specifiek doel. Het kan worden geschreven om:

1. Corrigeer de situatie. Een werknemer heeft bijvoorbeeld feiten dat het bedrijf acties onderneemt die het normale verloop van het werkproces verstoren. Hij informeert zijn management hierover met het verzoek passende maatregelen te nemen.
2. Bescherm jezelf tegen onrecht. Dit gebeurt wanneer een persoon, die een bevooroordeelde houding ziet, besluit zijn directe leiderschap hierover te informeren. Hij doet dit op zoek naar hulp en bescherming.
3. Werk verbeteren. Soms merkt een van de werknemers op dat werknemers van andere afdelingen of structurele eenheden fouten maken die leiden tot verminderde efficiëntie. Dan wendt hij zich tot de leider om de orde te herstellen.
4. Vermijd ongewenste aansprakelijkheid. Dit gebeurt wanneer zich een incident voordoet. Na zijn superieuren over hem te hebben verteld, schept de werknemer gunstige voorwaarden voor zichzelf wanneer er geen klachten tegen hem kunnen worden ingediend.

In elk van deze gevallen geeft de werknemer niet alleen informatie door, maar vraagt ​​hij om hulp bij het oplossen van het probleem.

Eerlijke straf

Arbeidsdiscipline zorgt voor de gewetensvolle uitvoering door een burger van zijn taken terwijl hij op de werkplek is. Bovendien moet hij de geaccepteerde bestelling naleven en alle bestellingen en bestellingen van zijn werkgever naleven. Maar in het leven gebeurt niet alles zo soepel. Soms wijken de acties van werknemers af van algemeen aanvaarde normen. In dit geval beschouwen de directe bazen het als hun plicht om het management van de onderneming te informeren over wat er gebeurt. Het resultaat van een dergelijk signaal is een memorandum van schending van arbeidsdiscipline.

Gewoonlijk gaat het in dit document om:

1. Niet-naleving van specifieke bestellingen.
2. Het niet uitvoeren van directe functies met betrekking tot de positie van de dader.
3. Schendingen van arbeidsdiscipline. Dit verwijst naar gevallen van verzuim, te laat zijn, dronken zijn op uw werkplek en anderen.
4. Onwettige handelingen plegen die administratieve of strafrechtelijke aansprakelijkheid met zich meebrengen. In dit geval hebben we het over diefstal, bederf, verduistering en andere overtredingen.

In elk van deze gevallen zal de dader de verdiende straf moeten dragen.

Document auteur

Meestal wordt een memorandum over een werknemer opgesteld door zijn directe leidinggevende. Daarin brengt hij de leiders de negatieve aspecten van de activiteiten van zijn ondergeschikte over.

Tegelijkertijd bevat het document meestal een persoonlijke beoordeling van de auteur. Samen met zijn visie op het probleem biedt hij mogelijke oplossingen. Maar het laatste woord zal natuurlijk voor de leider zijn. Een werknemer heeft bijvoorbeeld een spijbel gemaakt. In dit geval stelt zijn baas een document op gericht aan de directeur, dat meestal begint met de woorden "Ik breng uw aandacht". Vervolgens beschrijft hij in detail wanneer de overtreding heeft plaatsgevonden, en biedt op zijn beurt de mogelijkheid om een ​​nalatige werknemer te straffen. Aangezien een dergelijke notitie verwijst naar documenten van intern gebruik, kan deze worden uitgegeven op een gewoon blanco vel van A4-formaat. De tekst wordt in willekeurige vorm gepresenteerd. Het kan voorwaardelijk in twee delen worden verdeeld. De ene bevat een beschrijving van het probleem en de andere bevat conclusies en concrete suggesties hierover.

Speciaal geval van overtreding

Een van de soorten inbreuken op de arbeidsdiscipline is het niet-vervullen door de werknemer van de taak die hem door het hoofd is toegewezen. Dit kan gebeuren als de werknemer deze bestelling is vergeten, niet kon of gewoon kon negeren.

Een dergelijke actie kwalificeert als een overtreding van de discipline en de directe supervisor stelt een memorandum op van niet-uitvoering van de opdracht. Voor een dergelijke overtreding zal een persoon terecht moeten worden gestraft. Maar dit zal pas gebeuren nadat hij zijn uitleg heeft gegeven over wat er is gebeurd. Als de redenen die de werknemer tot dergelijke acties hebben aangezet overtuigend lijken, dan kan hij zelfs straf vermijden. Het is moeilijker om het probleem op te lossen wanneer ongehoorzaamheid van de werknemer negatieve gevolgen heeft. Hier is het onwaarschijnlijk dat hij weg kan blijven. Vooral als als gevolg van een dergelijk verzuim schade is veroorzaakt of ernstige schade is toegebracht. De straf in dit geval zal worden bepaald op basis van de relevante regelgevingshandelingen.

Hoe een melding maken?

Een manager op elk niveau moet weten hoe hij een memo moet schrijven. Een monster kan worden beschouwd met een specifiek voorbeeld. Stel dat een werknemer niet op tijd kwam om te werken en op dat moment wachtte een bezoeker op hem om een ​​belangrijk contract te ondertekenen. Na een paar uur verscheen de werknemer niettemin, maar de tijd was verloren en de klant was al vertrokken. Een dergelijke handeling bevat meerdere schendingen tegelijkertijd:

• laat voor werk;
• verstoring van een afspraak;
• schade aan het bedrijf veroorzaakt door niet-ondertekening van het contract.

Als het niet mogelijk is om de huidige situatie te wijzigen, dan is de baas verplicht om het management hierover te informeren.

Een soortgelijk document zou er zo uit moeten zien:

1. Ten eerste staat in de rechterbovenhoek "cap", wat aangeeft naar wie en van wie het is bestemd.
2. Verderop in het midden staat de naam.
3. Hieronder staat de hoofdtekst waarin informatie in een specifieke volgorde wordt geplaatst. Eerst komt een beschrijving van de situatie. Dan volgt een verzoek om het te helpen oplossen. Daarna wordt een conclusie getrokken op basis van al het bovenstaande. Concluderend kan de auteur zijn ideeën of suggesties uitdrukken over hoe naar zijn mening hij het beste uit deze situatie kan komen.
4. Helemaal onderaan zet hij de datum en handtekening met het volledige transcript van F. I. O. en de ingenomen functie.

Afhankelijk van de reden kan de tekst van de notitie louter informatief zijn of de tussenkomst van het management vereisen om de orde te herstellen.