Bijna elke werknemer moet een voorbeeldmemo bij de hand hebben. Dit is een zeer belangrijk document van interne communicatie, zonder welke het normale functioneren van de meeste grote instellingen onmogelijk is.
Definitie rapportnota
Een memo is een document dat is ontworpen om informatie van onder naar boven langs de service verticaal te verzenden. Het is bedoeld om de directe baas te informeren over de feiten en incidenten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van werkzaamheden.
Naast het informeren van de rapporterende medewerker, zijn compiler, biedt maatregelen die moeten worden toegepast na analyse van de situatie.
Bijna elk afdelingshoofd weet hoe hij moet spellen memo. monster het is altijd op het bureaublad. Het rapport heeft bijna dezelfde structuur, maar een iets andere focus.
memorandum worden horizontaal verzonden, van de leider naar de leider van één niveau. Rapportage wordt verticaal van de ondergeschikte naar de directe supervisor geschreven.
Thema van notities
De reden voor het schrijven van een memorandum kan elk incident in de onderneming zijn. Tegenwoordig is bijvoorbeeld een voorbeeld van een memorandum over onbeschofte werknemers niet zo gebruikelijk, maar zelfs 30-35 jaar geleden was het een wijd verbreid fenomeen.
Tegenwoordig komen er vaker meldingen over het niet uitvoeren van officiële taken, over te laat komen. Ze kunnen ook worden gecompileerd om het verzoek van een bepaalde medewerker of het gehele personeel van de eenheid te laten horen.
Werknemers schrijven ook rapporten over de uitvoering van instructies die zijn ontvangen van hogere autoriteiten, vooral als ze schriftelijk zijn gegeven.
Productie-incidenten, onvoorziene situaties of geplande acties worden ook regelmatig een informatieve gelegenheid om een rapport te schrijven. Daarom is het onderwerp van dit document vrij uitgebreid en kan het absoluut alle aspecten van het productieproces omvatten, die aan de hogere autoriteiten moeten worden gemeld.
Rapportage focus
Elk bedrijf weet dat er twee soorten memo's zijn: intern en extern. Meer algemeen gebruikt intern. Ze gaan niet verder dan de grenzen van één structurele eenheid en worden van de werknemer naar de directe supervisor gestuurd. Iedereen die zo'n behoefte heeft, kan het schrijven. Een voorbeeld hiervan is een memorandum over niet-uitvoering van officiële taken, waarvan een steekproef op elke personeelsafdeling staat.
De externe rapportage overschrijdt de grenzen van de structurele eenheid en wordt namens het hoofd naar de hogere manager gestuurd. Als de interne op een gewoon vel van A4-formaat kan worden gemaakt, wordt de externe alleen op briefhoofd verzonden en is deze gecertificeerd met een eventuele zegel in de eenheid. Beide typen moeten echter strikt volgens GOST worden samengesteld, anders kunnen ze niet aan de algemene documentatie van de onderneming worden gehecht.
benodigdheden
Volgens GOST moet elk monster van de memo bepaalde details bevatten, zonder welke het document ophoudt zo te zijn.
Het rapport begint met de details die de naam van de onderneming of haar structurele eenheid aangeven. Verder is er, net als in de verklaring, een koptekst die de geadresseerde en de auteur van de notitie aangeeft. Het is heel belangrijk om de volledige naam van hun berichten aan te geven.De naam van het document staat op een nieuwe regel en direct daaronder staat de titel, die begint met de woorden "Betreffende ..." of "Oh ...". Dit bereidt de lezer onmiddellijk voor op wat voor soort informatie in de hoofdtekst van het document wordt gepresenteerd. Het hoofddeel bestaat uit twee voorwaardelijke secties. De eerste geeft de hele essentie van het incident weer en de tweede geeft aanbevelingen of stelt een verzoekschrift op om actie te ondernemen om de bovengenoemde reden. Het rapport wordt afgesloten met de datum en de handtekening van de tekenaar met zijn interpretatie.
Personen die gerechtigd zijn rapporten op te stellen
Iedereen in de onderneming moet weten hoe hij een rapport over de werknemer of over het incident moet schrijven. Het hangt ervan af of het rechtmatig zal zijn en of alle daaropvolgende acties buiten het bereik van de wet vallen.
Iedereen die een soortgelijke behoefte heeft, kan een dergelijk document opstellen. Medewerkers op laag niveau dienen vaker informatieve opmerkingen in over de voortgang van de uitvoering van opdrachten, zakenreizen en inspecties. Minder vaak schrijven ze rapporten over hun collega's over hun verzuim om werk te verrichten.
Maar de afdelingshoofden houden vaak toezicht op de arbeidsdiscipline. De overtreding ervan wordt de reden voor financiële sancties. Maar voor hun benoeming is het noodzakelijk om krachtige argumenten te geven.
In de regel wordt samen met een memorandum een verklarende brief voorgelegd aan de manager, die goede of niet erg goede redenen voor het incident aangeeft. Op basis van deze twee documenten wordt een passende opdracht voor de onderneming opgesteld.
Bewijs van haalbaarheid
Op elke personeelsafdeling is er op elke boekhoudafdeling een voorbeeld van een memo. Dit document dient als een gewichtige bevestiging dat bepaalde acties redelijk zijn uitgevoerd.
Bij staatsbedrijven vinden vaak inspecties door diensten van verschillende autoriteiten plaats. Ze zijn allemaal ontworpen om de legitimiteit van de cashflow van budgetfondsen te bevestigen. Onredelijke opbouw van premie of inhouding op het loon is een ernstige overtreding, die sancties met zich meebrengt.
Maar de aanwezigheid van een memorandum, over het feit waarvan juridische stappen zijn ondernomen, dient als een serieuze rechtvaardiging voor dit of dat feit. Een memo kan zelfs in een proces een argument zijn als het is opgesteld en goedgekeurd door de geadresseerde die de inhoud heeft ontvangen en ermee vertrouwd is.
Prevalentie van memo's
Historisch gezien gebeurde het zo dat de vorm van het memorandum, waarvan een voorbeeld in dit artikel wordt gegeven, helemaal niet wortel schoot in het particuliere bedrijfsleven. Bij bedrijven en bedrijven die eigendom zijn van particulieren, is het gebruikelijker om productieproblemen mondeling of via het opstellen van bestellingen op te lossen. Dit is te wijten aan het feit dat het bedrijf aanzienlijk minder externe instanties heeft die het controleren, waarvoor geen melding hoeft te worden gemaakt van de legitimiteit van bepaalde acties. Maar hier is een plaats voor rapporten die betrekking hebben op financiële omzet, omdat controle door de belastingdienst nog steeds aanwezig is.
In overheidsinstellingen komen memo's veel voor. Ze zorgen ervoor dat elke ondergeschikte herverzekerd wordt, en draagt samen met het document de verantwoordelijkheid voor het oplossen van het probleem over aan hun directe leidinggevende.
Voorbeeld werknemersmemo
Het eenvoudigste rapport is opgesteld over het feit dat een werknemer de officiële taken niet vervult of dat de arbeidsdiscipline wordt geschonden.
We beginnen het document met de naam van de eenheid: "Afdeling Informatie van het Instituut voor Landbouwonderzoek". Vervolgens schrijven we een hoed: "Aan het hoofd van de informatieafdeling, Ivanov I. I., van de derde niveau programmeur Petrov P. P."
In de hoofdtekst van het rapport vermelden we de essentie van de notitie: “Ik wijs u erop dat de junior programmeur Sidorov Ivan Ivanovich op 02/02/2011 laat om 2 uur aan het werk kwam en in een staat van extreme bedwelming.De overtreder gaf geen geldige redenen en hun bewijs, maar reageerde op het verzoek met openlijke onbeschoftheid gericht aan mij. Gezien de regelmatigheid van dergelijke inbreuken op de arbeidsdiscipline, stel ik voor passende sancties te nemen met berisping en aftrek van een boete gelijk aan de betaling van zijn arbeid gedurende 2 uur van het salaris, gedurende welke I. Sidorov niet aan het werk was. "
Het rapport wordt afgesloten op datum en handtekening met decodering.
Samenstelling aanbevelingen
Als u elk voorbeeldrapport zorgvuldig onderzoekt, wordt het merkbaar dat ze allemaal zijn ontworpen in een strikte officiële bedrijfsstijl. Het heeft geen zin om ervan af te wijken en in details te gaan met hun beschrijving in een conversatiestijl. Hoe duidelijker en beknopter de tekst, hoe dichter deze bij het huidige rapport komt.
Zorg ervoor dat u het beschreven incident analyseert en uw aanbevelingen hierover geeft. Dit betekent niet dat het zo zal zijn. Het hoofd heeft het recht om te beslissen welke sancties moeten worden genomen, maar vaker stemt hij in met de voorstellen van de samensteller van het rapport, omdat hij geen tijd heeft om zich in alle details te verdiepen.
Vergeet niet dat het memorandum een volwaardig juridisch document is voor de nauwkeurigheid waarvan u instaat voor uw eigen handtekening.
