Grote bedrijven met veel divisies hebben onvermijdelijk te maken met de interne workflow. In geavanceerde bedrijven is een dergelijke procedure geautomatiseerd, in een meer bescheiden versie is dit correspondentie op papieren dragers. Niettemin blijven de normen voor zakelijk schrijven voor elk formaat hetzelfde. Gewoonlijk wordt een dergelijk document een memo genoemd.
Voor welke gevallen maak je een memo
De relatie tussen eenheden is een delicate kwestie en vereist soms schrijven. Stel dat werknemers van verschillende geografische eenheden op afstand samenwerken aan een project. Om betrouwbare informatie uit te wisselen, is de telefoon niet genoeg, schriftelijke bronnen zijn nodig.
Of een andere, minder aangename optie: u moet de werknemer tuchtrechtelijk aansprakelijk stellen voor schending van officiële taken. Hoe te bewijzen dat zo'n schending überhaupt bestond, en waaruit bestond deze? Uiteraard met behulp van schriftelijke bronnen: resoluties, interne correspondentie, schriftelijke instructies en andere soortgelijke aantekeningen.
Het kan voorkomen dat u een verzoek moet indienen of belangrijke informatie onder de aandacht van alle werknemers moet brengen. Dit kan met behulp van een memo.
Dat wil zeggen, een voorbeeldmemo kan nuttig zijn bij verschillende problemen van de onderneming:
- arbeid;
- bij overeenkomst;
- administratief en bestuurlijk;
- disciplinaire;
- administratieve en economische;
- vakbond;
- informatie.
En deze lijst is niet volledig.
Verplichte details
Een memo is in de eerste plaats een document en moet daarom worden opgesteld in overeenstemming met de regels van de zakelijke workflow, gericht op het voorbeeld. Een memo dat bekwaam is opgesteld, is voldoende om een productieprobleem op te lossen. Het document moet de volgende informatie bevatten:
- tot wie het memo is gericht;
- wat is de essentie, rechtvaardiging ervan, verwijzing naar wetten, normen, instructies;
- toepassingen - indien aanwezig;
- die heeft ondertekend - het hoofd van de eenheid, die het recht heeft interne documenten te ondertekenen;
- die heeft gecompileerd - de uitvoerder die de voorbeeldservicebiljet rechtstreeks heeft gecompileerd;
- registratienummer van het document en de datum waarop het naar de geadresseerde is verzonden.
In de regel worden servicerecords samengesteld op basis van het aantal ontvangers in de originelen plus één exemplaar voor de afzender. Als er veel ontvangers zijn, worden deze weergegeven in de hiërarchie in de rechterhelft van het blad.
Hoe een memo te schrijven
Een voorbeelddocument kan worden gevonden in elke referentiepublicatie met een zakelijke brief of in collecties van zakelijke documenten. vorm memo niet specifiek goedgekeurd. Kortom, bij het opstellen ervan worden ze geleid door de normen van bedrijfsomzet en vaste praktijk.
Er zijn echter zogenaamde staatsnormen die de vorm van documentatie bepalen. Ze stellen bepaalde eisen aan de interne documentatie van de onderneming, er wordt voorgeschreven waar deze of die inscripties zich moeten bevinden, hoe de initialen correct kunnen worden aangegeven of documenten correct kunnen worden ondertekend bij afwezigheid van het hoofd.
Gezien alles wat is geschreven, kunt u de onderstaande voorbeeldserviceaanwijzing gebruiken. Natuurlijk moet de logica van presentatie en rechtvaardiging waarnaar de compiler verwijst goed doordacht zijn, omdat het formaat de perceptie van het document zal bepalen, en dus de effectiviteit ervan. Een degelijk en goed doordacht document is altijd geloofwaardiger.
Voorbeeldmemo
HR-directeur
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
memorandum
Over de kwestie van overhandiging van het document aan de werknemer
Nr. 214 / OK d.d. 06/03/14
05/31/14 ontving het bedrijf een brief van de gerechtsdeurwaarder, volgens welke de werknemer Degtyareva Irina Pavlovna hem moest komen opzoeken, aangezien zij door een rechterlijke beslissing schuldenaar is om het bedrag ten gunste van het Arbeidscentrum terug te vorderen.
Volgens de beschikbare gegevens werkt de opgegeven medewerker in de divisie Elektriciteit als dispatcher.
Overeenkomstig de vereisten van de gerechtsdeurwaarder, verzoek ik u dringend te zorgen voor de levering van de bijgevoegde dagvaarding aan Degtyareva Irina Pavlovna tegen ondertekening en een kopie met de handtekening per post naar de gerechtsdeurwaarder te sturen.
Bijlage: oproeping in 2 exemplaren.
Met vriendelijke groet,
Hoofd juridische afdeling
MV blanche
App. Oleva I.R.
5027982
In dit formaat kunt u elke vraag stellen, het belangrijkste is om u te concentreren op de voorbeeldnota en de reden voor de gestelde vereisten niet te verwaarlozen.
Memo - Intern document
Een voorbeeld van een memo geeft een idee van de procedure voor de voorbereiding ervan. Er zij aan herinnerd dat dit document, ongeacht het onderwerp, de interne aangelegenheid van het bedrijf blijft.
Doorgaans geeft een onderneming een speciale opdracht uit om informatie met beperkte toegang te bepalen, waarmee wordt aangegeven dat het mogelijk is om op verzoek van derden te weigeren kopieën of bovendien originelen van officiële documentatie te verstrekken.
Er zij echter aan herinnerd dat op verzoek van wetshandhavingsinstanties en gerechtelijke autoriteiten officiële correspondentie eigendom van de onderzoeker of rechter kan worden. Deze documenten hebben ook het recht om inspectie-instellingen te vragen. Met deze mogelijkheid is het beter om onmiddellijk een document correct en voorzichtig te maken, omdat wat met een pen is geschreven niet met een bijl kan worden ingekort. Hiervoor is de voorbeeldservicebonicht het beste.
