Att upprätthålla kontantdokumentation när man arbetar med kontanter är ett obligatoriskt krav för juridiska personer och privata företagare. Kassaboken är ett konsoliderat redovisningsdokument som registrerar förflyttningen av pengar vid företagets kassadisk. Inom ett litet företag startas det i en kopia. Låt oss mer noggrant överväga funktionerna i att underhålla och lagra dokumentet. Särskilt hur man sy en kontantbok på ett år.
Vad är ett dokument för?
En kassebok utfärdas för alla personer med kassaapparat. Detta krav gäller enskilda företagare, inklusive de som arbetar med det förenklade skattesystemet. Formulär KO-04 godkändes 1998 genom dekret från Rysslands statsstatistikutskott. Ett pappersformulär och en elektronisk kontantbok är tillåten, det elektroniska versionformuläret kan förvaras i Word och Excel med obligatoriskt skydd mot obehörig åtkomst. Kassören (operatören) bedriver det, men huvudredovisaren utövar kontroll över fyllningens korrekthet. Uppförandens korrekthet kontrolleras systematiskt av tillsynsmyndigheterna.
I stora företag är det nödvändigt att upprätthålla en kassabok i varje enhet, förutsatt att var och en av dem är noterade i en separat balansräkning. En enhet har en kopia av dokumentet. Kopior av boken och originalen från primära dokument tillhandahålls huvudkontoret (förvaltningsbolaget). Information om återstående pengar beaktas vid upprättandet av balansräkningen och rapportering om företaget som helhet. Tänk nedan hur du syr en kassabok på ett år.
Proceduren för behandling av ett handskrivet dokument
Pappersversionen är en A4-broschyr som skrivs ut på en skrivare eller i ett tryckeri och förvaras i manuskript. Ark är nödvändigtvis numrerade och syade. Det måste överensstämma med formen av KO-04. Du måste veta hur du sy en kontantbok på ett år. Processen med numrering och underhåll av elektroniskt och pappersformat skiljer sig från den klassiska versionen som används i kontorsarbete.
Viktigt! Sidorna är numrerade och duplicerar numret i duplikat. Den första sidan är originalet, den andra är en kopia. En kopia fylls med kolpapper och överförs till redovisningsavdelningen för rapportering. För att ta bort den andra sidan tillhandahålls en skärningslinje.
Det är bekvämare att köra firmware längst ner på sidan. Trådens kanter visas på baksidan av det sista arket, fäst med en knut, pappersförsegling och tätning. Tätningen är placerad på ett sådant sätt att den delvis fångar bokens sida och tätningen. I närheten anger antalet sidor, lägg signaturen på chefen eller huvudbokföringen.
Förfarandet för att utfärda en elektronisk version
När man registrerar ett elektroniskt format för en kassabok delas formuläret villkorat i två delar av en rad som skiljer jämna och udda sidor. Ett snitt av ett tryckt ark utförs horisontellt längs en given rad. Överst på sidan är originalet, botten separeras för överföring till redovisningsavdelningen för rapportering.
Viktigt! Dokumentet underhålls dagligen, utom i situationer där bosättningar inte genomfördes. Kassören i början och slutet av dagen informerar om saldot vid kassan. Detta är en obligatorisk post!
Tänk på hur du ordnar en kassabok för året. Operatören gör anteckningar om rörelsen av medel i dokumentet när finansiella transaktioner genomförs. Var noga med att fylla i information för varje inkommande och utgående kontantorder. I slutet av skiftet, det totala beloppet för utgifterna, är inkomst nödvändigtvis utslagen, kontantbalansen beräknas.Primära dokument bifogas en avskuren kopia av boken och överförs till bokföring. Revisorn certifierar den ursprungliga sidan och dess kopia med sin egen signatur.
Utformningen av omslaget. nyanser
Kassebokens titel är fylld i enlighet med det enhetliga formuläret KO-4. Det innehåller företagets fullständiga namn, strukturella enhet och OKPO. Privata företagare anger det fulla namnet om företagets namn saknas. Det ska anges för vilken period (månader och år) dokumentet startas.
Första arket: funktioner för överföring av pengar
Innan du sy en kontantbok i ett år måste du känna till finessens finesser. Skriv upp datumet överst på sidan med aktuell dag, månad och år. Var noga med att ange mängden kontant saldo kontant i början av dagen. Det överförs från det balans som föreskrivs i slutet av föregående dag. Om en ny bok öppnas tas resten från föregångaren. På den första sidan, fylld den första dagen i kalenderåret, registrerar du kassakrav vid slutet av den sista dagen i förra året.
Fyll i bokbladet
Kolumnerna 1-5 fylls i från RKO och PKO formulär. I cellen "Dokumentnummer" förskrivs det aktuella numret från den registrerade ordern. Kolumn 3 ska ange det fullständiga namnet mottagaren eller personen som överlämnade pengarna. Motsvarande kontonummer krävs endast för juridiska personer, enskilda företagare sätter ett streck i rutan eller lämnar det tomt. Mängden konsumtion / inkomst anges i antal och föreskriver ett öre. I överföringsraden vrids inkomst- och utgiftsbeloppen separat. Kolumner och rader som inte är fyllda måste vara markerade med ett bindestreck i form av bokstaven Z.
Hur beräknar man återstående belopp på kassan?
Saldot i slutet av dagen beräknas med formeln: till pengarsaldot i början av dagen läggs inkomstbeloppet och dras ut kostnaden. I avdelningen beakta alla pengar som mottagits vid kassan. Om saldot i slutet av skiftet lämnade de pengar som är avsedda för utfärdande av löner, stipendier och andra sociala förmåner, anges nedan under klumpsumman. Beräkningen gör att du kan identifiera överskott och brister. Hur du sy en kontantbok på ett år, överväga nedan.
Nyanserna av att upprätthålla ett dokument
Den person som ansvarar för att utfärda och ta emot pengar kan vara varje anställd som utses av företagets chef genom att utfärda en lämplig order. I företag med ett litet antal anställda kan en chef göra en kassabok med sina egna händer. Grunden för att göra poster i dokumentet är affärstransaktioner, som återspeglas i kredit- och debiteringsorder. Redovisning sker på avvecklingsdagen. Om det inte fanns någon rörelse av pengar under dagen återspeglas inte denna dag i boken.
Du kan göra justeringar av dokumentet. Ändringar registreras med en uppdelning och korrigeringsdatum. Informationen är certifierad av den som har gjort justeringen. Efter att avstämningarna har gjorts i slutet av dagen med faktiskt kontantbeloppet, verifieras informationen av signaturerna från operatören och huvudbokföringen. Många är intresserade av hur många år att hålla en kassa. Svaret är enkelt. Det lagras i företaget i minst 5 år. Avsaknaden av en kontantbok och dess underhåll i strid med lagen kan bestraffas med böter på 40-50 tusen rubel för företag och 4-5 tusen rubel för den tjänsteman som ansvarar för att behålla dokumentet.
Hur man blinkar ett dokument i slutet av året?
Standardboken har 50-100 ark. I stora företag, där affärsverksamheten bedrivs aktivt, kanske sidor inte räcker. I en sådan situation startar de ett nytt dokument som fortsätter det gamla. Den anger den tidsperiod under vilken den genomförs. Pappersversionen, som fylls manuellt, blinkar innan den första fyllningen.
Kopior av papper för bokföring är en uppsättning kassaregister och kassaregister som utfärdas på en dag, ark i boken, fylld i en kolkopia med officiella signatur av tjänstemännen.Huvudbokföraren verifierar journalerna med orderformulären och beloppet för den överförda primära dokumentationen anges i kassaboken. Denna post är ett kvitto vid mottagande av kassörens primära dokumentation. Alla transaktioner i boken bokförs i form av bokföringar till respektive redovisningsredovisning.
Viktigt! Förutom beställningar, lagras all primär dokumentation med en kopia. Det inkluderar kvitton, fullmakt, förskottsbetalningar, utdrag ur beställningar och andra dokument relaterade till förflyttning av pengar vid kassan.
Den elektroniska versionen förvaras på en annan dator. Använd speciell programvara för att göra detta. När du formar inlägg vid kassan skapas ett formulär automatiskt. Men det är viktigt att ta reda på något annat. Hur sys kontan i slutet av året? Det kan skrivas ut i slutet av dagen och köras i duplikat på samma sätt som pappersversionen. Förvara den tryckta versionen vid kassadisken i företaget.
Originalark blixts in i en enda bok i slutet av året och kopior överförs dagligen till bokföring. Om du har elektronisk dokumenthantering är en utskrift valfri. Elektroniska sidor är signerade av den digitala signaturen från kassören och huvudbokföraren. Det är nödvändigt att skydda mot förändringar efter att boken har undertecknats och obehörig åtkomst. Det bör komma ihåg att om det finns fel i kontona, är kassaboken ett dokument som visar den allmänna bilden av kassaflödet och bekräftar verksamhetens legitimitet.
