V obchodní korespondenci má každý dokument svůj vlastní význam a může tak či onak ovlivnit vztah mezi partnery. Mezi obrovským počtem různých typů těchto dokumentů je zvláštní místo obsaženo dopisem s odpovědí.
Klasifikace obchodních dokladů
Ve vztazích mezi stranami je většina otázek řešena písemně. A podle zákona, jak víte, slovní dohody nejsou platné. Proto v každém podniku obchodní korespondence. Je to obecně přijímaný prostředek výměny informací v důsledku oficiálních kontaktů mezi různými organizacemi a podniky.
Všechna obchodní písmena jsou rozdělena do dvou kategorií:
- Ty, které vyžadují povinnou odpověď.
- Ti, kteří takovou reakci nepotřebují.
Dopis odpovědi patří do druhé kategorie. Je to jeden z komerčních typů dokumentů spolu s dopisem se žádostí, informacemi, varováním, nabídkou, upomínkou nebo prezentací. Tyto cenné papíry se obvykle používají v době uzavření a další podpory různých dohod a jiných dohod mezi stranami. Dopis odpovědí na rozdíl od ostatních nic nepožaduje a nic nenabízí. Obsahuje pouze informace, které dříve požadovala druhá strana.
Potvrzení aplikace
V různých případech se připravuje odpověď. Může to být reakce na konkrétní stížnost, nárok nebo žádost. Navíc může být pozitivní i negativní. Ve druhém případě bude dokument již obsahovat jakýsi odmítavý dopis. Je však nutné podrobně vysvětlit důvody, které k takovému rozhodnutí vedly. Můžeme například zvážit případ, kdy společnost obdržela oficiální písemnou objednávku na výrobu určitého typu výrobku na stanovené období. Pokud je taková spolupráce pro podnik žádoucí, je nutné okamžitě reagovat. Odpověď je libovolná. Může to začínat slovy: „Dokončíme“ nebo „Vyrobíme“. Jako období je lepší uvést datum odeslání, s přihlédnutím k času potřebnému k výrobě zboží a jeho převodu do skladu. Kromě toho je nutné stanovit platební podmínky, protože zákazník může počítat s několika fázemi. Dále zbývá pouze vypočítat celkovou částku a poskytnout vaše údaje, za které zákazník provede převody peněz. Takový dokument je obvykle podepsán ředitelem a hlavním účetním a na samém konci jsou ohlášeny souřadnice přímého vykonavatele.
Korespondence s jednotlivci
Některé podniky mají z povahy své činnosti přímý kontakt s jednotlivci. Může to být organizace, která pracuje v sektoru služeb, nebo společnost, která vyrábí spotřební zboží. Na adresu takového podniku mohou občané dospět k informacím velmi odlišné povahy, pozitivním i negativním. Vyžaduje však odpovídající reakci a povinnou odpověď. V takových případech se nemůžete omezit na osobní konverzaci nebo telefonní hovor. Občan musí být plně objasněn ve všech otázkách, které ho zajímají. To by měla být podrobná odpověď na dopis.
Vzor takového dokumentu musí splňovat určité požadavky:
- Pro jakoukoli obchodní korespondenci je lepší použít oficiální formulář.
- Je nezbytné vzít v úvahu zvláštnosti sestavování takových dokumentů.Hlavní věc je, že by měly být psány v souladu se známým pravidlem paralelismu, to znamená, že obsahují stejné slovníky a lingvistické tahy, jaké použil autor-iniciátor. Tím se maximalizuje vzájemné porozumění.
- Nezapomeňte vytvořit odkaz na požadavek, uveďte jeho číslo a datum.
- Je lepší začít s textem: „Na číslo vašeho dopisu ...“, „V reakci na vaši žádost ...“ nebo „Informujeme vás ...“.
Následuje popis skutečností a je učiněno konečné rozhodnutí.
Přísně formální
Pokud chcete odpovědět na oficiální dopis, musíte to udělat správně. Je třeba si uvědomit, že takové odvolání musí být určitě zdvořilé a správné. Nezapomeňte také na gramotnost. Je směšné vidět zjevné chyby v informacích poskytnutých renomovanou organizací.
Od samého začátku je adresa vytištěna v pravém horním rohu. Jedná se o přesnou kopii toho, co je uvedeno na obálce. Odpověď je vždy dána na nějaký druh žádosti, proto je v registračním razítku vlevo nahoře nutné uvést jeho původní údaje (číslo a datum odjezdu). Poté přijde krátká výzva k adresátovi (jednoduše můžete uvést příjmení bez iniciál). Text by měl obsahovat podrobná vysvětlení týkající se problému zájmu. Jako argumenty by se měly používat pouze ověřená data. V žádném případě se nemohou spoléhat na fámy a spekulace. V případě potřeby můžete použít výňatky z předpisů s příslušnými články. Ředitel podniku takový dokument podepisuje a poznámka je o něco nižší s údaji o jménu a telefonním čísle odpovědného jednatele.
